De mobiele advocaat: de 3 voordelen van mobiele oplossingen voor uw kantoor

Volgens een onderzoek van ABA Techrapportzegt 68% van de advocatenkantoren die de cloud gebruiken dat het belangrijkste voordeel ervan is dat ze overal toegankelijk zijn en 24 uur per dag beschikbaar zijn. En in een overweldigende meerderheid zijn degenen die voor deze oplossingen hebben gekozen voor mobiele telefoons niet van plan om te gaan rug! Wat heeft u te winnen als u mobiliteitsbevorderende hulpmiddelen voor uw praktijk kiest?

Een duidelijk technisch voordeel: gegevensbeveiliging

De echte toegevoegde waarde van de cloud ligt in de verbeterde beveiliging in vergelijking met lokale opslag. In tegenstelling tot sommige vooropgezette ideeën is de cloud veel veiliger dan een lokale server om uw gegevens te beschermen.

Een server is inderdaad kwetsbaar voor meerdere aanvallen: hacking, rampen, computerbugs, enz. Terwijl, als u voor de cloud kiest, uw gegevens op hyperbeveiligde servers worden opgeslagen, waar ter wereld u maar wilt.

Zo koos Jarvis voor datacenters met videobewaking en een hoog beveiligingsniveau. Uw gegevens worden versleuteld verzonden en er wordt meerdere keren per dag automatisch een back-up van gemaakt. Het is duidelijk dat u in geval van een probleem toegang heeft tot een veel sneller en eenvoudiger herstel van uw gegevens.

Om de risico’s verder te beperken biedt Jarvis Legal bovendien een dubbele oplossing: gegevensopslag op computer en cloudopslag. De risico’s op dataverlies worden met mobiele oplossingen dan ook aanzienlijk verkleind.

Nog een voordeel van een dergelijke oplossing: vermijd extra financiële kosten. Een lokale server en software kunnen meerdere verborgen kosten met zich meebrengen die u zonder de kosten zou hebben gedaan: tussenkomst van een professional om problemen op te lossen, software wijzigen of updaten, enz. Om nog maar te zwijgen van de tijdverspilling bij het oplossen van IT-problemen!

Eenvoudiger dagelijks beheer: datamobiliteit

Een van de voordelen van mobiele oplossingen is hun flexibiliteit.

Gebruiksvriendelijke, in de cloud gehoste software zoals Jarvis is er om uw leven gemakkelijker te maken, niet ingewikkelder.

Waar u ook bent, eenvoudig toegang tot uw gegevens. Als u op zakenreis bent, in de trein zit of op uw gehoor wacht, heeft u mogelijk een onmiddellijke en snelle toegang naar uw gegevens. Geen downtime meer, jij tijd besparen aanzienlijk !

Uw documenten zijn toegankelijk vanaf uw smartphone of tablet en vanaf uw pc, zelfs offline.

Mobiliteit is ook synoniem methulpmiddel voor delen. Het vergemakkelijkt het interne contact tussen de advocaten van het kantoor en maakt tegelijkertijd communicatie met cliënten mogelijk.

En dit alles zonder problemen, want de synchronisatie tussen de verschillende steunen is onmiddellijk.

Gemakkelijk voldoen aan de nieuwe regelgeving

Ten slotte biedt mobiliteit het voordeel van eenvoud vergeleken met AVG. De algemene regelgeving inzake gegevensbescherming die sinds 25 mei 2018 van kracht is, betreft u omdat u als advocaat gevoelige en persoonsgegevens verwerkt.

Deze Europese verordening zet een keten van verantwoordelijkheid op. In deze keten maakt hij onderscheid tussen de persoon die collecte de gegevens (de “gegevensbeheerder”) en degene die traite (de “gegevensverwerker”).

In tegenstelling tot lokaal gehoste software waarbij u degene bent die de gegevens verzamelt en verwerkt, ontlast cloudsoftware u van het gegevensverwerkingsgedeelte. U hoeft dan alleen het dataverzamelingsgedeelte te beheren.

De cloudoplossing van Jarvis regelt dus alles en zorgt ervoor dat u volledig voldoet aan de AVG.

Kortom, mobiele oplossingen passen zich aan de manier waarop we vandaag de dag en de moderne wereld werken aan om uw leven gemakkelijker te maken.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen, en breng uw praktijk in de sfeer van mobiliteit!

Bestaat er goede en slechte LegalTech?

Volgens het tijdschrift Forbes zijn LegalTech-bedrijven sinds 2014 in opkomst met een groeipercentage van 20% in Europa. Frankrijk bevindt zich in een goede positie op deze ranglijst, ook al bereikt het de Verenigde Staten, waar de juridische markt zich de afgelopen jaren aanzienlijk heeft ontwikkeld, niet. Tegenwoordig is de alliantie van recht en technologie in Frankrijk meer van toepassing op het opstellen van rechtshandelingen en documenten. Maar andere LegalTechs werken aan het aanbieden van gespecialiseerde professionele tools, gegevensbescherming, toegankelijkheid, gebruik van kunstmatige intelligentie, enz.

lage-hoek-foto-van-vier-hoge-vliesgevel-gebouwen-830891-min

AVG en Chain of Custody: maak de juiste keuze met betrekking tot uw praktijkbeheertool

Herinnering over de AVG

Sinds 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het betreft alle publieke of private organisaties die verplicht zijn persoonsgegevens van inwoners van de Europese Unie te verwerken.

De facto valt uw advocatenkantoor onder deze nieuwe regelgeving, en dat moet u ook doen voldoen als dat nog niet het geval is de zaak.

Keten van verantwoordelijkheid

Tot uw verplichtingen in verband met de AVG moet u met name uw gegevensverwerking in kaart brengen, een audit van uw interne systemen uitvoeren en ervoor zorgen dat uw onderaannemers de Europese Verordening naleven. Deze laatsten, die ook getroffen worden door de AVG, zijn onderworpen aan dezelfde verplichtingen en moeten intern dezelfde controles uitvoeren als bij hun onderaannemers.

Dit wordt genoemd de verantwoordelijkheidsketen: elke organisatie die onder de Verordening valt, ziet toe op de naleving van zijn onderaannemer, die zelf zorgt voor die van zijn onderaannemer, enzovoort.

Gegevensbeheerder en/of onderaannemer?

Uw verplichtingen verschillen als u een gegevensbeheerder of een gegevensverwerker bent.

Volgens de AVG wel Verwerkingsverantwoordelijke (dwz Gegevensbeheerder) wanneer u direct of indirect persoonlijke gegevens verzamelt voor een bepaald doel. In dit geval bent u verplicht om de persoon op de hoogte te stellen van het precieze doel van deze verzameling, van zijn toepasselijke rechten en moet u deze verzameling beperken tot een minimum aan gegevens.

Integendeel, dat ben je Onderaannemer (dat wil zeggen Gegevensverwerker) als u alleen gegevens verwerkt namens en onder het gezag van de Gegevensbeheerder. In dit geval moet u technische en organisatorische maatregelen implementeren die de veiligheid en vertrouwelijkheid garanderen van de gegevens die namens en onder het gezag van deze gegevensbeheerder worden verwerkt.

In de praktijk voert het merendeel van de organisaties de verwerking uit als gegevensbeheerder (dat wil zeggen voor eigen rekening, zoals verwerkingen met betrekking tot HR of klantenbeheer) en als onderaannemer namens hun klanten.

Aansprakelijkheid en risico's voor de Advocaat

Binnen het AVG-kader kunt u moet alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen nemen om de integriteit, veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te garanderen die u verzamelt of verwerkt.

Als u dus de gegevens die u zelf verzamelt opslaat (op uw computer, USB-stick, externe harde schijf, lokale server, etc.), wordt u beschouwd als zowel een gegevensbeheerder als een gegevensverwerker. In dit geval moet u zelf de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens garanderen door bijvoorbeeld een back-up, redundantie en encryptie van uw gegevens in te richten, de toegang tot uw computerterminals te beveiligen, enz.

Bij niet-naleving van de AVG riskeert u een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4% van uw wereldwijde omzet (zie. Artikel 83 van de AVG).

Gehoste software vs. lokaal geïnstalleerd

Als u bent uitgerust met een lokaal geïnstalleerde praktijkbeheersoftware (dwz op uw computer of uw lokale server) bent u daarom 100% verantwoordelijk het beheren van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens.

Het beveiligen van uw gegevens kan een lang, complex en duur proces zijn, maar ligt vooral ver buiten uw vakgebied. Veel advocaten die lokaal geïnstalleerde software gebruiken, hebben gegevensverlies geleden als gevolg van diefstal, hacking, vrijwillige (kwaadwillige) of onvrijwillige (waterschade, brand) beschadiging of veroudering van hun computerapparatuur.

Integendeel, als u beschikt over 100% gehoste software (dat wil zeggen in de cloud), zoals Jarvis, u delegeert deze rol van gegevensverwerker en hoeft zich niet langer zorgen te maken over het rechtstreeks beheren van de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens. In feite is het uw onderaannemer die deze rol voor u op zich neemt, maar altijd onder uw gezag.

Andere voordelen van gehoste software

Werken met gehoste software brengt u nog veel meer voordelen met zich mee en dat allemaal tegen lagere kosten. Allereerst geeft het u toegang tot apparatuur op professioneel niveau en de allernieuwste technologieën. Bij Jarvis worden uw gegevens opgeslagen in datacenters die zijn uitgerust met krachtige opslagbays die voldoen aan de Very High Availability (THD)-standaard en draaien op apparatuur en technologieën die zijn ontwikkeld door de grootste spelers op de markt: Hewlett-Packard, Cisco, CheckPoint, VMWare .

Ten tweede geeft het u toegang tot een bijna militair beveiligingsniveau. Uw gegevens worden gehost in datacentra (NB: bij OVH in Frankrijk als u een Jarvis-gebruiker bent) die zijn uitgerust met omvormers en generatoren, videobewakings- en bewegingsdetectiesystemen en monitoringpersoneel. Hun toegang wordt streng gecontroleerd en beperkt tot geautoriseerd personeel dat is uitgerust met RFID-badges en/of geïdentificeerd door biometrische herkenning.

Bovendien wordt er meerdere keren per dag automatisch een back-up van uw gegevens gemaakt en gerepliceerd in geografisch verafgelegen datacentra (let op: de OVH-datacentra in Roubaix, Straatsburg en Gravelines als u een Jarvis-gebruiker bent). Uw gegevens worden op dezelfde manier gecodeerd met behulp van een coderingsprotocol van bankkwaliteit met een 4096-bits coderingssleutel.

Tenslotte biedt gehoste software u de mobiliteit die vandaag de dag zo belangrijk is in de advocatuur. Op kantoor, bij u thuis, bij uw cliënt, bij de rechtbank, op straat of in een taxi, vanaf elke terminal en op elk moment heeft u toegang tot alle gegevens van uw bedrijf.

Datahosting en Privacy Shield

Hoewel gehoste software veel voordelen met zich meebrengt, blijft het uw verantwoordelijkheid om te controleren in welk land uw gegevens worden verwerkt. Volgens de Verordening moeten uw gegevens worden verwerkt in een zogenaamd adequaat land, dat wil zeggen een lid van de EU of de EER of een ander land dat profiteert van een gegevensbeschermingsmechanisme dat door de EU gelijkwaardig wordt geacht aan de AVG. Bij Jarvis hebben we uw gegevens altijd gehost bij OVH in Frankrijk of, indien mogelijk, in uw praktijkland.

Wees voorzichtig metux gehoste software die uw gegevens in de VS verwerkt in het kader van het EU-VS Privacy Shield. Deze overeenkomst, die de Veilige Haven verving, werd onlangs nog steeds ontoereikend geacht door de autoriteiten voor computervrijheidscontrole van de lidstaten (waaronder de CNIL en gegroepeerd in de Artikel 29- of G29-werkgroep). Onder druk van deze G29 is het inderdaad zo dat op 14 juni verzocht het Europees Parlement om de opheffing van het privacyschild als de Amerikaanse overheid niet meer garanties biedt over de bescherming van gegevens die vóór 1 september 2018 naar de VS worden overgedragen.

Gemoedsrust

Gehoste software zoals Jarvis biedt u alle garanties op het gebied van veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens in overeenstemming met de AVG. Bovendien geven ze u toegang tot het ultieme op het gebied van uitrusting, beveiliging en mobiliteit. U kunt zich met een gerust hart concentreren op het beheer van uw bestanden en de interactie met uw klanten. Jarvis zorgt voor de rest.