Cashflow is de kern van de zaak. Advocaten, onafhankelijk of in advocatenkantoren, zijn net zo bezorgd over dit centrale probleem. Vooral omdat ze heel vaak een dubbelzinnige relatie met geld hebben. Dit creëert soms situaties van spanning op een cashflow die al ondermijnd is door de verschillende crises die we onlangs hebben meegemaakt: stakingen ter verdediging van het pensioenstelsel, gele hesjesbeweging, verbazing in verband met de pandemie, vervolgens sluiting van rechtbanken en nu economische onzekerheid veroorzaakt door de oorlog in Oekraïne .
Gelukkig zijn er goede praktijken om de cashflow van het bedrijf te stimuleren en zo bescherming te bieden tegen slapeloosheid of perioden van vertraging van de activiteit.
1. Beheer uw cashflow
Het op elk moment weten wat het cashflowniveau van het bedrijf is, vormt de basis voor eventuele eerdere actie op dit gebied.
De eerste stap is om regelmatig het beschikbare saldo op uw bankrekening te controleren:
– Als u slechts één account heeft, controleer dan het saldo online of via uw mobiele app
– Als u meerdere bankrekeningen heeft, gebruik dan een aggregator zoals Bankin (het is gratis), waarmee u in één oogopslag het beschikbare totaal op al uw rekeningen kunt zien
De tweede stap is het inschatten van uw uitgaven en verwachte inkomsten voor de komende drie maanden. Maak een Excel-spreadsheet waarin u uw inkomsten aan de ene kant en uw uitgaven aan de andere kant kunt invoeren, om vervolgens uw beschikbare saldo per maand te berekenen. Klik hier om de sjabloon te downloaden die we gratis aanbieden. Hier volgen een paar tips voor het invullen van deze spreadsheet.
– Geef prioriteit aan terugkerende uitgaven en inkomsten zoals huur, verschillende abonnementen, maandelijkse betalingen (verzekeringen, servicecontracten, bankkosten, enz.)…
– Voer vervolgens de verwachte bedragen in aflopende volgorde in om te voorkomen dat u ze vergeet, wat een grote impact zou hebben op het eindresultaat
Dit werk moet consistent en over een langere periode worden uitgevoerd. Daarom is het belangrijk om ervoor te zorgen dat dit spreadsheet regelmatig wordt bijgewerkt door er elke week een uur voor vrij te maken (op dezelfde dag en hetzelfde tijdstip) om het actief en bruikbaar te houden. Voeg het toe aan je Outlook-agenda, zodat je het niet vergeet.
U beschikt nu over een hulpmiddel waarmee u kunt anticiperen en preventieve maatregelen kunt nemen om te voorkomen dat u in een delicate situatie terechtkomt. Het is tijd om verder te gaan met de initiatieven die u kunt nemen om uw cashflow te stimuleren.
2. Betaal eerder
Om nog steeds onduidelijke redenen (we ondersteunen al bijna tien jaar duizenden advocaten) voelen advocaten zich vaak ongemakkelijk wanneer ze hun cliënten factureren of met hen over geld praten. Zonde, want hierdoor komen ze vaak in een ingewikkelde financiële situatie terecht die ze zelf genereren!
Dit is des te betreurenswaardiger omdat hoe langer zij wachten met het factureren van hun cliënten, hoe meer de rekening stijgt en hoe gênanter de situatie wordt voor de advocaat. Kortom, het is de slang die in zijn eigen staart bijt! Gelukkig zijn er eenvoudige oplossingen die de advocaat snel kan implementeren.
Dit zijn de bekende voorschotfacturen . Ze stellen de advocaat in staat een aanzienlijk deel van het bedrag dat hij of zij voor de zaak in rekening brengt, te innen. Een gouden regel is dat de advocaat zijn of haar cliënt altijd moet vragen het voorschot te betalen voordat er actie wordt ondernomen. Het vanaf het begin vaststellen van deze regel zal geen problemen opleveren. Integendeel, de cliënt zal de eerlijkheid en duidelijkheid van deze aanpak waarderen. Het onverwacht ontvangen van een factuur is daarentegen altijd lastiger. Het kan leiden tot tijdrovende uitleg en rechtvaardigingen.
Factureer uw cliënten nog voordat u voor hen aan de slag gaat: dit bevordert een sterke relatie en zorgt voor een meer ontspannen werkomgeving. Software zoals Jarvis Legal vereenvoudigt het opstellen en versturen van voorschotfacturen, evenals het opstellen van gepersonaliseerde honorariumovereenkomsten met de contactgegevens van de cliënt.
3. Factureer uw klanten regelmatig
Naarmate de zaak vordert, boekt de advocaat tijd en maakt hij kosten voor zijn cliënt. Het is contraproductief om te lang te wachten met factureren, om de hierboven genoemde redenen. Het verdient de voorkeur om uw klant regelmatig te factureren, waardoor u een permanente en constructieve dialoog kunt onderhouden. Het is in feite een gelegenheid om hem op de hoogte te houden van de voortgang van zijn dossier en om eventuele vragen te beantwoorden. Als er een valkuil is, wordt deze zodra deze zich voordoet aangepakt, wat een snelle oplossing ervan vergemakkelijkt.
Er zijn grofweg drie effectieve factureringsmethoden binnen advocatenkantoren:
– Pay-as-you-go-facturering
– Facturering aan het einde van de maand
– Facturering bij het bereiken van een niveau
Om dit te kunnen doen, hebben advocaten een actueel overzicht van hun dossiers nodig, cliënt per cliënt, om te weten wanneer en aan wie ze moeten factureren. Software zoals Jarvis Legal biedt deze functionaliteit, waardoor advocaten in slechts enkele seconden facturen voor meerdere cliënten kunnen genereren. De facturen worden vervolgens gepersonaliseerd en afgedrukt op het briefpapier van het advocatenkantoor. Ze kunnen direct per e-mail worden verzonden, met een leesbevestiging zodat de verantwoordelijke advocaat de ontvangst kan volgen.
4. Verkort de betalingstermijnen
Door uw klanten regelmatig te factureren, kunt u de betalingstermijn eerder activeren en de te innen bedragen sneller incasseren. Afhankelijk van zijn activiteit en het type cliënteel zal een advocatenkantoor variabele betalingstermijnen toestaan. U moet ze dus kunnen identificeren om ze nauwkeurig op te kunnen volgen en tijdig herinneringen te kunnen activeren (zie hieronder).
De betalingstermijn zal een grote impact hebben op de cashflow. Tussen het moment waarop de dienst door de advocaat wordt “vervaardigd” en het moment waarop laatstgenoemde wordt betaald, moet namelijk de Werkkapitaalvereiste (WCR) worden gefinancierd. Dat wil zeggen de kosten die verband houden met het goed functioneren van het bedrijf om de aan de klanten beloofde dienst te leveren. Hoe later de vaste factuur, hoe later er wordt geïnd, hoe langer de te financieren periode (en dus de WCR) zal zijn en dus duurder. Een ander pervers effect, dat slecht begrepen wordt, is dat de BFR de advocaat ertoe kan brengen te denken dat hij meer moet vragen, waardoor hij het risico loopt de relatie met zijn cliënten op dit gebied verder onder druk te zetten en zijn commerciële ontwikkeling te vertragen.
Het cashflowniveau is dus afhankelijk van de goede timing tussen facturatie en incasso. Als deze traag arriveren, moet u doorgaan naar de volgende stap: herstel.
5. Neem contact op met uw klanten zodra zij een vertraging opmerken
Zoals gezegd is het essentieel om uw klanten op tijd te factureren. Het is net zo belangrijk om slechte betalers op te volgen. Het wordt daarom sterk aanbevolen dat een advocatenkantoor een herstelproces opzet dat meerdere niveaus van herstel biedt. Niet alle klanten hebben noodzakelijkerwijs slechte bedoelingen als het tijd is om de rekening te betalen, maar ze stellen dit uit.
Misschien zijn ze het gewoon vergeten. Er kan sprake zijn van een technisch of administratief probleem of zelfs van een uitzonderlijke, onvoorziene gebeurtenis. Het is dan niet nodig om te agressief te zijn in het herstel ervan. Integendeel, geduld en begrip zullen de klantrelaties versterken.
Omgekeerd moeten chronische wanbetalers worden geïdentificeerd om enerzijds het facturatieproces en anderzijds het incassoproces hierop aan te passen. Ook hiervoor bestaan kant-en-klare oplossingen, zoals Jarvis Legal, dat voor elke klant een ouderdomsrapport weergeeft. Dit rapport wordt continu bijgewerkt en kan worden geëxporteerd om een actuele lijst van klanten en de betreffende facturen te bieden, waardoor opvolging met de relevante klanten mogelijk is.
Het is essentieel dat de advocaat zijn steentje bijdraagt en de leiding neemt over het onderwerp, omdat hij zich te vaak schaamt om zijn cliënten te bellen of op te volgen over dit gevoelige onderwerp. Opgemerkt moet worden dat de tijd tegen hem is: hoe langer de situatie voortduurt, hoe ingewikkelder het zal zijn om op te lossen.
6. Handel snel en efficiënt bij cashflowproblemen
Dankzij de cashflowmonitoringtabel aan het begin van dit artikel kunt u anticiperen. Zodra u een toekomstige moeilijkheid identificeert die zou kunnen leiden tot een ingewikkelder periode die waarschijnlijk zal duren, neem dan snel de noodzakelijke beslissingen.
Om dit te doen, identificeert u uit de lijst met uitgaven in het kasstroomoverzicht de uitgaven die een onzeker rendement op de investering (ROI) opleveren, dat te ver weg ligt, of de uitgaven die geen waarde hebben in de ogen van uw klanten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om uw kantoren, exploitatiekosten, apparatuur, maar ook om dienstverleners of transportkosten.
U kunt deze kosten opnieuw maken wanneer u de turbulente fase achter u heeft gelaten en de cashflow weer op een bevredigend niveau is.
7. Houd rekening met onvoorziene omstandigheden
De perioden die we de afgelopen jaren hebben doorgemaakt, hebben aangetoond dat geen enkel scenario, hoe hoogst onwaarschijnlijk ook, genegeerd mag worden. Uw cashflow moet u in staat stellen om met onvoorziene gebeurtenissen om te gaan en u de tijd geven om zich aan te passen.
Idealiter beschikt u over 4 tot 6 maanden contant geld. Hoe deze drempel definiëren? Het is eenvoudig: het vertegenwoordigt het bedrag aan uitgaven dat over deze periode moet worden aangenomen, ervan uitgaande dat er over dezelfde periode geen omzet meer zal zijn. Als u dus maandelijks € 5,- aan uitgaven heeft, moet het beoogde cashflowniveau tussen € 000 en € 20 liggen om van voldoende reserve te kunnen profiteren.
Ook kunt u bij uw bank een roodstand of een machtiging rood staan aanvragen. Berekend in verhouding tot uw omzet, vertegenwoordigt dit doorgaans 15 dagen omzet. Dit is de periode waarin u binnen de limiet van het toegestane bedrag rood kunt staan. Wees echter voorzichtig: deze oplossing is vrij duur en u zult binnen de toegestane periode van 15 dagen opnieuw positief moeten worden.
Zodra de kasreserve is aangelegd, wordt aanbevolen het overschot te optimaliseren, zodat het geld niet onnodig blijft staan. Of het nu persoonlijk of voor uw werknemers is, er zijn zeer interessante en bijzonder aantrekkelijke oplossingen, zoals de aanbiedingen van Swisslife of AXA (bijkomend inkomen ter aanvulling van een toekomstig pensioen, participatieplan, bijdragen, enz.).
Cashflow is een zeer strategisch onderwerp, zowel voor bedrijven als advocatenkantoren. Net als de batterij van uw laptop of smartphone heeft u altijd een reserve nodig om het onverwachte het hoofd te kunnen bieden. Zoals we hier hebben gezien, staan er veel hefbomen tot uw beschikking om op dit gebied het initiatief te nemen en niet te lijden. Nu is het jouw beurt.
Wilt u zich verder verdiepen in dit onderwerp, download dan de cashflowmonitoringtabel die wij u gratis ter beschikking stellen en aarzel niet om een afspraak te maken met een zaakvoerder om meer te weten te komen over Jarvis Legal.