El #covid19 corre el riesgo de alterar de forma duradera la forma de trabajar de los franceses y los abogados no escaparán a este cambio necesario en sus prácticas.
Si bien es evidente que los tribunales y el despacho seguirán siendo lugares esenciales de la vida de la profesión (delegaciones, reuniones con los clientes), las fases de preparación e incluso algunas consultas pueden realizarse a distancia para obtener más flexibilidad tanto con respecto al cliente como al ámbito jurídico. profesional.
Entonces, ¿cómo conciliar la oficina y el trabajo en casa? En colaboración con Maître Clémence Michaud, cofundadora de Alter abogados, te damos algunos consejos para tener éxito, sin software de gestión de despachos de abogados.
Las herramientas que recomendamos para gestionar su despacho de abogados:
Organiza y monitoriza tus proyectos y archivos de forma remota (calendario, facturación, etc.)
Trello
Dígale adiós a la multitud de post-its inteligentemente esparcidos en sus archivos, diario, bloc de notas y otros medios: ¡Trello toma el control!
Gracias a esta solución, podrá crear listas de tareas pendientes, agendas retrasadas, recordatorios y organizar sus proyectos con facilidad utilizando tablas y columnas dispuestas de forma intuitiva.
Trello se inspira en los métodos ágiles y más clásicamente en el método Kanban al permitir la clasificación de datos integrados según las siguientes categorías: Idea, por hacer, en progreso, terminado.
El atractivo de Trello radica en su facilidad de uso, la rapidez de su implementación y la posibilidad de trabajar en equipo asignando tareas a los colaboradores.
¡Con esta aplicación, puedes organizar y gestionar cualquier proyecto de forma remota!
Trello está disponible en dos versiones: una gratuita, más que suficiente para empezar, la otra de pago con funciones más avanzadas (biblioteca de encendido que le permite vincular directamente su buzón y su calendario a las tareas contenidas en Trello).
Tenga en cuenta que son posibles tres niveles de confidencialidad. Recuerde poner sus mesas en privado, para evitar que cualquier persona ajena a sus proyectos pueda acceder a ellas.
Es fundamental abrir Trello todos los días y navegar por las diferentes tarjetas (¡varias veces al día!)
Comunicarse de forma remota, con socios, abogados-colaboradores o empleados
Se acabaron los interminables intercambios diarios de correo electrónico y los archivos adjuntos perdidos en la masa de correos electrónicos recibidos y enviados a su bandeja de entrada, que está saturada por todos lados. ¡Entre Slack, Teams y What's app, seguro encontrarás lo que buscas!
La mensajería instantánea tiene la ventaja de ser menos intrusiva que el teléfono (puedes decidir leer los mensajes más tarde, a diferencia de las llamadas telefónicas) y de no sobrecargar los buzones de correo con correos electrónicos de “bajo valor añadido”. Entonces ¿cuál elegir?
Flojo
El más conocido, sencillo de configurar, intuitivo y gratuito (ojo, sin embargo, con este último punto: tienes un límite sin bloqueo de 10 mensajes. Más allá de eso, los primeros desaparecerán para que puedas seguir trabajando o se perderán). pagar para obtener más espacio de almacenamiento).
Para mantener el espacio organizado y no perder tiempo buscando el artículo que buscas, no dudes en crear canales (¡tampoco demasiados!). Ej: cuestiones jurídicas, expedientes actuales, administrativos, contables, etc. De este modo podrá organizar fácilmente la gestión de su despacho de abogados.
Al igual que Trello, Slack ofrece potenciadores para facilitar la transferencia de archivos o conectar otras herramientas.
Equipo
Para los propietarios de la suite Office 365, Teams está incluido en su suscripción.
Una copia fiel de Slack, es aún más eficiente ya que te permite organizar videoconferencias con tus equipos.
Intercambia por videoconferencia con tu equipo y facilita la gestión de tu despacho de abogados
Tenía pensado hablaros sobre Zoom, pero dadas las novedades en torno a la plataforma, os presentaré otras herramientas:
Skype
Básica, un poco anticuada hoy en día en algunos puntos, la plataforma de Microsoft sigue siendo una apuesta segura para los intercambios cara a cara. Si estás en un equipo pequeño o solo sois dos discutiendo (solos, también podrías hacerlo frente al espejo) es una herramienta confiable.
Reunión de Google
Gratis, solo necesitas una cuenta de Gmail para configurar videoconferencias con todos los miembros de tu equipo. Es muy fácil de usar y perfecto para reuniones de oficina. Todos pueden tomar el control y compartir su pantalla.
Jitsi
Descargado más de un millón de veces en marzo de 2020, Jitsi es una solución de código abierto y personalizable. Un poco más complejo que los dos anteriores, sigue siendo una muy buena alternativa.
Comparta archivos, colabore en documentos y trabaje desde cualquier lugar
¡Trabajar en remoto es el quid de la cuestión! Y el confinamiento ha puesto a prueba los nervios de muchos abogados...
"Todo está en el servidor de la oficina, accesible sólo a través de Ethernet, por lo tanto en la oficina..."
“Todos mis archivos están en la oficina, no tengo nada en línea, excepto algunos correos electrónicos…”
Muchos no estaban preparados para la posibilidad de tener que trabajar fuera de su oficina y una ola de pánico recorrió los bares franceses.
Si ahora es evidente que el acceso remoto a los ficheros es imperativo, ¿qué solución deberíamos optar para garantizar la total inviolabilidad de los datos y, por tanto, el respeto de la ética y la confidencialidad?
Si usas lo siguiente Google u Office 365, tienes espacio de almacenamiento casi ilimitado. Aunque los riesgos de piratería o pérdida de datos son mínimos, no están excluidos. Así que ¿cómo se hace?
La solución personalizada: instalar un servidor en la oficina, accesible de forma remota. Se trata por tanto de una solución propia, pero que implica un coste determinado y una logística importante (proveedor de servicios, actualizaciones periódicas, etc.).
Jarvis Legal : además de un conjunto de herramientas colaborativas diseñadas y diseñadas específicamente para abogados, Jarvis le ofrece Jarvis Drive, que le permite almacenar todos sus datos de forma segura en línea y acceder a ellos desde cualquier medio y en cualquier lugar.
Además, Jarvis también le proporciona Jarvis Box, una herramienta para la replicación local de sus datos en su computadora.
Gracias a estos servicios, haz tu organización más fácil y accede a todos tus documentos, incluso sin conexión.
Jarvis Drive + Jarvis Box, ¡movilidad y seguridad en un solo lugar!
Los procesos a implementar para facilitar la gestión de su despacho de abogados en remoto
Establece una rutina con tus compañeros.
Si bien el uso de la mensajería instantánea permite intercambiar de forma rápida y eficaz, ciertos temas requieren intercambios cara a cara más prolongados.
“Reuniones diarias de pie”
En Jarvis, hemos introducido “reuniones diarias de pie”.
Se trata de reuniones breves (de 5 a 10 minutos como máximo), al comienzo del día, durante las cuales los jefes de equipo hacen balance de las tareas del día.
“LA reunión semanal”
Idealmente situado al inicio de la semana, es imprescindible en nuestra organización. Le permite, en primer lugar, informar sobre la semana pasada y luego, en segundo lugar, hacer un balance de las tareas que deben realizarse durante la semana actual. Finalmente, es un momento especial durante el cual todos pueden expresar sus ideas y anunciar objetivos futuros.
Lo habrás comprendido, lo importante en realidad es comunicar, ¡por cualquier medio! Ya sea con sus socios, sus colaboradores, sus empleados o sus clientes, la gestión de buenas prácticas requiere necesariamente un sentido de contacto eficaz y controlado.
Recibe noticias de tu entorno profesional y personal y pon en marcha todos los procesos para facilitar la conexión humana, incluso durante los periodos de confinamiento.
Testimonio de Clémence Michaud, abogada del Colegio de Abogados de Burdeos del despacho Alter Avocats:
Habiendo fundado mi empresa recientemente con un socio particularmente dinámico, desde el principio fue necesario implementar una forma de trabajar moderna y eficiente, que nos permitiera comunicarnos entre nosotros o con nuestros clientes en cualquier momento y en cualquier lugar.
Por eso nos comunicamos diariamente a través de WhatsApp y Slack, ya sea a nivel profesional o personal.
Para organizar mejor nuestros diversos proyectos, también hemos creado Trello, pero admito que no lo uso de manera óptima porque es imperativo conectarme a esta solución varias veces al día.
Ante la multitud de limitaciones y obligaciones a las que nos enfrentamos a diario, finalmente tomamos la decisión de recurrir a Jarvis. Esta herramienta nos ha permitido optimizar la organización del despacho, proporcionar a nuestros clientes un espacio personal donde intercambiar documentos con ellos y gestionar nuestra contabilidad de forma sencilla y eficaz.
Gracias a todas estas soluciones, podemos centrarnos en nuestro negocio principal y seguir trabajando de forma remota.
