Una visione moderna e innovativa della giustizia al servizio del popolo maliano
Da diversi anni la giustizia mariana si trova ad affrontare un problema semplice ma dalle gravi conseguenze: gli impiegati sono scarsamente formati e devono sopportare condizioni di lavoro rese difficili da attrezzature di scarso livello. Gli appunti e i verbali delle udienze si rivelano praticamente inutilizzabili nella stragrande maggioranza dei casi. Pertanto, amministrare la giustizia sulla base di casi motivati e documentati diventa una sfida per i giudici.
Le stazioni di polizia e la gendarmeria del Paese incontrano le stesse difficoltà; i resoconti delle udienze e degli interrogatori non sono utilizzabili e rendono molto complicata l'indagine dei casi.
Anche la conservazione e l'archiviazione rappresentano una questione di primaria importanza. I tempi della giustizia sono spesso lunghi, a volte considerevoli. La conservazione a lungo termine dei fascicoli processuali e dei documenti in essi contenuti è essenziale per garantire un processo equo. Anche in questo caso, la posta in gioco è alta e le condizioni difficili: le strutture e le attrezzature attuali sono spesso inadeguate per la conservazione di tali documenti.
Sotto la guida del Ministro della Giustizia del Mali, Mamadou Konate , è stato avviato un progetto di trasformazione digitale per il sistema giudiziario. Questo progetto si è concentrato su una soluzione gestionale progettata per affrontare tre sfide principali: fornire una soluzione di digitalizzazione dei documenti per centralizzare tutte le informazioni relative a un fascicolo, offrire una soluzione di registrazione digitale e trascrizione automatica e garantire un elevato grado di personalizzazione per adattarsi alle specifiche pratiche di ciascun ente partecipante.
Il ministero ha quindi avviato una consultazione con diversi produttori di software, principalmente europei, per individuare una soluzione innovativa che rispettasse i vincoli tecnici e finanziari locali. Jarvis Legal è emersa come la soluzione di gestione completamente ospitata, aperta all'ecosistema grazie alla sua potente API e in grado di soddisfare tutti i criteri stabiliti nel bando di gara.
Jarvis Legal vince la gara
Abbiamo dedicato molte ore a elaborare l’offerta che ha conquistato il Ministero della Giustizia del Mali. Si è trattato di una vera sfida, sia tecnica (dovevamo integrare funzioni che all'epoca non avevamo) che finanziaria (il progetto è stato finanziato dai Paesi Bassi attraverso la loro Ambasciata in Mali). Eravamo però l’unico editore in grado di rispondere a tutte le richieste avanzate.
La nostra offerta comprendeva naturalmente la soluzione gestionale per avvocati e professionisti del settore legale, classificata al primo posto per il terzo anno consecutivo dalla rivista Décideurs , ma anche registratori vocali digitali e scanner ad alte prestazioni. Questi dispositivi sono stati selezionati specificamente per la loro capacità di connettersi a Jarvis Legal tramite le sue API.
Il lavoro era appena iniziato per il nostro team di ricerca e sviluppo. È stato necessario superare molte sfide per integrare perfettamente questi diversi servizi e renderli facili da usare per gli utenti.
Rigoroso lavoro preparatorio
Una volta aggiudicato l'appalto, nell'estate del 2017 è stata effettuata una prima missione. L'obiettivo era incontrare le persone coinvolte nel progetto e verificare le sedi che sarebbero state dotate di Jarvis Legal. Sebbene sia facile da implementare perché interamente in hosting, Jarvis Legal richiede comunque due elementi essenziali per funzionare: una connessione internet (una semplice connessione ADSL è sufficiente) e un computer. Tuttavia, le sedi visitate erano o del tutto sprovviste delle apparecchiature necessarie o dotate di una connessione internet inadeguata. Le autorità locali hanno dimostrato grande reattività ordinando le apparecchiature e le connessioni internet necessarie per l'implementazione di Jarvis Legal.
Parallelamente i nostri team di Ricerca e Sviluppo hanno lavorato all'integrazione delle API per gli scanner e i dittafoni digitali forniti nel bando di gara. Si è lavorato anche sull'integrazione del servizio di riconoscimento vocale, capace di miglioramento continuo grazie all'apprendimento autonomo di tipo neurale.
In particolare, la sfida di semplificare le operazioni doveva essere affrontata per garantire che un utente potesse facilmente scansionare un documento inserendolo direttamente nella cartella giusta. Oppure può registrare un'udienza, una memoria o una deposizione e semplicemente trascinare il file in Jarvis Drive per poi iniziare a trascriverlo, trasformandolo automaticamente in un documento Word già pronto, il tutto in pochi secondi.
Una distribuzione di successo
La missione di dispiegamento è stata effettuata nel gennaio 2019. Si è svolta nell'arco di una settimana, a Bamako e nelle città circostanti. Il Segretario Generale del Ministero della Giustizia del Mali e l'Ambasciatore dei Paesi Bassi in Mali hanno inaugurato in questa occasione il lancio ufficiale di Jarvis Legal.
Oltre all'implementazione della soluzione gestionale, ci siamo occupati della formazione dei futuri utenti e degli amministratori locali. Li abbiamo anche supportati nella configurazione e personalizzazione dei loro spazi, ogni sito avendo il proprio ambiente. L'attrezzatura è stata inoltre installata in ciascun sito.
Siamo rimasti particolarmente colpiti dalla concentrazione e dal coinvolgimento dei relatori presenti sul posto. È grazie a loro se il progetto è stato un successo e ha potuto essere realizzato nelle migliori condizioni.
La giustizia è meglio attrezzata per affrontare le sfide di oggi e di domani
Con Jarvis Legal, tribunali, gendarmi e stazioni di polizia possono ora digitalizzare i documenti presenti nei fascicoli indagati, salvarli in un database unico e sicuro e condividere così informazioni comuni che saranno consultabili dalle persone autorizzate. Questi ultimi potranno quindi fare affidamento su informazioni affidabili e durature per prendere le proprie decisioni.
I rapporti del tribunale e le deposizioni vengono automaticamente scritti e salvati nel file corretto. Si tratta di un notevole risparmio di tempo per tutti i soggetti coinvolti. La qualità delle informazioni raggiunge un livello di qualità e affidabilità senza precedenti.
Finalmente i giudici hanno accesso a informazioni complete, dettagliate e di alta qualità , inclusa una cronologia inoppugnabile degli eventi e delle decisioni. Le informazioni sono centralizzate, garantendo che qualsiasi persona autorizzata possa consultare i documenti, sempre aggiornati. Gli impiegati del tribunale risparmiano tempo prezioso, con conseguente risultato di qualità inequivocabile.
Un primo passo che ne chiama altri
Questo progetto è solo il primo mattone nella trasformazione digitale intrapresa dal governo maliano. Altre esigenze possono essere coperte da nuove soluzioni innovative come lo stato civile e il censimento ma anche la gestione del catasto. Questi due esempi rappresentano delle leve formidabili per lo Stato maliano che può così comprendere meglio le scelte che lo coinvolgeranno nei prossimi decenni.