Il #covid19 rischia di sconvolgere in modo duraturo il modo di lavorare dei francesi e gli avvocati non sfuggiranno a questo cambiamento necessario nelle loro pratiche.
Se è ovvio che i tribunali e lo studio rimarranno luoghi essenziali della vita della professione (dibattimento, incontri con i clienti), le fasi preparatorie e anche alcune consulenze potranno essere svolte a distanza per una maggiore flessibilità sia nei confronti del cliente che di quello legale. professionale.
Allora, come puoi conciliare il tuo ufficio e il lavoro da casa? In collaborazione con Maître Clémence Michaud, cofondatrice di Alter Avvocati, ti diamo alcuni consigli per avere successo, senza software gestionali per studio legale.
Gli strumenti che consigliamo per gestire il tuo studio legale:
Organizza e monitora i tuoi progetti e file da remoto (calendario, fatturazione, ecc.)
Trello
Dì addio alla moltitudine di post-it sapientemente sparsi nei tuoi file, agenda, blocco note e altri media: Trello prende il sopravvento!
Grazie a questa soluzione potrai creare liste di cose da fare, calendari arretrati, promemoria e organizzare i tuoi progetti con facilità utilizzando tabelle e colonne disposte in modo intuitivo.
Trello si ispira ai metodi agili e più classicamente al metodo Kanban permettendo la classificazione dei dati integrati secondo le seguenti categorie: Idea, da fare, in lavorazione, finito.
Il fascino di Trello risiede nella sua facilità d'uso, nella velocità di implementazione e nella possibilità di lavorare in squadra assegnando compiti ai collaboratori.
Con questa app puoi organizzare e gestire qualsiasi progetto da remoto!
Trello è disponibile in due versioni: una gratuita, più che sufficiente per iniziare, l'altra a pagamento con funzionalità più avanzate (libreria di potenziamento che ti consente di collegare direttamente la tua casella di posta e il tuo calendario alle attività contenute in Trello).
Tieni presente che sono possibili tre livelli di riservatezza. Ricordati di mettere le tue tabelle in privato, per evitare che chiunque esterno ai tuoi progetti possa accedervi.
È fondamentale aprire Trello ogni giorno e sfogliare le diverse schede (più volte al giorno!)
Comunicare a distanza, con partner, avvocati-collaboratori o dipendenti
Niente più infiniti scambi giornalieri di email e allegati persi nella massa di email ricevute e inviate alla tua casella di posta satura da tutte le parti. Tra Slack, Teams e What's app troverai sicuramente quello che cerchi!
La messaggistica istantanea ha il vantaggio di essere meno invadente del telefono (si può decidere di leggere i messaggi in un secondo momento a differenza delle telefonate) e di non sovraccaricare le caselle di posta con email “a basso valore aggiunto”. Quindi quale scegliere?
Slack
I più conosciuti, semplici da configurare, intuitivi e gratuiti (Attenzione però a quest'ultimo punto: avete un limite non bloccante di 10 messaggi. Oltre questo, i primi scompariranno per permettervi di continuare a lavorare oppure avranno pagare per ottenere più spazio di archiviazione).
Per mantenere lo spazio organizzato e non perdere tempo nella ricerca dell'articolo che cerchi, non esitare a creare dei canali (nemmeno troppo!). Es: questioni legali, pratiche correnti, amministrative, contabili, ecc. Potrai quindi organizzare facilmente la gestione del tuo studio legale
Proprio come Trello, Slack offre potenziamenti per facilitare il trasferimento di file o per connettere altri strumenti.
Team
Per i possessori della suite Office 365, Teams è incluso nell'abbonamento.
Copia fedele di Slack, è ancora più efficace perché ti permette di organizzare videoconferenze con i tuoi team.
Scambia in videoconferenza con il tuo team e facilita la gestione del tuo studio legale
Avevo pensato di parlarvi di Zoom, ma viste le novità che circolano sulla piattaforma vi presenterò altri strumenti:
Skype
Base, oggi un po' superata in alcuni punti, la piattaforma Microsoft resta comunque una scommessa sicura per gli scambi faccia a faccia. Se fate parte di un piccolo team o siete solo in due a discutere (da soli, potreste anche farlo davanti allo specchio) è uno strumento affidabile.
Google si incontrano
Gratis, ti basta un account Gmail per organizzare videoconferenze con tutti i membri del tuo team. È molto facile da usare e perfetto per le riunioni d'ufficio. Tutti possono prendere il controllo e condividere il proprio schermo.
Jitsi
Scaricato più di un milione di volte nel marzo 2020, Jitsi è una soluzione open source, personalizzabile. Un po' più complesso dei due precedenti, rimane un'ottima alternativa.
Condividi file, collabora su documenti e lavora ovunque
Lavorare da remoto è il nocciolo della questione! E il confinamento ha messo a dura prova i nervi di molti avvocati...
“Tutto è sul server dell’ufficio, accessibile solo tramite Ethernet, in ufficio quindi…”
“Tutti i miei file sono in ufficio, non ho nulla online, tranne qualche email…”
Molti non erano preparati alla possibilità di dover lavorare fuori dall'ufficio e un'ondata di panico si è diffusa nei bar francesi.
Se è ormai evidente che l’accesso remoto ai file è imperativo, quale soluzione dovremmo optare per garantire la totale inviolabilità dei dati e quindi il rispetto dell’etica e della riservatezza?
Se usi quanto segue Google o Office 365, hai uno spazio di archiviazione quasi illimitato. Sebbene i rischi di pirateria informatica o di perdita di dati siano minimi, non sono esclusi. Quindi come si fa?
La soluzione personalizzata: installa un server in ufficio, accessibile da remoto. Una soluzione proprietaria quindi, ma che comporta un certo costo e una logistica significativa (fornitore di servizi, aggiornamenti regolari, ecc.).
Jarvis legale : oltre a una suite di strumenti collaborativi pensati e progettati appositamente per gli avvocati, Jarvis ti offre Jarvis Drive, che ti consente di archiviare tutti i tuoi dati online in modo sicuro e di accedervi da qualsiasi mezzo e in qualsiasi luogo.
Inoltre, Jarvis ti fornisce anche Jarvis Box, uno strumento per la replica locale dei tuoi dati sul tuo computer.
Grazie a questi servizi, semplifica la tua organizzazione e accedi a tutti i tuoi documenti, anche offline.
Jarvis Drive + Jarvis Box, mobilità e sicurezza in un unico posto!
I processi da mettere in campo per facilitare la gestione del tuo studio legale da remoto
Stabilisci una routine con i tuoi colleghi.
Sebbene l'uso della messaggistica istantanea consenta scambi rapidi ed efficienti, alcuni argomenti richiedono scambi faccia a faccia più lunghi.
“Incontri quotidiani in piedi”
In Jarvis abbiamo introdotto gli “incontri quotidiani in piedi”.
Si tratta di riunioni brevi (5-10 minuti max), all'inizio della giornata, durante le quali i team leader fanno il punto sui compiti della giornata.
“L’incontro settimanale”
Idealmente posizionato all'inizio della settimana, è essenziale nella nostra organizzazione. Ti consente prima di fare il debriefing della settimana passata, poi in secondo luogo di fare il punto sulle attività da svolgere per la settimana corrente. Infine, è un momento speciale durante il quale ognuno può esprimere le proprie idee e annunciare gli obiettivi futuri.
Avrai capito, l'importante in realtà è comunicare, con ogni mezzo! Che si tratti dei vostri partner, dei vostri collaboratori, dei vostri dipendenti o dei vostri clienti, la gestione delle buone pratiche richiede necessariamente un senso di contatto efficace e controllato.
Ricevi notizie dal tuo entourage professionale e personale e metti in atto tutti i processi per facilitare la connessione umana, anche durante i periodi di confinamento.
Testimonianza di Clémence Michaud, avvocato del foro di Bordeaux presso lo studio Alter Avocats:
Avendo da poco fondato la mia azienda con un partner particolarmente dinamico, fin dall'inizio è stato necessario implementare un modo di lavorare moderno ed efficiente, che ci permettesse di comunicare tra di noi o con i nostri clienti in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo.
Comunichiamo quindi quotidianamente tramite WhatsApp e Slack, sia a livello professionale che personale.
Per organizzare al meglio i nostri vari progetti abbiamo predisposto anche un Trello ma ammetto che non lo utilizzo in modo ottimale in quanto la necessità di collegarsi a questa soluzione più volte al giorno è imperativa.
Di fronte alla miriade di vincoli e obblighi che affrontiamo quotidianamente, abbiamo finalmente deciso di rivolgerci a Jarvis. Questo strumento ci ha permesso di ottimizzare l'organizzazione dello studio, di fornire ai nostri clienti uno spazio personale dove scambiare documenti con loro e di gestire la nostra contabilità in modo semplice ed efficiente.
Grazie a tutte queste soluzioni possiamo concentrarci sul nostro core business e continuare a lavorare da remoto.