Naast een juridisch specialist, een adviseur en een professional die de belangen van zijn cliënt het beste verdedigt, is een advocaat ook een ondernemer, die ertoe wordt aangezet alle aspecten van zijn beroep te verkennen. In die zin ontkomt een advocaat niet aan de administratieve verplichtingen die voor alle zelfstandigen gelden, zoals bijvoorbeeld de boekhouding. Samen nemen we de boekhoudkundige verplichtingen door die voor het beroep gelden, evenals de best practices voor het automatiseren van uw boekhouding als advocaat.
De boekhoudkundige verplichtingen van advocaten: wat zijn de regels?
Net als bij alle andere ondernemers zijn de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van advocaten afhankelijk van het toepasselijke belastingregime. Er zijn doorgaans twee soorten plannen die advocaten gebruiken om hun zelfstandige activiteit uit te oefenen:
- – micro-BNC-regime
- – BNC-regime in gecontroleerde aangifte
Boekhouding voor advocaten in micro-BNC
De micro-BNC is het regime dat een advocaat in staat stelt te profiteren van verlichting op het gebied van boekhoudkundige en administratieve verplichtingen. Een advocaat die onder dit regime valt (vaak een meewerkende advocaat aan het begin van zijn carrière) hoeft immers geen rekeningen af te sluiten op het einde van het boekjaar, noch hoeft hij een balans in te dienen bij de administratie. Aan de andere kant, een micro-BNC-advocaat verplicht om een receptenboek bij te houden. Hierin worden alle uitgevoerde incasso's vermeld, evenals de details ervan (bedrag van de vergoedingen, betaalwijze, datum, enz.).
De boekhouding van een micro-BNC-advocaat beperkt zich niet alleen tot het bijhouden van dit boek. Als professional heeft een advocaat de verplichting om offertes en facturen uit te reiken aan zijn cliënten. Ongeacht of de micro-BNC-advocaat erelonen factureert aan zijn kantoor of aan zijn eigen cliënten, voor elke dienst is een factuur verplicht. Bovendien kunnen deze taken het meest repetitief blijken te zijn.
Het andere administratieve aspect van micro-BNC-advocaten betreft de BTW-aangiften. Een advocaat die bepaalde omzetdrempels (€ 44 en € 500) overschrijdt, wordt BTW-plichtig. L'onderwerping van een micro-BNC-advocaat aan BTW houdt voor hem de verplichting in om elke maand of elk kwartaal een BTW-aangifte op te stellen, afhankelijk van het gekozen regime.
Boekhouding voor advocaten in gecontroleerde aangifte
De boekhouding van advocaten in gecontroleerde aangifte is complexer dan die van advocaten in micro-BNC. Advocaten voor gecontroleerde aangifte hebben immers een wettelijke verplichting om een volledige boekhouding bij te houden (verplichting of cashflow, naar keuze). Boekhouding vereist:
- – het jaarlijks doorgeven van de jaarrekening aan de Belastingdienst (zowel balans, winst- en verliesrekening als bijlagen). We hebben het over de beroemde verklaring van 2035
- – het bijhouden van een boekhouding waarin alle stromen van de activiteit van de advocaat moeten worden vermeld, ingedeeld in de juiste boekhoudcategorie
- – de verplichting om alle documenten te bewaren die de activiteitenstromen rechtvaardigen (facturen, ontvangstbewijzen, onkostendeclaraties, aankoopnota's, enz.).
Omdat hij onderworpen is aan de BTW, moet een advocaat in gecontroleerde aangifte zijn aangiften maandelijks of elk kwartaal (afhankelijk van het gekozen regime) naar de Belastingdienst sturen.
Net als bij het micro-BNC-regime is facturering volgens wettelijke normen verplicht voor onafhankelijke advocaten die werkzaam zijn onder het gecontroleerde aangifteregime.
Ons advies om als advocaat geen tijd te verspillen met boekhouden
Zoals u ziet zijn boekhouding en administratie geen pretje voor advocaten. Gelukkig zijn er oplossingen om uw dagelijkse leven als advocaat te vereenvoudigen en tijd te besparen tussen cliëntvergaderingen, hoorzittingen en dossiers.
Automatiseer zoveel mogelijk taken
1. Facturering
Om tijd vrij te maken, kunt u overwegen om efficiënte facturatiesoftware te gebruiken. Kies software waarmee u catalogi van terugkerende vergoedingen, kosten en uitgaven kunt maken. Zo kunt u als meewerkend advocaat in twee muisklikken facturen genereren voor uw kantoor voor de herfacturatie van erelonen. Dit is ook wat wordt voorgesteld Jarvis juridisch. U kunt zelf vooraf gedefinieerde activiteitenlijsten maken, waardoor u veel tijd bespaart op het gebied van tijdsinvoer en facturatie.
2. Beheer van ondersteunende documenten
Het beheren van de ondersteunende documenten is zeker het meest pijnlijke deel. Als u niet de gewoonte heeft om uw boekhouding onderweg te doen, loopt u het risico dat u met een hoop opgebouwde facturen en tickets komt te zitten. Om te voorkomen dat u overweldigd raakt, kunt u overwegen software te gebruiken waarmee u ondersteunende documenten kunt digitaliseren door foto's te maken of deze te uploaden. Dit zal u ertoe aanzetten om uw bewijsstukken na verloop van tijd door te sturen naar uw accountant. Hier ook, Jarvis bespaart veel tijd door twee vliegen in één klap te slaan: u kunt uw ondersteunende documenten in de juiste map in uw dossier deponeren, die deze ook automatisch naar Acasi stuurt om in uw boekhouding te integreren.
Gedelegeerde, u bent geen boekhoudkundig expert
Alleen al het beheren van uw boekhouding, BTW-aangiften en balans stelt u bloot aan fouten en onoplettendheid. U bent geen expert op het gebied van boekhouding, dus het is beter om al deze wettelijke verplichtingen te delegeren aan deskundigen wier werk het is. Stelt u zich de stress en angst eens voor als u de deadline voor uw balans of btw-aangifte niet haalt. Bel een accountant die dit hele onderdeel voor u regelt. Dit bespaart je tijd, zenuwen en de mentale belasting die boekhouden met zich meebrengt voor zelfstandigen. Met Acasi heeft u een coach die zich met uw dossier bezighoudt en die als missie heeft u bij al deze stappen te ondersteunen.
Gebruik moderne oplossingen
Zoals we in de inleiding al zeiden, betekent advocaat zijn ook ondernemer zijn. Deze rol impliceert een zekere waakzaamheid en vooral anticipatie op het beheer van de cashflow. Dit kan vervelend zijn als u niet over het juiste gereedschap beschikt. Gebruik hulpmiddelen waarmee u onaangename verrassingen kunt voorkomen.
Samenvattend kan het boekhoudkundige en administratieve beheer vervelend zijn als u niet over de juiste hulpmiddelen beschikt. Betekent dit dat we het aantal abonnementen en dus de kosten moeten verhogen om efficiënt te blijven? Neen. Gelukkig zijn er alles-in-één oplossingen die je kunnen helpen. Bijvoorbeeld, Jarvis et ACASI bieden eenvoudige, intuïtieve hulpmiddelen die uw dagelijkse leven vereenvoudigen. Acasi, de accountant voor advocaat, is zowel een boekhoudapplicatie die al uw boekhoudtaken automatiseert om u dagelijks te helpen, als een accountantskantoor, geregistreerd bij de Orde van Registeraccountants om aan al uw wettelijke verplichtingen te voldoen. Direct, Dankzij het Jarvis x Acasi-partnerschap profiteert u van 10% korting op al hun aanbiedingen.
Ga ervoor!
