Herinnering over de AVG
Sinds 25 mei is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Het betreft alle publieke of private organisaties die verplicht zijn persoonsgegevens van inwoners van de Europese Unie te verwerken.
Uw advocatenkantoor is in feite onderworpen aan deze nieuwe regelgeving en u moet eraan voldoen als u dat nog niet doet.
Keten van verantwoordelijkheid
Tot uw verplichtingen in verband met de AVG moet u met name uw gegevensverwerking in kaart brengen, een audit van uw interne systemen uitvoeren en ervoor zorgen dat uw onderaannemers de Europese Verordening naleven. Deze laatsten, die ook getroffen worden door de AVG, zijn onderworpen aan dezelfde verplichtingen en moeten intern dezelfde controles uitvoeren als bij hun onderaannemers.
Dit wordt de keten van verantwoordelijkheid genoemd: elke organisatie die onder de verordening valt, ziet toe op de naleving door haar onderaannemer, die op zijn beurt toeziet op de naleving door zijn onderaannemer, enzovoort.
Gegevensbeheerder en/of onderaannemer?
Uw verplichtingen verschillen als u een gegevensbeheerder of een gegevensverwerker bent.
Volgens de AVG bent u de verwerkingsverantwoordelijke wanneer u persoonsgegevens direct of indirect verzamelt voor een specifiek doel. In dat geval bent u verplicht de betrokkene te informeren over het precieze doel van de gegevensverzameling, zijn of haar rechten en moet u de verzamelde gegevens tot een minimum beperken.
Omgekeerd bent u een gegevensverwerker als u alleen gegevens verwerkt namens en onder de autoriteit van de gegevensbeheerder. In dat geval moet u technische en organisatorische maatregelen treffen om de beveiliging en vertrouwelijkheid te waarborgen van de gegevens die namens en onder de autoriteit van die gegevensbeheerder worden verwerkt.
In de praktijk voert het merendeel van de organisaties de verwerking uit als gegevensbeheerder (dat wil zeggen voor eigen rekening, zoals verwerkingen met betrekking tot HR of klantenbeheer) en als onderaannemer namens hun klanten.
Aansprakelijkheid en risico's voor de Advocaat
Volgens de AVG moet u alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen nemen om de integriteit, veiligheid en vertrouwelijkheid te waarborgen van de gegevens die u verzamelt of verwerkt.
Als u dus de gegevens die u zelf verzamelt opslaat (op uw computer, USB-stick, externe harde schijf, lokale server, etc.), wordt u beschouwd als zowel een gegevensbeheerder als een gegevensverwerker. In dit geval moet u zelf de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw gegevens garanderen door bijvoorbeeld een back-up, redundantie en encryptie van uw gegevens in te richten, de toegang tot uw computerterminals te beveiligen, enz.
Het niet naleven van de AVG kan leiden tot een boete van maximaal 20 miljoen euro of 4% van uw wereldwijde omzet (zie artikel 83 van de AVG ).
Gehoste software vs. lokaal geïnstalleerd
Als u beschikt over praktijkmanagementsoftware die lokaal is geïnstalleerd (d.w.z. op uw computer of lokale server), bent u dus volledig verantwoordelijk voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Het beveiligen van uw gegevens kan een lang, complex en duur proces zijn, maar ligt vooral ver buiten uw vakgebied. Veel advocaten die lokaal geïnstalleerde software gebruiken, hebben gegevensverlies geleden als gevolg van diefstal, hacking, vrijwillige (kwaadwillige) of onvrijwillige (waterschade, brand) beschadiging of veroudering van hun computerapparatuur.
Omgekeerd, als u volledig cloudgebaseerde software gebruikt, zoals Jarvis, delegeert u deze rol van gegevensverwerker en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het directe beheer van de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Uw gegevensverwerker zal deze rol immers voor u op zich nemen, maar altijd onder uw toezicht.
Andere voordelen van gehoste software
Werken met gehoste software brengt u nog veel meer voordelen met zich mee en dat allemaal tegen lagere kosten. Allereerst geeft het u toegang tot apparatuur op professioneel niveau en de allernieuwste technologieën. Bij Jarvis worden uw gegevens opgeslagen in datacenters die zijn uitgerust met krachtige opslagbays die voldoen aan de Very High Availability (THD)-standaard en draaien op apparatuur en technologieën die zijn ontwikkeld door de grootste spelers op de markt: Hewlett-Packard, Cisco, CheckPoint, VMWare .
Ten tweede geeft het u toegang tot een bijna militair beveiligingsniveau. Uw gegevens worden gehost in datacentra (NB: bij OVH in Frankrijk als u een Jarvis-gebruiker bent) die zijn uitgerust met omvormers en generatoren, videobewakings- en bewegingsdetectiesystemen en monitoringpersoneel. Hun toegang wordt streng gecontroleerd en beperkt tot geautoriseerd personeel dat is uitgerust met RFID-badges en/of geïdentificeerd door biometrische herkenning.
Bovendien wordt er meerdere keren per dag automatisch een back-up van uw gegevens gemaakt en gerepliceerd in geografisch verafgelegen datacentra (let op: de OVH-datacentra in Roubaix, Straatsburg en Gravelines als u een Jarvis-gebruiker bent). Uw gegevens worden op dezelfde manier gecodeerd met behulp van een coderingsprotocol van bankkwaliteit met een 4096-bits coderingssleutel.
Ten slotte biedt gehoste software de mobiliteit die zo cruciaal is in de hedendaagse advocatuur. Of u nu op kantoor bent, thuis, bij uw cliënt, in de rechtbank, op straat of in een taxi, u hebt op elk moment vanaf elk apparaat toegang tot alle gegevens van uw kantoor.
Datahosting en Privacy Shield
Hoewel gehoste software veel voordelen met zich meebrengt, blijft het uw verantwoordelijkheid om te controleren in welk land uw gegevens worden verwerkt. Volgens de Verordening moeten uw gegevens worden verwerkt in een zogenaamd adequaat land, dat wil zeggen een lid van de EU of de EER of een ander land dat profiteert van een gegevensbeschermingsmechanisme dat door de EU gelijkwaardig wordt geacht aan de AVG. Bij Jarvis hebben we uw gegevens altijd gehost bij OVH in Frankrijk of, indien mogelijk, in uw praktijkland.
Wees voorzichtig met software die in de VS wordt gehost en uw gegevens verwerkt onder het EU-VS Privacy Shield. Deze overeenkomst, die Safe Harbor verving, werd onlangs door de gegevensbeschermingsautoriteiten van de lidstaten (waaronder de CNIL, de Franse gegevensbeschermingsautoriteit, en de leden van de Artikel 29-werkgroep, oftewel de G29) als ontoereikend beschouwd. Onder druk van de G29 heeft het Europees Parlement op 14 juni zelfs opgeroepen tot de intrekking van het Privacy Shield als de Amerikaanse overheid niet vóór 1 september 2018 sterkere garanties biedt voor de bescherming van gegevens die naar de VS worden overgedragen.
Gemoedsrust
Gehoste software zoals Jarvis biedt u volledige garanties met betrekking tot de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens, in overeenstemming met de AVG. Bovendien geeft het u toegang tot geavanceerde apparatuur, beveiliging en mobiliteit. U kunt zich volledig richten op het beheren van uw bestanden en de communicatie met uw klanten. Jarvis regelt de rest.