#covid19 dreigt de manier waarop Fransen werken blijvend te ontwrichten en advocaten zullen niet ontsnappen aan deze noodzakelijke verandering in hun praktijken.
Als het duidelijk is dat de rechtbanken en het kantoor essentiële levensplekken voor het beroep zullen blijven (pleiten, cliëntenvergaderingen), kunnen de voorbereidingsfasen en zelfs bepaalde consultaties op afstand worden uitgevoerd voor meer flexibiliteit, zowel ten aanzien van de cliënt als ten aanzien van de juridische kant. professioneel.
Hoe kun je je kantoor en thuiswerken combineren? In samenwerking met Maître Clémence Michaud, mede-oprichter van Alter advocaten, geven wij u enkele tips voor succes, zonder managementsoftware voor advocatenkantoren.
De tools die wij aanbevelen voor het beheer van uw advocatenkantoor:
Organiseer en volg uw projecten en bestanden op afstand (kalender, facturatie, enz.)
Trello
Zeg vaarwel tegen de veelheid aan post-its die slim zijn verspreid in uw bestanden, agenda, notitieblok en andere media: Trello neemt het over!
Dankzij deze oplossing kunt u eenvoudig takenlijsten, back-planningen en herinneringen maken en uw projecten organiseren met behulp van intuïtief gerangschikte tabellen en kolommen.
Trello is geïnspireerd door agile methoden en, meer klassiek, de Kanban-methode, door de classificatie van geïntegreerde gegevens mogelijk te maken volgens de volgende categorieën: Idee, nog te doen, in uitvoering, voltooid.
De aantrekkingskracht van Trello ligt in het gebruiksgemak, de snelheid van de implementatie en de mogelijkheid om in teamverband te werken door taken toe te wijzen aan medewerkers.
Met deze app kun je elk project op afstand organiseren en beheren!
Trello is beschikbaar in twee versies: de ene gratis, ruim voldoende om aan de slag te gaan, de andere betaalde versie met meer geavanceerde functies (power-upbibliotheek waarmee u uw mailbox en agenda rechtstreeks kunt koppelen aan de taken op Trello).
Let op: er zijn drie niveaus van vertrouwelijkheid mogelijk. Vergeet niet om uw tabellen privé te houden, om te voorkomen dat iemand buiten uw projecten er toegang toe heeft.
Het is essentieel om Trello elke dag te openen en door de verschillende kaarten te bladeren (meerdere keren per dag!)
Communiceer op afstand, met partners, juristen-medewerkers of medewerkers
Geen eindeloze dagelijkse e-mailuitwisselingen en bijlagen meer die verloren gaan in de massa e-mails die worden ontvangen en verzonden naar uw inbox, die van alle kanten verzadigd is. Tussen Slack, Teams en What's app vind je zeker wat je zoekt!
Instant messaging heeft het voordeel dat het minder opdringerig is dan de telefoon (u kunt beslissen om de berichten later te lezen in tegenstelling tot telefoongesprekken) en dat de mailboxen niet worden overbelast met e-mails met een “lage toegevoegde waarde”. Dus welke moet je kiezen?
Slack
De bekendste, eenvoudig in te stellen, intuïtief en gratis (Wees echter voorzichtig met dit laatste punt: je hebt een niet-blokkerende limiet van 10 berichten. Daarna zullen de eerste verdwijnen zodat je verder kunt werken of ze zullen betalen om meer opslagruimte te verkrijgen).
Om de ruimte georganiseerd te houden en geen tijd te verspillen aan het vinden van het item dat je zoekt, aarzel dan niet om kanalen te creëren (ook niet te veel!). Vb: juridische vragen, lopende dossiers, administratief, boekhouding, enz. U zult dus gemakkelijk het beheer van uw advocatenkantoor kunnen organiseren
Net als Trello biedt Slack power-ups om de bestandsoverdracht te vergemakkelijken of om andere tools aan te sluiten.
Team
Voor eigenaren van de Office 365-suite is Teams inbegrepen in uw abonnement.
Het is een echte kopie van Slack en is zelfs nog efficiënter omdat u hiermee videoconferenties met uw teams kunt organiseren.
Wissel per videoconferentie uit met uw team en faciliteer het beheer van uw advocatenkantoor
Ik was van plan om met je over Zoom te praten, maar gezien het nieuws rond het platform zal ik je andere tools presenteren:
Skype
Het Microsoft-platform is eenvoudig en op bepaalde punten vandaag de dag een beetje verouderd, maar blijft niettemin een veilige gok voor face-to-face uitwisselingen. Als u in een klein team zit of als u met zijn tweeën discussieert (alleen, u kunt het net zo goed voor de spiegel doen), is dit een betrouwbaar hulpmiddel.
Google ontmoeten
Gratis, u heeft alleen een Gmail-account nodig om videoconferenties te organiseren met alle leden van uw team. Het is zeer eenvoudig te gebruiken en perfect voor kantoorvergaderingen. Iedereen kan de controle overnemen en zijn of haar scherm delen.
Jitsi
Jitsi is in maart 2020 meer dan een miljoen keer gedownload en is een open source-oplossing, aanpasbaar. Iets complexer dan de vorige twee, het blijft een zeer goed alternatief.
Deel bestanden, werk samen aan documenten en werk overal
Op afstand werken is de kern van de zaak! En de opsluiting heeft de zenuwen van veel advocaten onder druk gezet...
“Alles staat op de kantoorserver, alleen toegankelijk via Ethernet, op kantoor dus...”
“Al mijn bestanden staan op kantoor, ik heb niets online, behalve een paar e-mails...”
Velen waren niet voorbereid op de mogelijkheid om buiten hun kantoor te moeten werken en er raasde een golf van paniek door de Franse bars.
Als het nu duidelijk is dat toegang op afstand tot bestanden absoluut noodzakelijk is, welke oplossing moeten we dan kiezen om de totale onschendbaarheid van gegevens en dus respect voor ethiek en vertrouwelijkheid te garanderen?
Als je het volgende gebruikt Google of Office 365, heb je vrijwel onbeperkte opslagruimte. Hoewel de risico’s op hacking of dataverlies minimaal zijn, zijn ze niet uitgesloten. Dus hoe moet je het doen?
De oplossing op maat: installeer een server op kantoor, toegankelijk op afstand. Een propriëtaire oplossing dus, maar die bepaalde kosten en aanzienlijke logistiek met zich meebrengt (serviceprovider, regelmatige upgrades, enz.).
Jarvis juridisch : naast een reeks samenwerkingstools die speciaal voor advocaten zijn ontworpen en ontworpen, biedt Jarvis u de Jarvis Drive, waarmee u al uw gegevens veilig online kunt opslaan en er vanaf elk medium en op elke plaats toegang toe hebt.
Daarnaast biedt Jarvis u ook de Jarvis Box, een hulpmiddel voor lokale replicatie van uw gegevens op uw computer.
Maak dankzij deze diensten uw organisatie eenvoudiger en krijg toegang tot al uw documenten, zelfs offline.
Jarvis Drive + Jarvis Box, mobiliteit en veiligheid op één plek!
De processen die u moet invoeren om het beheer van uw advocatenkantoor op afstand te vergemakkelijken
Creëer een routine met je collega’s.
Hoewel het gebruik van instant messaging het mogelijk maakt snel en efficiënt uit te wisselen, vereisen bepaalde onderwerpen langere face-to-face uitwisselingen.
“Dagelijkse stand-up meetings”
Bij Jarvis hebben we ‘daily stand-up meetings’ geïntroduceerd.
Dit zijn korte bijeenkomsten (maximaal 5-10 minuten), aan het begin van de dag, waarin teamleiders de balans opmaken van de taken van de dag.
“DE wekelijkse bijeenkomst”
Ideaal geplaatst aan het begin van de week, onmisbaar in onze organisatie. Hiermee kunt u eerst de afgelopen week debriefen en vervolgens de balans opmaken van de taken die u voor de huidige week moet uitvoeren. Tenslotte is het een bijzonder moment waarop iedereen zijn ideeën kan uiten en toekomstige doelstellingen bekend kan maken.
Je zult begrepen hebben dat het belangrijkste in werkelijkheid is om op welke manier dan ook te communiceren! Of het nu met uw partners, uw medewerkers, uw werknemers of uw klanten is, het beheer van goede praktijken vereist noodzakelijkerwijs een effectief en gecontroleerd gevoel van contact.
Ontvang nieuws van uw professionele en persoonlijke omgeving en voer alle processen in om de menselijke verbinding te vergemakkelijken, zelfs tijdens perioden van opsluiting.
Getuigenis van Clémence Michaud, advocaat aan de balie van Bordeaux bij de firma Alter Avocats:
Omdat ik onlangs mijn kantoor heb opgericht met een bijzonder dynamische partner, was het vanaf het begin noodzakelijk om een moderne en efficiënte manier van werken te implementeren, waardoor we op elk moment en op elke plaats met elkaar of met onze klanten kunnen communiceren.
We communiceren daarom dagelijks via WhatsApp en Slack, zowel professioneel als persoonlijk.
Om onze verschillende projecten beter te organiseren, hebben we ook een Trello opgezet, maar ik geef toe dat ik deze niet optimaal gebruik, omdat het absoluut noodzakelijk is om meerdere keren per dag verbinding te maken met deze oplossing.
Geconfronteerd met de talloze beperkingen en verplichtingen waarmee we dagelijks worden geconfronteerd, hebben we uiteindelijk de keuze gemaakt om een beroep te doen op Jarvis. Dankzij deze tool hebben we de organisatie van het kantoor kunnen optimaliseren, onze klanten een persoonlijke ruimte kunnen bieden waar we documenten met hen kunnen uitwisselen en onze boekhouding eenvoudig en efficiënt kunnen beheren.
Dankzij al deze oplossingen kunnen wij ons concentreren op onze kernactiviteiten en op afstand blijven werken.