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Come evitare le trappole in un contesto economico incerto

Sempre più avvocati stanno scoprendo il potere della BI o Business Intelligence.

Sì, è un termine un po' barbaro e non necessariamente molto chiaro.

Spiegazioni.

Per molto tempo, gli avvocati hanno dovuto destreggiarsi tra una vasta gamma di fonti di informazione per farsi un'idea dell'andamento economico del proprio studio. Vengono subito in mente i fogli di calcolo Excel, aggiornati il ​​più spesso possibile, ma che diventano rapidamente obsoleti. E allora si ricomincia da capo.

Un'altra fonte è il contabile. Una telefonata o una email hanno fornito un riscontro più o meno rapido per conoscere il fatturato finora realizzato e, nella migliore delle ipotesi, se l'azienda stava generando o meno un risultato.

In un contesto economico teso e sempre più incerto, questo modo di operare artigianale non è più all’altezza delle sfide. I parametri sono individuati:

☣️inflazione galoppante
☣️aumento dei tassi di interesse
☣️ potere d'acquisto delle famiglie a mezz'asta
☣️ rallentamento economico, possibile recessione
☣️ deterioramento della situazione geopolitica
☣️ Crisi sanitaria e successive ondate di confinamenti

Gli eventi accaduti dal 2020 ci hanno insegnato che nulla è impossibile, nemmeno l’inimmaginabile.

Ma va in entrambe le direzioni. Il peggio non è mai certo 🌈!

In questo contesto pieno di sfide, è fondamentale vedere il più chiaramente possibile. La carità ben ordinata comincia da se stessi. Per evitare di essere passeggeri e dipendenti dalle vicissitudini del mercato, è meglio essere al comando.

È qui che entra in gioco la BI!

L'avvocato ha bisogno di indicatori di prestazione come il capitano di un A350 ha bisogno del suo cruscotto. È quando il tempo peggiora che ha bisogno di conoscere il suo percorso evitando le trappole.

La cosa importante qui per ogni avvocato è identificare i punti di forza e di debolezza della propria azienda. Per fare ciò, deve disporre di diversi indicatori e tabelle di monitoraggio. Ne citiamo alcuni particolarmente essenziali:

📈 Il fatturato realizzato fino ad oggi + previsioni

📊 L'importo degli importi non pagati complessivamente e per cliente

📈 La bilancia anziani

📊 Clienti da fatturare

📈 Redditività per file e per cliente

📊 I primi 10 clienti per CA, tasse escluse

📈 I 10 migliori file di CA HT

Aggiornato 29 / 08 / 2022

automazione

Naturalmente, questi indicatori e tabelle dettagliati dovrebbero fungere da facilitatori, nel senso che non dovrebbero rappresentare un carico di lavoro aggiuntivo per gli avvocati. 

L'aggiornamento deve quindi essere interamente automatizzato, questo è un punto chiave per il successo dell'approccio intrapreso dall'azienda. In questo modo, anche svolgendo da soli la vostra attività, potrete avere le stesse informazioni di aziende strutturate e dotate di maggiori risorse.

Precisione

Attenzione a un'overdose di informazioni e indicatori. Ma anche con gli indicatori giusti in atto, è necessario essere in grado di indirizzare le informazioni ricercate. Ogni indicatore, ogni tabella deve offrire all'utente la possibilità di poter filtrare le informazioni da visualizzare per consentirgli di visualizzare solo i risultati attesi. Una migliore comprensione di una situazione richiede informazioni utilizzabili. 

La potenza del Cloud

È qui che risiede uno dei principali vantaggi delle soluzioni SaaS, sviluppate appositamente per essere intuitive e sempre disponibili.

Perché questa è l’altra sfida: poter consultare questi indicatori chiave in ogni momento e ovunque tu sia. Ciò significa che l'avvocato deve potersi collegare allo studio mentre è in viaggio, dal proprio computer o da apparecchiature di terze parti, senza mai mettere a rischio i propri dati.

Questa è una differenza notevole rispetto alle solite tabelle Excel: avere una vera BI ti permette di consultare i tuoi indicatori di performance non appena è necessario, in modo semplice e immediato. È molto più semplice e flessibile che con una tabella Excel che richiede almeno un PC o un tablet (grande).

Se l'argomento ti interessa e vuoi riprendere il controllo della tua attività per essere preparato ad affrontare ogni situazione, non esitare a contattare uno dei nostri specialisti: 

aumentare il tuo flusso di cassa

7 migliori pratiche per aumentare il tuo flusso di cassa

Il flusso di cassa è il nocciolo della questione. Gli avvocati, indipendenti o negli studi legali, sono altrettanto preoccupati da questo problema centrale. Soprattutto perché, molto spesso, hanno un rapporto ambiguo con il denaro. Ciò crea talvolta situazioni di tensione su un flusso di cassa già minato dalle diverse crisi vissute di recente: scioperi in difesa del sistema pensionistico, movimento dei gilet gialli, stupore legato alla pandemia poi chiusura dei tribunali e ora l'incertezza economica creata dalla guerra in Ucraina .

Fortunatamente, esistono buone pratiche per aumentare il flusso di cassa dell'impresa e quindi proteggerla dall'insonnia o dai periodi di rallentamento dell'attività.

1. Gestisci il tuo flusso di cassa

Conoscere in ogni momento qual è il livello dei flussi di cassa dell'impresa costituisce la base per qualsiasi azione preventiva in materia.

Il primo passo è controllare regolarmente i fondi disponibili sul proprio conto corrente:

– Se hai un solo conto, controlla il saldo online o dalla tua app mobile

– Se hai più conti bancari, utilizza un aggregatore come Bankin (è gratuito) che ti permetterà di vedere a colpo d’occhio il totale disponibile su tutti i tuoi conti

Il secondo passo consiste nel prevedere le spese e le entrate previste per i prossimi tre mesi. Crea un foglio di calcolo Excel in cui inserire le entrate da un lato e le spese dall'altro, per poi calcolare il saldo disponibile ogni mese. Clicca qui per scaricare il modello che mettiamo a disposizione gratuitamente. Ecco alcuni suggerimenti per compilare questo foglio di calcolo.

– Dare priorità alle spese e alle entrate ricorrenti come l’affitto, i vari abbonamenti, i pagamenti mensili (assicurazioni, contratti di servizio, spese bancarie, ecc.)…

– Inserisci poi gli importi previsti in ordine decrescente per evitare di dimenticare quali avrebbero un forte impatto sul risultato finale

Questo lavoro deve essere svolto con costanza nel tempo. Pertanto, è importante assicurarsi che questo foglio di calcolo venga aggiornato regolarmente, dedicando un'ora a settimana (stesso giorno e stessa ora) per mantenerlo attivo e utile. Aggiungilo al tuo calendario di Outlook per non dimenticartene.

Ora hai uno strumento che ti permette di anticipare e intraprendere azioni preventive per evitare di ritrovarti in una situazione delicata. È ora di passare alle iniziative che puoi intraprendere per aumentare il tuo flusso di cassa.

2. Incassa prima

Per ragioni ancora poco chiare (assistiamo migliaia di avvocati da quasi 10 anni), gli avvocati spesso si sentono a disagio quando fatturano ai loro clienti o quando parlano loro di soldi. È un peccato perché questo spesso li pone in una situazione finanziaria complicata che essi stessi generano!

Ciò è tanto più deplorevole perché più aspettano a fatturare ai loro clienti, più la fattura aumenta e più la situazione diventa imbarazzante per l'avvocato. Insomma, è il serpente che si morde la coda! Fortunatamente esistono soluzioni semplici che l’avvocato può attuare rapidamente.

Si tratta delle ben note fatture di anticipo . Permettono all'avvocato di incassare una parte consistente dell'importo che fatturerà per la causa. Una regola d'oro impone che l'avvocato debba sempre chiedere al cliente di pagare la fattura di anticipo prima di intraprendere qualsiasi azione per suo conto. Stabilire questa regola fin dall'inizio non creerà alcun problema. Al contrario, il cliente apprezzerà l'onestà e la chiarezza dell'approccio. D'altro canto, ricevere una fattura inaspettata è sempre più delicato. Può comportare tempo speso in spiegazioni e giustificazioni.

Fatturate i vostri clienti ancor prima di iniziare a lavorare per loro: questo favorisce un rapporto solido e crea un ambiente di lavoro più rilassato. L'utilizzo di un software come Jarvis Legal semplifica la creazione e l'invio delle fatture di acconto, nonché la redazione di accordi personalizzati con i dati di contatto del cliente.

3. Fattura regolarmente ai tuoi clienti

Man mano che il caso procede, l'avvocato entra in termini di tempo e sostiene costi per conto del suo cliente. È controproducente aspettare troppo per fatturarlo, per i motivi già citati in precedenza. È preferibile fatturare regolarmente al cliente, il che consente di mantenere un dialogo permanente e costruttivo. In effetti, è un'occasione per tenerlo informato sullo stato di avanzamento della sua pratica e per rispondere a qualsiasi domanda possa avere. Se c'è una trappola, questa viene affrontata non appena si presenta, il che ne facilita la rapida risoluzione.

Esistono principalmente tre metodi di fatturazione efficaci all’interno degli studi legali:

– Fatturazione con pagamento in base al consumo

– Fatturazione a fine mese

– Fatturazione al raggiungimento di un livello

Per fare ciò, gli avvocati hanno bisogno di una visione aggiornata dei loro casi, cliente per cliente, per sapere quando e a chi fatturare. Software come Jarvis Legal offrono questo tipo di funzionalità, consentendo agli avvocati di generare fatture per più clienti in pochi secondi. Le fatture vengono poi personalizzate e stampate su carta intestata dello studio. Possono essere inviate direttamente via e-mail, con conferma di lettura per facilitare il monitoraggio da parte dell'avvocato responsabile.

4. Ridurre i termini di pagamento

Fatturare regolarmente i tuoi clienti ti consente di far scattare prima la scadenza del pagamento e di incassare più rapidamente gli importi da incassare. A seconda della sua attività e della tipologia della sua clientela, uno studio legale concederà scadenze di pagamento variabili. Bisogna quindi essere in grado di identificarli per seguirli con precisione e attivare tempestivamente i promemoria (vedi sotto).

La scadenza del pagamento avrà un forte impatto sul flusso di cassa. Infatti, tra il momento in cui la prestazione viene “prodotta” dall'avvocato e il momento in cui quest'ultimo viene pagato, deve essere finanziato il Working Capital Requirement (WCR). Vale a dire le spese legate al corretto funzionamento dell'impresa per produrre il servizio promesso ai clienti. Quanto più tardi l'impresa fattura, tanto più tardi incasserà, tanto più lungo sarà il periodo da finanziare (e quindi il WCR) e quindi più costoso. Altro effetto perverso, poco compreso, del BFR può portare l'avvocato a pensare di dover far pagare di più, rischiando di mettere ulteriormente a dura prova il rapporto con i suoi clienti su questo argomento e rallentando il suo sviluppo commerciale.

Il livello del flusso di cassa dipende quindi dalla giusta tempistica tra fatturazione e incassi. Se questi tardano ad arrivare bisogna poi passare allo step successivo: il recupero.

5. Contatta i tuoi clienti non appena notano un ritardo

Come abbiamo detto, è fondamentale fatturare puntualmente i propri clienti. È altrettanto fondamentale dare seguito ai cattivi pagatori. Si consiglia pertanto vivamente a uno studio legale di impostare un processo di recupero che offra diversi livelli di recupero. Non tutti i clienti, infatti, hanno necessariamente cattive intenzioni quando arriva il momento di pagare il conto, ma ritardano a farlo.

Potrebbero semplicemente essersi dimenticati. Potrebbe esserci un problema tecnico o amministrativo o anche un evento eccezionale imprevisto. Non è quindi necessario essere troppo aggressivi nel suo recupero. Al contrario, essere pazienti e comprensivi rafforzerà le relazioni con i clienti.

Al contrario, è fondamentale identificare i clienti che pagano in ritardo in modo cronico, al fine di anticipare e adattare, da un lato, il processo di fatturazione e, dall'altro, quello di recupero crediti. Anche in questo caso, esistono soluzioni complete, come Jarvis Legal, che genera un report sull'anzianità dei crediti per ogni cliente. Questo report viene costantemente aggiornato ed è esportabile per fornire un elenco aggiornato di clienti e fatture interessate, consentendo di effettuare i solleciti ai clienti in questione.

È fondamentale che l'avvocato faccia la sua parte e si prenda carico della materia perché troppo spesso si vergogna di chiamare o dare seguito ai suoi clienti su questo argomento delicato. Va notato che il tempo è contro di lui: più a lungo si trascina la situazione, più sarà complicato risolverla.

6. Agire in modo rapido ed efficiente in caso di difficoltà di flusso di cassa

Grazie alla tabella di monitoraggio del flusso di cassa presentata all'inizio di questo articolo, hai la possibilità di anticipare. Non appena individui una difficoltà futura che potrebbe portare a un periodo più complicato e destinato a durare, prendi rapidamente le decisioni necessarie.

Per fare ciò, dall'elenco delle spese indicate nel rendiconto finanziario, identifica quelle che presentano un ritorno sull'investimento (ROI) incerto, troppo distante o quelle spese che non hanno valore agli occhi dei tuoi clienti. Ciò riguarda ad esempio i vostri uffici, i costi operativi, le attrezzature, i fornitori di servizi o i costi di trasporto.

Potrai sostenere nuovamente queste spese quando sarai uscito dalla fase di turbolenza e il flusso di cassa sarà tornato a un livello soddisfacente.

7. Avere una riserva per affrontare circostanze impreviste

I periodi che stiamo attraversando da diversi anni hanno dimostrato che nessuno scenario, per quanto altamente improbabile, dovrebbe essere ignorato. Il tuo flusso di cassa deve consentirti di affrontare eventi imprevisti e darti il ​​tempo di adattarti.

Idealmente, dovresti avere dai 4 ai 6 mesi di liquidità a disposizione. Come definire questa soglia? È semplice: rappresenta l'importo delle spese da sostenere in questo periodo, partendo dal presupposto che non ci sarà più fatturato in questo stesso periodo. Quindi, se hai spese mensili di 5 euro, il livello di flusso di cassa target dovrebbe essere compreso tra 000 e 20mila euro per beneficiare di una riserva sufficiente.

Puoi anche chiedere alla tua banca una facilitazione di scoperto o un'autorizzazione allo scoperto. Calcolato in proporzione al tuo fatturato, rappresenta generalmente 15 giorni di fatturato. Questo è il periodo durante il quale sarai autorizzato a effettuare uno scoperto entro il limite dell'importo autorizzato. Attenzione però: questa soluzione è piuttosto costosa e dovrai risultare nuovamente positivo entro il periodo di 15 giorni consentito.

Una volta costituita la riserva di cassa, si consiglia di ottimizzare l’eccedenza per non lasciare denaro inutilmente. Sia personalmente che per i vostri collaboratori ci sono soluzioni molto interessanti e particolarmente attraenti, come le offerte di Swisslife o AXA (reddito aggiuntivo per integrare un futuro pensionamento, piano di partecipazione, contributi, ecc.).

Il flusso di cassa è un argomento altamente strategico, sia per le imprese che per gli studi legali. Come la batteria del tuo laptop o smartphone, hai sempre bisogno di avere una riserva per affrontare gli imprevisti. Come abbiamo visto qui, ci sono molte leve a vostra disposizione per prendere l’iniziativa su questo tema e non subire. Ora è il tuo turno.

Per approfondire questo argomento, scarica la tabella di monitoraggio del flusso di cassa che forniamo gratuitamente e non esitare a fissare un appuntamento con un responsabile aziendale per saperne di più su Jarvis Legal.

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Avvocato collaboratore, elemento chiave del successo dello studio

Troppo spesso l'avvocato collaboratore è confinato nel ruolo ingrato di operaio specializzato, incaricato di produrre incondizionatamente ciò che il socio ha venduto. Questa storica organizzazione tra socio e collaboratore ha portato a disagi dannosi per tutte le parti: demotivazione, mancanza di produttività, ecc.

L'organizzazione interna dell'azienda è spesso vicina ad un'organizzazione paramilitare, con soci capofila che talvolta impongono un ritmo e un'esigenza difficilmente realizzabili dalle “truppe”.

Tuttavia, l’azienda trae grandi benefici dall’integrazione dei dipendenti nella sua strategia. Egli è infatti allo stesso tempo l'operaio specializzato che produce, il rappresentante dell'azienda ed infine il futuro socio.

Coinvolgere l'avvocato collaboratore nella strategia dello studio

L'avvocato collaboratore può anche essere indipendente e libero dai suoi impegni, ma lo studio ha interesse a includerlo nella sua strategia. Questo è anche il significato della parola “collaborare”, partecipare al progetto comune. Il coinvolgimento e la motivazione dei dipendenti, infatti, saranno tanto più forti quanto più questi si sentiranno integrati e coerenti con i valori, la cultura e le competenze dell'azienda. In cambio, il suo coinvolgimento e la sua motivazione costituiranno risorse considerevoli per la qualità del lavoro svolto dall'azienda.

Possiamo quindi citare 3 semplici modi per sviluppare il coinvolgimento dei propri dipendenti:

  • Organizzare un seminario una o due volte l'anno (pranzo, fine settimana, pomeriggio, ecc.). Condividere i risultati, i progetti e i valori dell’azienda
  • Gestisci i tuoi dipendenti: monitora il loro lavoro, riconosci i loro successi, identifica le aree di miglioramento 
  • Tieni in considerazione la loro opinione per quanto li riguarda. Quale software gestionale utilizzare? Come distribuire i compiti tra colleghi, con partner e assistenti legali?

Migliora la produttività

Il compito principale dell'avvocato collaboratore è produrre per il cliente, sotto il controllo e la competenza del partner principale. Nel caso delle segretarie legali, la produttività dei dipendenti dipende molto dai processi di lavoro e dal software di gestione all'interno dell'azienda.

Tuttavia, il dipendente viene pagato a ore. Più è veloce, meno spende l'azienda. Ecco perché è nell'interesse dell'azienda fornire gli strumenti adeguati. Lavoro collaborativo, mobilità ed ergonomia sono quindi fattori chiave per la produttività. Scopri qui i 7 motivi per cui la tua azienda ne ha bisogno.

Prendere in considerazione il punto di vista operativo. Pensate anche all’organizzazione con loro, l’azienda nel suo insieme ne trarrà beneficio.

Investi nel tuo potenziale

Investire nella formazione (legale, commerciale, tecnologica) dei propri dipendenti è quindi necessario per lo sviluppo della propria azienda. Quanto migliori sono i tuoi dipendenti, tanto più contribuiranno allo sviluppo delle vendite, alla soddisfazione dei clienti e alla redditività dei tuoi file.

L'avvocato collaboratore è anche un partner in divenire. Pertanto, la prospettiva di entrare a far parte di un'azienda attenta e ben gestita è un fattore motivante per il dipendente. Da parte sua, l'azienda beneficerà di un nuovo partner già formato, efficiente e in linea con i valori dell'azienda.

In conclusione, considerare i propri dipendenti come un patrimonio è una garanzia dello sviluppo dell'azienda. Migliorare gli strumenti software e le pratiche manageriali è un modo semplice ed efficace per costruire un team di alta qualità all'interno della tua azienda! 

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Software legale per i ministeri della Giustizia? Una prova!

Il sistema giudiziario è criticato per la sua lentezza, la distanza dai cittadini e l'organizzazione arcaica. Tuttavia, grazie a un software legale basato sul cloud, il Ministero della Giustizia potrebbe migliorare significativamente le proprie operazioni e il rapporto con i cittadini.

Le opportunità del software legale in cloud

Molti servizi potrebbero funzionare utilmente grazie alle soluzioni cloud: stato civile, deposito di denunce, trasferimento di informazioni tra enti (questura, carcere, tribunale, avvocati, ecc.), ecc.

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Software di gestione del tempo: 7 motivi per cui il tuo ufficio ne ha bisogno!

Gli avvocati offrono ai propri clienti la loro competenza e consulenza. Questi servizi vengono valutati in base al tempo impiegato. L'avvocato fattura quindi le proprie parcelle in base al tempo dedicato a ciascun caso, in conformità con le norme dell'ordine degli avvocati. Da questo punto in poi, un software di gestione del tempo offre enormi vantaggi. Ecco 7 buoni motivi per cui dovresti dotarti di un software del genere!

Fatturare accuratamente

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5 domande da porsi quando scegli il tuo software legale

È impossibile gestire uno studio legale o un'attività da freelance senza un software legale . Tuttavia, quando arriva il momento di scegliere, come si seleziona lo strumento più adatto alle proprie esigenze attuali e future? Ecco 5 domande da porsi per prendere una decisione consapevole…

Prendiamo nello specifico il software legale

Molti programmi software offrono funzionalità di inserimento orari, gestione file o CRM. Ma solo i software esclusivamente legali sono progettati per l'organizzazione specifica delle professioni legali e degli avvocati. È quindi importante assicurarsi che il software sia rivolto specificamente agli avvocati e non a tutte le professioni.

Concentrati sulle funzionalità

Sebbene l’argomento sia complesso, devi, come avvocato e imprenditore, verificare che la soluzione di cui desideri dotare il tuo ufficio corrisponda alle tue abitudini lavorative.

Le funzionalità di inserimento tempi e fatturazione sono essenziali. E la gestione dei casi? modificare documenti? Possiamo condividere le nostre informazioni interne? e con clienti o controparti? Esiste un CRM? Tante domande da porsi e tante risposte da analizzare per poter fare la scelta giusta.

Controllare la qualità del servizio di relazione con il cliente

Una volta acquistata/sottoscritta la tua soluzione, la utilizzerai ogni giorno. Verifica che il tuo fornitore di soluzioni ti supporterà e come. L'assistenza clienti all'inizio dell'abbonamento, i webinar frequenti, l'accesso semplice e reattivo ai team di supporto sono tutti argomenti decisivi affinché la vostra esperienza con il vostro nuovo software legale sia conclusiva.

L'immagine del marchio del fornitore non è necessariamente una garanzia sufficiente: gli operatori di telefonia mobile o di accesso a Internet sono esempi comuni di grandi aziende incapaci di fornire un servizio di supporto soddisfacente.

Fai domande, chiedi quali strumenti vengono messi a disposizione quotidianamente per gli utenti: col tempo prenderai una decisione di acquisto più rassicurante.

Soluzione ospitata o soluzione locale?  

Il software installato localmente sul computer o sul server presenta diversi svantaggi . Innanzitutto, è costoso perché richiede una manutenzione costante. Gli aggiornamenti sono inoltre più lunghi e complessi, richiedono l'installazione tramite CD o DVD e solitamente comportano un costo. Infine, le soluzioni installate localmente sono vulnerabili agli attacchi informatici (virus, ransomware).

Pertanto, consigliamo di dare priorità alle soluzioni in hosting, idealmente in un cloud privato. L'installazione del software su un server in hosting richiede comunque la protezione dell'infrastruttura e complica l'utilizzo quotidiano. Un cloud privato, come quello offerto da Jarvis Legal, garantisce la massima sicurezza per i vostri dati e un'esperienza utente intuitiva.

Guarda il costo completo per tutta la vita di utilizzo

Alcune soluzioni possono sembrare più economiche perché offrono un pagamento mensile inferiore. Ad esempio, molti costi non sono inclusi nei pagamenti mensili: costi di migrazione, installazione, configurazione, formazione (obbligatoria o meno)? Quindi, la portata inclusa nel prezzo può cambiare a seconda dei concorrenti, con alcune opzioni di integrazione che altri non includono.

È quindi il costo complessivo su 3 anni che consente davvero di confrontare tra loro i software legali. E lì, in genere, le offerte più economiche non sono più quelle che pensiamo... È il caso di Jarvis Legal che offre bassi costi di ingresso e una rata mensile variabile tra 29€ e 86€ al mese. Pertanto, il costo totale per lo studio è generalmente inferiore a quello della concorrenza.

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Fatturare i tuoi clienti come avvocato: come coniugare flessibilità e struttura

Il nostro webinar " Fatturare in modo semplice con Jarvis " si è tenuto venerdì 7 aprile alle ore 12:00. In 30 minuti, avete potuto scoprire come emettere fatture in pochi clic utilizzando Jarvis Legal.

Più di 40 avvocati hanno partecipato a questo webinar, iscriviti ora alla nostra newsletter per essere informato direttamente sulle nostre prossime date.

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Lavorare 10 settimane nella Silicon Valley, una risorsa decisiva

Jarvis Legal ha partecipato al programma di BPI France e Business France nella Silicon Valley, denominato Impact North America.

Così, per 10 settimane a San Francisco, negli Stati Uniti, il nostro team ha potuto sviluppare la nostra attività americana e migliorare le nostre soluzioni.

Questa esperienza è raccontata in questa intervista (in inglese) rilasciata a Impact North America dal presidente di Jarvis Legal, Alexandre Yérémian.