Les KPI que vous devriez mesurer dans votre cabinet d’avocat

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Valorisez les données de votre cabinet

En tant qu’avocat, vous êtes particulièrement à l’aise dans le(s) domaine(s) de d’expertise qui sont les vôtres. Mais dès qu’il s’agit d’accéder à une information relative à votre activité, les choses se compliquent. Par exemple, savez-vous dire en quelques secondes :

  • Quel client ou quel collaborateur contribue le plus à la croissance ou à la réduction d’activité du cabinet ?
  • Quel est le délai moyen de règlement de vos factures ?
  • Combien de nouveaux dossiers ont été créés ce mois-ci ? Ce trimestre ?  Cette année ?

Suivre les performances réalisées par votre cabinet d’avocats est un facteur de plus en plus déterminant, notamment dans un environnement en très forte évolution (règlement, concurrence) et dans un contexte changeant (mutation du marché, exigences clients, perception de valeurs…).

Les indicateurs de performance sont là pour vous aider à identifier les axes d’amélioration et mettre en œuvre les actions nécessaires qui vous permettront de relever les nouveaux challenges d’une profession en mutation.

Par une approche systématique, méthodique et analytique d’indicateurs clés propres aux domaines de compétence de votre cabinet d’avocats, vous serez à même de prendre des décisions basées sur des données fiables et pertinentes pour optimiser votre organisation et améliorer votre productivité.

Nous avons identifié plusieurs dizaines d’indicateurs qui vous apporteront une vision claire et précise de votre activité pour prendre les bonnes décisions dans le bon timing.

 

Pourquoi les KPI sont-ils importants pour votre cabinet d’avocats ?

 

Le mot KPI est un mot très à la mode depuis quelques années, notamment suite à l’essor des startups et des levées de fonds qui les accompagnent. Les entrepreneurs et les investisseurs ne jurent que par le suivi méticuleux, parfois obsessionnel, des KPI. Mais en quoi cela peut-il être utile pour votre cabinet d’avocat et votre activité en particulier ?

Les indicateurs clés de performance, ou KPI, sont des indicateurs métiers qui mesurent la performance de votre activité et de votre organisation. Les KPI vous fournissent des informations et des données chiffrées qui vous permettent de répondre aux enjeux de votre cabinet. Ils doivent donc être mesurables, uniques et orientés spécifiquement vers votre activité propre.

En apprenant à identifier, mesurer et exploiter ces indicateurs de performance spécifiques, les KPI de votre cabinet vous fournissent :

  • Une performance mesurable : Il y a une grande différence entre collecter de la donnée et l’analyser. Si vous souhaitez déterminer si vous avez été performants ou pas, vous devez d’abord déterminer vos objectifs. En identifiant et en suivant vos indicateurs de performance, vous pouvez donc mieux mesurer la réussite de votre cabinet.
  • Responsabilité : Si vous n’avez pas défini les KPI à suivre, il est difficile de savoir qui ou quoi est responsable des réussites ou des échecs rencontrés. Ce qui rend d’autant plus difficile leur reproduction ou leur évitement futur. Sélectionner et suivre des indicateurs de performance particuliers permet ainsi de mieux identifier les facteurs de succès.
  • Prévisibilité :  En l’absence de KPI, vous êtes contraints de spéculer sur les événements positifs ou négatifs qui pourraient survenir au sein du cabinet. Avec des indicateurs clés en place et facilement consultables, il est désormais facile d’anticiper et de mettre en œuvre les actions qui auront le plus de chance de réussir.
  • Automatisé : Une fois vos KPI en place et un système de suivi entièrement automatisé, l’exploitation des données est relativement simple. Vous n’avez plus qu’à réserver un peu de temps dédié à l’analyse de vos données et ainsi identifier les comportements types (bons ou mauvais). Vous avez dès lors une vision claire des opportunités d’ajustement à réaliser.

Lorsque vous utilisez un logiciel pour avocat tout-en-un comme Jarvis Legal pour gérer vos dossiers, contacts et factures, l’un des principaux avantages est qu’il devient très facile de créer des tableaux de bord et visualiser les informations pertinentes autour des principaux KPI. Toutes les données sont centralisées et mises à jour en temps réel, simplifiant le suivi et l’exploitation des KPI.

 

Comment choisir les meilleurs KPI pour votre cabinet d’avocats ?

 

S’il est évident qu’il est vital de mesurer la performance du cabinet pour en déterminer les forces, reste désormais à identifier les KPI qui importent et qui correspondent à votre cabinet et à votre pratique.

Tous les KPI ne sont pas nécessairement utiles à la bonne compréhension de l’activité de votre cabinet. Vouloir suivre tous les indicateurs de performance disponibles n’aura que peu de sens et risquera de noyer l’information plutôt que de la mettre en exergue. Vous devez donc en premier lieu vous demander quels sont les objectifs principaux de votre cabinet et quelle est votre définition du succès.

Voici les questions essentielles à vous poser avant de définir les KPI à suivre :

1. Qu’avez-vous besoin de mesurer ?

Lorsqu’il s’agit d’envisager les données qu’on peut suivre, les possibilités sont quasi illimitées. Commencez par déterminer quels types de données sont susceptibles de vous fournir des informations pertinentes pour votre activité et quelles sont les données nécessaires pour obtenir ces informations.

2. Quelles sont les informations qui sont déjà en votre possession ?

Il va sans dire qu’il est impossible de suivre des données que vous ne possédez pas. La première étape pour établir votre liste de KPI consiste donc à identifier les données qui vous sont accessibles au sein de votre solution de gestion.

  • Etablissez une liste des données disponibles.
  • Identifiez s’il existe un écart entre l’information que vous souhaitez obtenir et les données accessibles.
  • Vérifiez si votre cabinet utilise des applications qui sont intégrées les unes aux autres afin d’interroger et d’utiliser au mieux les données.

3. Quels sont vos objectifs ?

Êtes-vous spécialisé dans le droit de la famille, le contentieux ou les fusions & acquisitions ? Êtes-vous en contact une seule fois seulement avec votre client ou, à l’inverse, êtes-vous amené à réaliser des actions répétées dans les prochaines années pour son compte ?

Chaque cabinet se doit de fixer ses propres objectifs avant de choisir ses KPI car ils sont spécifiques à votre activité.

 

Les KPI à suivre

“Seul ce qui se mesure peut-être géré.”

Quel que soit les KPI que vous choisissez de suivre, il est important de garder en tête qu’aucun d’eux n’a de sens sortis du contexte qui est le vôtre. Le domaine de compétence, la forme du cabinet, le type d’association, le fonctionnement entre associés sont autant de paramètres qui influent directement sur les KPI et leurs analyses.

 

KPI Marketing

Les cabinets d’avocats, tout comme les entreprises, sont en situation d’échec lorsqu’ ils dépensent plus qu’ils ne gagnent. Il ne suffit pas dès lors de mesurer les indicateurs relatifs à la facturation à l’heure traditionnelle. Votre cabinet peut comprendre sa situation de trésorerie actuelle et future en suivant les KPI Marketing suivants :

  • Nombre d’actions marketings engagées
  • Marketing budget ratio (ratio entre le montant total des dépenses marketing et le total des honoraires facturés)
  • Marketing coût par client (ratio entre le total des dépenses marketing to sur le montant total facturé aux clients)
  • Trafic sur le site web du cabinet
  • Email marketing performance.
  • Conversions sur les landing page du cabinet

 

KPI Acquisition Client

Les nouveaux clients sont importants pour la croissance du cabinet et sa pérennité, les trouver et les convaincre s’avère cependant être une tâche ardue.

Suivre les KPI ci-dessous vous permettront d’identifier ce qui fonctionne correctement pour votre propre cabinet sur l’acquisition de nouveaux clients :

  • Coût d’acquisition des nouveaux clients
  • Nombre de nouveaux dossiers ouverts
  • Nombre de nouveaux clients.
  • Nombre de nouveaux clients par source (site web, emailing, salons…)
  • Revenu moyen par nouveau dossier
  • Nombre de rendez-vous planifiés
  • Nombre de prospects qui se sont présentés au rendez-vous de consultation
  • Nombre de prospects convertis en clients

 

KPI Gestion de la relation clients

Une fois que vous avez acquis un nouveau client, il est essentiel de développer la relation avec ce dernier.

Pour mieux comprendre le fonctionnement de votre base client, intégrer les indicateurs suivants dans votre suivi :

  • Nombre de dossiers clôturés
  • Montant moyen facturé par dossier clôturé
  • Taux de croissance client
  • Taux de clients inactifs (ratio entre le nombre de clients pour lesquels aucun dossier n’est actif sur le total des clients du cabinet)
  • Honoraires moyens par client
  • Honoraires moyens par nouveaux clients
  • Croissance des honoraires sur les 10 meilleurs clients
  • Domaine de compétence par client
  • Nombre d’avocats intervenants par client
  • Nombre de dossiers par client

 

KPI Productivité

Un cabinet d’avocats efficace est un cabinet profitable. Pour autant, cela reste une difficulté majeure pour nombre de cabinet d’avocats.

Suivre la productivité du cabinet permet d’identifier rapidement les sujets chronophages et ceux qui ne sont pas suffisamment traités alors qu’ils sont des opportunités pour générer plus de revenus.

Voici quelques indicateurs clés pour suivre la productivité du cabinet :

  • Nombre d’heures facturables
  • Taux d’efficacité (nombre d’heures facturables sur le nombre d’heures d’une journée de travail type)
  • Ratio du nombre d’heures facturées sur le nombre d’heures travaillées non facturables
  • Nombre de jours sans heure facturée
  • Nombre de jours non réclamés

 

KPI Performance Individuelle

Alors que les indicateurs clés pour le cabinet sont utiles pour mesurer la performance globale et le succès de votre cabinet, vous êtes certainement attentif à la performance individuelle de chaque collaborateur au sein de vos équipes.

Les indicateurs clés suivants peuvent vous aider en ce sens :

  • Dépenses mensuelles
  • Taux moyen facturé
  • Taux moyen facturable
  • Pourcentage d’heure d’associées
  • Nombre de dossiers ouverts
  • Nombre d’heures facturables par assistante
  • Nombre de dossiers apportés au cabinet
  • Origine du revenu apporté au cabinet
  • Nombre de tâches complétées

 

KPI Financier

Bien sûr, les aspects financiers, la profitabilité et les marges sont autant de critères de réussite ou d’échec pour votre cabinet d’avocats. Aussi, les indicateurs ci-dessous requièrent une attention bien spécifique :

  • CA facturé par mois
  • Write-off (montant facturé sur total des heures facturables)
  • Encaissement mensuel
  • Taux d’encaissement (montant encaissé sur le montant total facturé)
  • Croissance annuelle actualisée (Revenu annuel projeté sur la base du CA réalisé au cours des 3 derniers mois)
  • Dépenses annuelles actualisées (total des dépenses annuelles anticipées, incluant les salaires, basées sur les coûts des 3 derniers mois)
  • Différence entre la croissance annuelle actualisée et les dépenses annuelles actualisées
  • Balance de compte d’exploitation
  • Montant des impayés
  • Balance âgée
  • Overhead net moyen (coûts de fonctionnement directs par salarié)
  • Honoraires moyens par dossier
  • Honoraires moyens par nouveau dossier
  • Taux de facturation moyen
  • Montant de CA par mètre carré
  • Montant de CA par employé
  • Montant de CA par dossier

 

KPI État d’esprit du cabinet

Voir plus loin que les indicateurs financiers ou liés à la productivité est également riche d’enseignement. C’est en effet l’opportunité de mesurer l’état d’esprit des collaborateurs, le niveau d’adhésion aux valeurs et à la culture du cabinet.

Ces indicateurs sont des révélateurs sur la santé de votre cabinet qui sont trop souvent négligés alors qu’ils peuvent avoir un impact direct sur les relations avec vos clients et plus largement sur l’activité du cabinet.

  • Niveau de satisfaction des salariés et collaborateurs
  • Ratio départs/arrivées au sein du cabinet

 

6 étapes pour utiliser les KPI au sein du cabinet

Maintenant que vous avez une idée plus précise des indicateurs à suivre au sein de votre cabinet, que devez-vous réellement faire pour les utiliser à votre avantage ?

Nous vous conseillons de suivre les 6 étapes suivantes :

  • Choisissez les KPI pertinents pour votre activité. Assurez-vous de bien comprendre les KPI que vous utilisez et que vous disposez des bonnes données pour les alimenter.
  • Fixer des objectifs. Assurez-vous que vos objectifs peuvent être mesurés et qu’ils correspondent à la stratégie fixée par le cabinet.
  • Accumulez les données pour chaque KPI. Alors que certains KPI peuvent fournir des informations pertinentes instantanément, d’autres nécessitent une accumulation de données sur plusieurs mois pour pouvoir en dégager une tendance.
  • Mesurez les résultats. Consultez vos tableaux de bord au moins une fois par mois et analysez-les rapidement pour prendre les mesures qui s’imposent.
  • Arbitrez. Fort des informations récoltées et des analyses réalisées, vous prenez les bonnes décisions pour corriger ce qui doit l’être. L’important est que vos décisions et actions restent cohérentes avec les objectifs de votre cabinet.
  • Répétez le cycle. Votre travail n’est pas terminé. Une fois que vous avez agi sur la base des données récoltées, vous aurez le souci de revoir régulièrement vos KPI pour vous assurer que vous récoltez les bonnes données, que vous vous êtes fixés les bonnes cibles et que vos efforts ont bien un impact positif sur les éléments que vous cherchez à améliorer.

 

Conclusion

L’intégration des indicateurs de performance clés dans la planification de votre entreprise vous permet de créer un tableau de bord personnalisé pour surveiller et faire évoluer le succès de votre cabinet d’avocats. En définissant des objectifs spécifiques, puis en suivant et en mesurant les indicateurs de performance clés, vous pouvez envisager de prendre des décisions plus efficaces au nom de votre cabinet d’avocats, de vos clients et de votre personnel.

La mise en place de tableau de bord est particulièrement simple si vous utilisez Jarvis Legal. Avec le module Jarvis Analytics, il est désormais possible pour chaque avocat d’accéder à tous les indicateurs clés qui leur permettront de piloter leur activité sur la base d’informations pertinentes, fiables et disponibles à tout instant et en tout lieu.

Cliquez sur le lien pour nous en dire plus sur vos besoins : Formulaire .