Promemoria sul GDPR
Dal 25 maggio è entrato in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Riguarda tutte le organizzazioni pubbliche o private che sono tenute a trattare dati personali di residenti nell'Unione Europea.
Infatti, il vostro studio legale è soggetto a questa nuova normativa e dovete adeguarvi se non lo siete già.
Catena di responsabilità
Tra i tuoi obblighi legati al GDPR, devi in particolare realizzare una mappatura del trattamento dei tuoi dati, effettuare un audit dei tuoi sistemi interni e garantire che i tuoi subappaltatori siano conformi al Regolamento europeo. Questi ultimi, interessati anche dal GDPR, sono soggetti agli stessi obblighi e devono effettuare internamente gli stessi controlli dei loro subappaltatori.
Questo è ciò che viene definito la catena di responsabilità: ogni organizzazione soggetta al Regolamento garantisce la conformità del proprio subappaltatore, il quale a sua volta garantisce quella del proprio subappaltatore, e così via.
Titolare del trattamento e/o Subappaltatore?
I tuoi obblighi differiscono se sei un Titolare o un Responsabile del trattamento.
Ai sensi del GDPR, si è titolari del trattamento dei dati quando si raccolgono dati personali, direttamente o indirettamente, per una finalità specifica. In tal caso, si è tenuti a informare l'interessato sulla precisa finalità della raccolta dati, sui suoi diritti applicabili e a limitare al minimo i dati raccolti.
Al contrario, sei considerato un Responsabile del trattamento dei dati se tratti i dati esclusivamente per conto e sotto l'autorità del Titolare del trattamento. In questo caso, devi implementare misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati per conto e sotto l'autorità di tale Titolare del trattamento.
Nella pratica, la maggior parte delle organizzazioni effettua trattamenti sia in qualità di Titolare del trattamento (ovvero per proprio conto come trattamenti legati alle risorse umane o alla gestione dei clienti) sia come Subappaltatore per conto dei propri clienti.
Responsabilità e rischi sostenuti dall'Avvocato
Ai sensi del GDPR, è necessario adottare tutte le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire l'integrità, la sicurezza e la riservatezza dei dati raccolti o trattati.
Pertanto, se memorizzi i dati che raccogli tu stesso (sul tuo computer, chiavetta USB, disco rigido esterno, server locale, ecc.) sei considerato sia un Titolare del trattamento che un Responsabile del trattamento. In questo caso, dovrai garantire tu stesso la sicurezza e la riservatezza dei tuoi dati, predisponendo, ad esempio, il backup, la ridondanza e la crittografia dei tuoi dati, proteggendo l'accesso ai tuoi terminali informatici, ecc.
La mancata conformità al GDPR può comportare una sanzione fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale (cfr. articolo 83 del GDPR ).
Software ospitato vs. installato localmente
Se si utilizza un software di gestione dello studio installato localmente (ovvero sul proprio computer o su un server locale), la responsabilità della sicurezza e della riservatezza dei propri dati è interamente a carico dell'utente.
Mettere in sicurezza i tuoi dati può essere un processo lungo, complesso e costoso ma soprattutto molto lontano dalla tua area di competenza. Molti avvocati che utilizzano software installati localmente hanno subito perdite di dati a seguito di furti, pirateria informatica, deterioramento o obsolescenza volontario (doloso) o involontario (danni causati dall'acqua, incendio) o dall'obsolescenza delle proprie apparecchiature informatiche.
Al contrario, se utilizzi un software interamente basato sul cloud, come Jarvis, deleghi questo ruolo di responsabile del trattamento dei dati e non devi più preoccuparti della gestione diretta della sicurezza e della riservatezza dei tuoi dati. Infatti, sarà il tuo responsabile del trattamento dei dati ad assumere questo ruolo per te, ma sempre sotto la tua autorizzazione.
Altri vantaggi del software ospitato
Lavorare con il software ospitato ti offre molti altri vantaggi e tutti a un costo inferiore. Innanzitutto ti dà accesso ad attrezzature di livello professionale e tecnologie all’avanguardia. In Jarvis, i tuoi dati sono archiviati in data center dotati di alloggiamenti di archiviazione ad alte prestazioni che soddisfano lo standard Very High Availability (THD) e utilizzano apparecchiature e tecnologie sviluppate dai più grandi attori del mercato: Hewlett-Packard, Cisco, CheckPoint, VMWare .
In secondo luogo, ti dà accesso a un livello di sicurezza quasi militare. I tuoi dati sono ospitati in data center (NB: presso OVH in Francia se sei un utente Jarvis) dotati di inverter e generatori, sistemi di videosorveglianza e rilevamento del movimento nonché di personale di monitoraggio e sicurezza. Il loro accesso è strettamente controllato e limitato al personale autorizzato dotato di badge RFID e/o identificato tramite riconoscimento biometrico.
Inoltre, i tuoi dati vengono automaticamente sottoposti a backup più volte al giorno e replicati in data center geograficamente distanti (NB: i data center OVH di Roubaix, Strasburgo e Gravelines se sei utente Jarvis). I tuoi dati vengono crittografati in modo simile utilizzando un protocollo di crittografia di livello bancario con una chiave di crittografia a 4096 bit.
Infine, il software in hosting offre la mobilità fondamentale nella professione legale odierna. Che siate in ufficio, a casa, presso lo studio del cliente, in tribunale, per strada o in taxi, avrete accesso a tutti i dati del vostro studio da qualsiasi dispositivo, in qualsiasi momento.
Hosting dei dati e Privacy Shield
Sebbene il software ospitato offra molti vantaggi, resta tua responsabilità controllare il paese in cui vengono elaborati i tuoi dati. Secondo il Regolamento, i tuoi dati devono essere trattati in un paese cosiddetto adeguato, vale a dire membro dell’UE o del SEE o qualsiasi altro paese che beneficia di un meccanismo di protezione dei dati ritenuto equivalente al GDPR da parte dell’UE. Noi di Jarvis abbiamo sempre ospitato i tuoi dati presso OVH in Francia o, quando possibile, nel tuo paese in cui operi.
Fate attenzione ai software ospitati negli Stati Uniti che elaborano i vostri dati nell'ambito del Privacy Shield UE-USA. Questo accordo, che ha sostituito il Safe Harbor, è stato recentemente ritenuto insufficiente dalle autorità di protezione dei dati degli Stati membri (tra cui la CNIL, l'autorità francese per la protezione dei dati, e i membri del Gruppo di lavoro Articolo 29, o G29). Infatti, sotto la pressione del G29, il Parlamento europeo ha chiesto il 14 giugno la rimozione del Privacy Shield se il governo statunitense non fornirà garanzie più solide in merito alla protezione dei dati trasferiti negli Stati Uniti entro il 1° settembre 2018.
Pace della mente
Software in hosting come Jarvis ti offre garanzie complete in termini di sicurezza e riservatezza dei tuoi dati, in conformità con il GDPR. Inoltre, ti dà accesso ad apparecchiature all'avanguardia, sicurezza e mobilità. Puoi concentrarti sulla gestione dei tuoi file e sulla comunicazione con i tuoi clienti in tutta tranquillità. Jarvis si occupa del resto.