Een moderne en innovatieve visie op gerechtigheid ten dienste van het Malinese volk
De Malinese justitie wordt al jaren geconfronteerd met een eenvoudig probleem, maar met ernstige gevolgen: griffiers zijn slecht opgeleid en moeten zich schikken in arbeidsomstandigheden die bemoeilijkt worden door een laag uitrustingsniveau. De aantekeningen en hoorverslagen blijken in veruit de meeste gevallen vrijwel onbruikbaar. Daarom wordt het voor rechters een uitdaging om recht te spreken op basis van onderbouwde en gedocumenteerde zaken.
De politiebureaus en gendarmes van het land worden met dezelfde moeilijkheden geconfronteerd; de verslagen van verhoren en verhoren zijn niet bruikbaar en maken het onderzoek van zaken zeer ingewikkeld.
Opslag en archivering zijn eveneens belangrijke aandachtspunten. De molens van de rechtspraak draaien langzaam, vaak aanzienlijk. Het langdurig bewaren van dossiers en de daarin opgenomen documenten is essentieel voor een eerlijk proces. Ook hier staat veel op het spel en zijn de omstandigheden uitdagend: de huidige faciliteiten en apparatuur zijn vaak ongeschikt voor de opslag van dergelijke documenten.
Onder leiding van de Malinese minister van Justitie, de heer Mamadou Konate , werd een project voor digitale transformatie van het rechtssysteem gelanceerd. Dit project richtte zich op een beheersysteem dat drie belangrijke uitdagingen moest aanpakken: het bieden van een oplossing voor het digitaliseren van documenten om alle informatie met betrekking tot een dossier te centraliseren, het aanbieden van een oplossing voor digitale opname en automatische transcriptie, en het bieden van een hoge mate van aanpasbaarheid aan de specifieke werkwijzen van elke deelnemende instantie.
Het ministerie startte vervolgens een consultatie met verschillende softwareleveranciers, voornamelijk Europese, om een innovatieve oplossing te vinden die zou voldoen aan de lokale technische en financiële beperkingen. Jarvis Legal kwam naar voren als de volledig gehoste beheersoplossing, die via een krachtige API toegankelijk is voor het ecosysteem en voldoet aan alle criteria die in de aanbesteding waren vastgesteld.
Jarvis Legal wint aanbesteding
We hebben vele uren besteed aan het opbouwen van het aanbod dat het Malinese ministerie van Justitie heeft overtuigd. Dit was een echte uitdaging, zowel technisch (we moesten functies integreren die we toen nog niet hadden) als financieel (het project werd door Nederland gefinancierd via de ambassade in Mali). Wij waren echter de enige uitgever die op alle ingediende verzoeken kon reageren.
Ons aanbod omvatte uiteraard de managementoplossing voor advocaten en juridische professionals, die door het tijdschrift Décideurs voor het derde jaar op rij als nummer 1 werd uitgeroepen , maar ook digitale spraakrecorders en krachtige scanners. Deze apparaten werden specifiek geselecteerd vanwege hun mogelijkheid om via de API's verbinding te maken met Jarvis Legal.
Het werk voor ons R&D-team was nog maar net begonnen. Er moesten veel uitdagingen worden overwonnen om deze verschillende diensten perfect te integreren en gebruiksvriendelijk voor de gebruikers te maken.
Intensief voorbereidend werk
Nadat het contract was toegekend, werd in de zomer van 2017 een eerste missie uitgevoerd. Het doel was om de betrokkenen bij het project te ontmoeten en de locaties te inspecteren die met Jarvis Legal zouden worden uitgerust. Hoewel Jarvis Legal eenvoudig te implementeren is omdat het volledig gehost wordt, vereist het nog steeds twee essentiële elementen om te functioneren: een internetverbinding (een simpele ADSL-verbinding is voldoende) en een computer. De bezochte locaties waren echter ofwel niet uitgerust, ofwel zeer gebrekkig uitgerust. De lokale autoriteiten reageerden snel door de benodigde apparatuur en internetverbindingen voor de implementatie van Jarvis Legal te bestellen.
Tegelijkertijd werkten onze R&D-teams aan de integratie van de API’s voor de scanners en digitale dictafoons die werden verstrekt in het kader van de aanbesteding. Ze werkten ook aan de integratie van de spraakherkenningsdienst, die voortdurend kan worden verbeterd dankzij autonoom leren van het neurale type.
In het bijzonder moest de uitdaging van het vereenvoudigen van de handelingen worden aangegaan om ervoor te zorgen dat een gebruiker een document gemakkelijk kon scannen door het rechtstreeks in de juiste map te plaatsen. Of hij kan een hoorzitting, pleidooi of verklaring opnemen en het bestand gewoon in Jarvis Drive plaatsen om het vervolgens te transcriberen, zodat het automatisch wordt omgezet in een kant-en-klaar Word-document, en dat alles binnen enkele seconden.
Een succesvolle implementatie
De inzetmissie werd in januari 2019 uitgevoerd. Ze duurde een week in Bamako en de omliggende steden. De secretaris-generaal van het ministerie van Justitie van Mali en de ambassadeur van Nederland in Mali hebben bij deze gelegenheid de officiële lancering van Jarvis Legal ingehuldigd.
Naast de implementatie van de beheeroplossing zorgden we voor de training van zowel toekomstige gebruikers als lokale beheerders. We hebben hen ook ondersteund bij de configuratie en personalisatie van hun ruimtes, waarbij elke site zijn eigen omgeving heeft. De apparatuur is ook op elke locatie ingezet.
Wij waren vooral onder de indruk van de concentratie en betrokkenheid van de sprekers ter plaatse. Het is dankzij hen dat het project een succes was en onder de beste omstandigheden kon worden uitgevoerd.
Justitie is beter toegerust om de uitdagingen van vandaag en morgen het hoofd te bieden
Met Jarvis Legal kunnen rechtbanken, gendarmes en politiebureaus nu de documenten in de onderzochte dossiers digitaliseren, deze opslaan in een enkele en beveiligde database en zo gemeenschappelijke informatie delen die door bevoegde personen kan worden geraadpleegd. Deze laatsten zullen daarom bij het nemen van hun beslissingen kunnen vertrouwen op betrouwbare en duurzame informatie.
Gerechtsrapporten en verklaringen worden automatisch geschreven en in het juiste dossier opgeslagen. Dit levert voor alle betrokkenen een aanzienlijke tijdsbesparing op. De kwaliteit van de informatie bereikt een voorheen ongeëvenaard niveau van kwaliteit en betrouwbaarheid.
Rechters hebben eindelijk toegang tot complete, gedetailleerde en hoogwaardige informatie , inclusief een onweerlegbare chronologie van gebeurtenissen en beslissingen. De informatie is gecentraliseerd, waardoor iedereen die daartoe bevoegd is de documenten kan raadplegen, die altijd actueel zijn. Griffiers besparen waardevolle tijd, wat resulteert in een onbetwistbaar hoogwaardig resultaat.
Een eerste stap die om anderen vraagt
Dit project is slechts de eerste steen in de digitale transformatie die de Malinese overheid onderneemt. Andere behoeften kunnen worden gedekt door nieuwe innovatieve oplossingen zoals de burgerlijke stand en volkstelling, maar ook het beheer van kadaster. Deze twee voorbeelden zijn formidabele hefbomen voor de Malinese staat, die zo een beter inzicht kan krijgen in de keuzes die hem de komende decennia zullen opleveren.