Aggiungi valore ai dati della tua azienda
Come avvocato, ti senti particolarmente a tuo agio nelle tue aree di competenza. Ma quando si tratta di accedere un informazione relativamente alla tua attività le cose si complicano. Ad esempio, puoi dire in pochi secondi:
- Quale cliente o collaboratore contribuisce maggiormente alla crescita o alla riduzione dell'attività dell'azienda?
- Qual è il tempo medio di pagamento delle vostre fatture?
- Quanti nuovi file sono stati creati questo mese? Questo trimestre? Quest'anno ?
Perché i KPI sono importanti per il tuo studio legale?
La parola KPI è una parola molto di moda da diversi anni, in particolare in seguito all’ascesa delle startup e alla raccolta fondi che ne consegue. Imprenditori e investitori puntano sul monitoraggio meticoloso, a volte ossessivo, dei KPI. Ma come può essere utile tutto questo al tuo studio legale e alla tua azienda in particolare? IL indicatore chiave di prestazioneo CPI, sono indicatori aziendali che misurano la performance della tua attività e della tua organizzazione. I KPI forniscono informazioni e dati quantificati che ti consentono di rispondere alle sfide della tua azienda. Devono quindi essere misurabili, unici e orientati specificatamente alla propria attività. Imparando a identificare, misurare e sfruttare questi specifici indicatori di prestazione, i KPI della tua azienda ti forniranno:- Una prestazione misurabile : C'è una grande differenza tra raccogliere dati e analizzarli. Se vuoi determinare se hai ottenuto buoni risultati o meno, devi prima determinare i tuoi obiettivi. Identificando e monitorando gli indicatori di performance, puoi misurare meglio il successo della tua azienda.
- responsabilité : Se non hai definito i KPI da tracciare, è difficile sapere chi o cosa è responsabile dei successi o dei fallimenti riscontrati. Il che rende ancora più difficile riprodurlo o evitarlo in futuro. La selezione e il monitoraggio di specifici indicatori di performance consentono di identificare meglio i fattori di successo.
- Prevedibilità : In assenza di KPI, sei costretto a speculare sugli eventi positivi o negativi che potrebbero verificarsi all'interno dell'azienda. Con gli indicatori chiave predisposti e facilmente consultabili, ora è facile anticipare e implementare le azioni che avranno maggiori probabilità di successo.
- Automatizzato : Una volta definiti i KPI e un sistema di monitoraggio completamente automatizzato, l'utilizzo dei dati è relativamente semplice. Tutto quello che devi fare è dedicare un po' di tempo all'analisi dei tuoi dati e all'identificazione dei comportamenti tipici (buoni o cattivi). In questo modo avrai una visione chiara delle opportunità di aggiustamento da apportare.
Come scegliere i migliori KPI per il tuo studio legale?
Sebbene sia ovvio che sia fondamentale misurare la performance di un’impresa per determinarne i punti di forza, ora resta da fare identificare i KPI che contano e che si adattano alla tua azienda e alla tua pratica. Non tutti i KPI sono necessariamente utili per comprendere il business della tua azienda. Voler monitorare tutti gli indicatori di performance disponibili non avrebbe molto senso e rischierebbe di soffocare le informazioni anziché evidenziarle. Devi quindi prima chiederti quali sono gli obiettivi principali della tua pratica e qual è la tua definizione di successo. Ecco le domande essenziali da porsi prima di definire i KPI da seguire: 1. Cosa devi misurare? Quando si tratta di considerare quali dati possono essere tracciati, le possibilità sono quasi illimitate. Inizia determinando quali tipi di dati possono fornire informazioni rilevanti per la tua attività e quali dati sono necessari per ottenere tali informazioni. 2. Quali informazioni hai già? Inutile dire che è impossibile tenere traccia dei dati che non possiedi. Il primo passo per stabilire il tuo elenco di KPI comporta quindi l'identificazione dei dati a te accessibili all'interno della tua soluzione gestionale.- Stabilire un elenco dei dati disponibili.
- Identificare se esiste un divario tra le informazioni che si desidera ottenere e i dati accessibili.
- Controllare se il tuo studio utilizza applicazioni integrate tra loro per interrogare e utilizzare al meglio i dati.
KPI da seguire
“Solo ciò che può essere misurato può essere gestito. » Qualunque siano i KPI che scegli di monitorare, è importante tenere presente che nessuno di essi ha senso al di fuori del tuo contesto. L'area di competenza, la forma dell'azienda, il tipo di associazione, il funzionamento tra i partner sono tutti parametri che influenzano direttamente i KPI e le loro analisi.KPI di marketing
Gli studi legali, come le aziende, falliscono quando spendono più di quanto guadagnano. Non è quindi sufficiente misurare gli indicatori relativi alla tradizionale fatturazione oraria. Il tuo studio può comprendere la sua posizione di flusso di cassa attuale e futura seguendo il Seguendo i KPI di marketing :- Numero di azioni di marketing intraprese
- Rapporto budget marketing (rapporto tra l'importo totale delle spese di marketing e le commissioni totali addebitate)
- Costo di marketing per cliente (rapporto tra la spesa totale di marketing e l'importo totale fatturato ai clienti)
- Traffico sul sito web dell’azienda
- Prestazioni dell'e-mail marketing.
- Conversioni sulle landing page dell'azienda
KPI di acquisizione clienti
I nuovi clienti sono importanti per la crescita dell’azienda e la sua sostenibilità; trovarli e convincerli, tuttavia, si rivela un compito arduo. Monitorare i KPI seguenti ti aiuterà a identificare cosa funziona bene per la tua azienda nell'acquisizione di nuovi clienti:- Costo per acquisire nuovi clienti
- Numero di nuovi file aperti
- Numero di nuovi clienti.
- Numero di nuovi clienti per fonte (sito web, e-mail, fiere, ecc.)
- Reddito medio per nuovo file
- Numero di appuntamenti programmati
- Numero di potenziali clienti che si sono presentati all'appuntamento per la consulenza
- Numero di prospect convertiti in clienti
KPI di gestione delle relazioni con i clienti
Una volta acquisito un nuovo cliente, è essenziale farlo sviluppare la relazione con quest'ultimo. Per comprendere meglio il funzionamento della tua base clienti, integra i seguenti indicatori nel tuo monitoraggio:- Numero di file chiusi
- Importo medio fatturato per pratica chiusa
- Tasso di crescita dei clienti
- Tasso di clienti inattivi (rapporto tra il numero di clienti per i quali non è attiva alcuna pratica e il totale dei clienti dell'azienda)
- Commissioni medie per cliente
- Commissioni medie per nuovi clienti
- Crescita delle commissioni per i 10 migliori clienti
- Area di competenza per cliente
- Numero di avvocati coinvolti per cliente
- Numero di file per cliente
KPI di produttività
Uno studio legale efficace è a impresa redditizia. Tuttavia, questa rimane una delle principali difficoltà per molti studi legali. Il monitoraggio della produttività dell'azienda consente di identificare rapidamente gli argomenti che richiedono molto tempo e quelli che non vengono sufficientemente affrontati anche se rappresentano opportunità per generare maggiori entrate. Ecco alcuni indicatori chiave per monitorare la produttività aziendale:- Numero di ore fatturabili
- Tasso di efficienza (numero di ore fatturabili rispetto al numero di ore in una tipica giornata lavorativa)
- Rapporto tra il numero di ore fatturate e il numero di ore lavorate non fatturabili
- Numero di giorni senza tempo fatturato
- Numero di giorni non reclamati
KPI di prestazione individuale
Mentre gli indicatori aziendali chiave sono utili per la misurazione prestazioni complessive et successo della tua azienda, sei sicuramente attento alle prestazioni individuali di ciascun dipendente all'interno dei tuoi team. I seguenti indicatori chiave possono aiutarti in questo senso:- Spese mensili
- Tariffa media applicata
- Tariffa media fatturabile
- Percentuale di ore degli associati
- Numero di file aperti
- Numero di ore fatturabili per assistente
- Numero di pratiche portate in ufficio
- Origine del reddito portato all'impresa
- Numero di attività completate
KPI finanziari
Naturalmente gli aspetti finanziari, la redditività e i margini sono tutti importanti. criteri di successo o fallimento per il tuo studio legale. Inoltre, gli indicatori seguenti richiedono un’attenzione molto specifica:- CA fatturato al mese
- Cancellazione (importo fatturato sul totale delle ore fatturabili)
- Raccolta mensile
- Tasso di riscossione (importo riscosso sull'importo totale fatturato)
- Crescita annuale aggiornata (entrate annuali previste basate sul fatturato realizzato negli ultimi 3 mesi)
- Spese annuali aggiornate (spese annuali totali previste, compresi gli stipendi, sulla base dei costi degli ultimi 3 mesi)
- Differenza tra crescita annuale attualizzata e spesa annuale attualizzata
- Saldo del conto operativo
- Importo degli importi non pagati
- Equilibrio invecchiato
- Spese generali nette medie (costi operativi diretti per dipendente)
- Tariffe medie per file
- Commissioni medie per nuovo file
- Tasso di fatturazione medio
- Quantità di fatturato per metro quadrato
- Importo del fatturato per dipendente
- Importo del fatturato per pratica
KPI dello stato d'animo dell'azienda
Anche guardare oltre gli indicatori finanziari o di produttività è istruttivo. Questa è infatti l'opportunità di misurare lo stato d’animo dei dipendenti, il livello di adesione ai valori e alla cultura dell’impresa. Questi indicatori rivelano la salute del tuo ufficio che troppo spesso vengono trascurati anche se possono avere un impatto diretto sui rapporti con i propri clienti e più in generale sull'attività dell'impresa.- Livello di soddisfazione di dipendenti e collaboratori
- Rapporto uscite/arrivi in azienda
6 passaggi per utilizzare i KPI all'interno dell'azienda
Ora che hai un’idea più chiara di quali metriche tracciare all’interno della tua pratica, cosa devi fare concretamente per utilizzarle a tuo vantaggio? Ti consigliamo di seguire i seguenti 6 passaggi:- Scegli i KPI rilevanti per la tua attività. Assicurati di comprendere i KPI che stai utilizzando e di disporre dei dati giusti per alimentarli.
- Stabilisci obiettivi. Assicurati che i tuoi obiettivi possano essere misurati e corrispondano alla strategia stabilita dall’azienda.
- Accumula dati per ciascun KPI. Mentre alcuni KPI possono fornire informazioni rilevanti istantaneamente, altri richiedono l’accumulo di dati nell’arco di diversi mesi per formare una tendenza.
- Misurare i risultati. Consulta le tue dashboard almeno una volta al mese e analizzale rapidamente per intraprendere le azioni appropriate.
- Arbitrare. Armati delle informazioni raccolte e delle analisi effettuate, prendi le decisioni giuste per correggere ciò che deve essere corretto. L’importante è che le tue decisioni e azioni rimangano coerenti con gli obiettivi della tua azienda.
- Ripeti il ciclo. Il tuo lavoro non è finito. Dopo aver agito in base ai dati raccolti, dovrai rivedere regolarmente i tuoi KPI per assicurarti di raccogliere i dati giusti, di aver fissato gli obiettivi giusti e che i tuoi sforzi abbiano un impatto positivo sugli elementi che stai cercando migliorare.
