Naast een juridisch specialist, een adviseur en een professional die de belangen van zijn cliënt het beste verdedigt, is een advocaat ook een ondernemer, die ertoe wordt aangezet alle aspecten van zijn beroep te verkennen. In die zin ontkomt een advocaat niet aan de administratieve verplichtingen die voor alle zelfstandigen gelden, zoals bijvoorbeeld de boekhouding. Samen nemen we de boekhoudkundige verplichtingen door die voor het beroep gelden, evenals de best practices voor het automatiseren van uw boekhouding als advocaat.
De boekhoudkundige verplichtingen van advocaten: wat zijn de regels?
Net als bij alle andere ondernemers zijn de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen van advocaten afhankelijk van het toepasselijke belastingregime. Er zijn doorgaans twee soorten plannen die advocaten gebruiken om hun zelfstandige activiteit uit te oefenen:
- – micro-BNC-regime
- – BNC-regime in gecontroleerde aangifte
Boekhouding voor advocaten in micro-BNC
Het micro-BNC-regime biedt advocaten de mogelijkheid te profiteren van vereenvoudigde boekhoudkundige en administratieve verplichtingen. Een advocaat die onder dit regime werkt (vaak een junior advocaat aan het begin van zijn of haar carrière) hoeft namelijk geen jaarrekening af te sluiten en geen balans in te dienen bij de belastingdienst. Wel is een micro-BNC-advocaat verplicht een omzetregister bij te houden. In dit register worden alle ontvangen betalingen vastgelegd, inclusief details zoals het honorariumbedrag, de betaalmethode, de datum, enz.
De boekhouding van een micro-BNC-advocaat beperkt zich niet alleen tot het bijhouden van dit boek. Als professional heeft een advocaat de verplichting om offertes en facturen uit te reiken aan zijn cliënten. Ongeacht of de micro-BNC-advocaat erelonen factureert aan zijn kantoor of aan zijn eigen cliënten, voor elke dienst is een factuur verplicht. Bovendien kunnen deze taken het meest repetitief blijken te zijn.
Een ander administratief aspect voor advocaten van micro-BNC's betreft de btw-aangifte. Een advocaat die bepaalde omzetdrempels overschrijdt (€44.500 en €55.700) is btw-plichtig. Btw-plichtig zijn voor een advocaat van een micro-BNC betekent dat hij of zij maandelijks of per kwartaal btw-aangifte moet doen, afhankelijk van het gekozen belastingstelsel.
Boekhouding voor advocaten in gecontroleerde aangifte
De boekhouding van advocaten in gecontroleerde aangifte is complexer dan die van advocaten in micro-BNC. Advocaten voor gecontroleerde aangifte hebben immers een wettelijke verplichting om een volledige boekhouding bij te houden (verplichting of cashflow, naar keuze). Boekhouding vereist:
- – het jaarlijks doorgeven van de jaarrekening aan de Belastingdienst (zowel balans, winst- en verliesrekening als bijlagen). We hebben het over de beroemde verklaring van 2035
- – het bijhouden van een boekhouding waarin alle stromen van de activiteit van de advocaat moeten worden vermeld, ingedeeld in de juiste boekhoudcategorie
- – de verplichting om alle documenten te bewaren die de activiteitenstromen rechtvaardigen (facturen, ontvangstbewijzen, onkostendeclaraties, aankoopnota's, enz.).
Omdat hij onderworpen is aan de BTW, moet een advocaat in gecontroleerde aangifte zijn aangiften maandelijks of elk kwartaal (afhankelijk van het gekozen regime) naar de Belastingdienst sturen.
Net als bij het micro-BNC-regime is facturering volgens wettelijke normen verplicht voor onafhankelijke advocaten die werkzaam zijn onder het gecontroleerde aangifteregime.
Ons advies om als advocaat geen tijd te verspillen met boekhouden
Zoals u ziet zijn boekhouding en administratie geen pretje voor advocaten. Gelukkig zijn er oplossingen om uw dagelijkse leven als advocaat te vereenvoudigen en tijd te besparen tussen cliëntvergaderingen, hoorzittingen en dossiers.
Automatiseer zoveel mogelijk taken
1. Facturering
Om tijd te besparen, kunt u overwegen efficiënte factureringssoftware te gebruiken. Kies voor software waarmee u catalogi kunt maken van terugkerende kosten, uitgaven en onkosten. Als bijvoorbeeld advocaat-medewerker kunt u dan met slechts twee klikken facturen voor uw kantoor genereren om uw honoraria te factureren. Dit is precies wat Jarvis Legal biedt . U kunt uw eigen vooraf gedefinieerde activiteitenlijsten maken, wat u aanzienlijk veel tijd bespaart bij het invoeren van uren en facturering.
2. Beheer van ondersteunende documenten
Het beheren van bonnetjes is ongetwijfeld het meest tijdrovende onderdeel. Als u niet gewend bent om uw boekhouding gaandeweg bij te houden, loopt u het risico dat u uiteindelijk een berg facturen en bonnetjes overhoudt. Om te voorkomen dat u overweldigd raakt, kunt u overwegen software te gebruiken waarmee u bonnetjes kunt digitaliseren door er foto's van te maken of ze te uploaden. Dit moedigt u aan om uw bonnetjes direct naar uw accountant te sturen. Ook hier bespaart Jarvis u veel tijd door twee vliegen in één klap te slaan: u kunt uw bonnetjes uploaden naar de juiste map in uw account, waarna ze automatisch naar Acasi worden verzonden om in uw boekhoudsysteem te worden geïntegreerd.
Gedelegeerde, u bent geen boekhoudkundig expert
Alleen al het beheren van uw boekhouding, BTW-aangiften en balans stelt u bloot aan fouten en onoplettendheid. U bent geen expert op het gebied van boekhouding, dus het is beter om al deze wettelijke verplichtingen te delegeren aan deskundigen wier werk het is. Stelt u zich de stress en angst eens voor als u de deadline voor uw balans of btw-aangifte niet haalt. Bel een accountant die dit hele onderdeel voor u regelt. Dit bespaart je tijd, zenuwen en de mentale belasting die boekhouden met zich meebrengt voor zelfstandigen. Met Acasi heeft u een coach die zich met uw dossier bezighoudt en die als missie heeft u bij al deze stappen te ondersteunen.
Gebruik moderne oplossingen
Zoals we in de inleiding al zeiden, betekent advocaat zijn ook ondernemer zijn. Deze rol impliceert een zekere waakzaamheid en vooral anticipatie op het beheer van de cashflow. Dit kan vervelend zijn als u niet over het juiste gereedschap beschikt. Gebruik hulpmiddelen waarmee u onaangename verrassingen kunt voorkomen.
Kortom, het beheren van boekhoudkundige en administratieve taken kan omslachtig zijn als u niet over de juiste tools beschikt. Betekent dit dat u uw abonnementen en daarmee uw kosten moet verhogen om efficiënt te blijven? Nee. Gelukkig bestaan er alles-in-één-oplossingen die u hierbij kunnen helpen. Jarvis en ACASI bieden bijvoorbeeld eenvoudige, intuïtieve tools die uw dagelijkse taken vereenvoudigen. Acasi, het accountantskantoor voor advocaten , is zowel een boekhoudapplicatie die al uw boekhoudtaken automatiseert en u dagelijks helpt, als een erkend accountantskantoor, geregistreerd bij het Franse Instituut van Registeraccountants (Ordre des experts-comptables), dat al uw wettelijke verplichtingen afhandelt. Dankzij de samenwerking tussen Jarvis en Acasi profiteert u momenteel van 10% korting op al hun aanbiedingen.
Ga ervoor!