Voeg waarde toe aan de gegevens van uw bedrijf
Als advocaat voelt u zich bijzonder thuis in uw vakgebied(en). Maar als het om toegang gaat een informatie met betrekking tot uw activiteit, worden de zaken ingewikkeld. Kunt u bijvoorbeeld in een paar seconden zeggen:
- Welke klant of medewerker draagt het meest bij tot de groei of vermindering van de activiteit van het bedrijf?
- Wat is de gemiddelde betalingstermijn van uw facturen?
- Hoeveel nieuwe bestanden zijn er deze maand gemaakt? Dit trimester? Dit jaar ?
Waarom zijn KPI’s belangrijk voor uw advocatenkantoor?
Het woord KPI is al jaren een zeer trendy woord, vooral na de opkomst van startups en de fondsenwerving die daarmee gepaard gaat. Ondernemers en investeerders zweren bij het nauwgezet, soms obsessief, monitoren van KPI’s. Maar hoe kan dit nuttig zijn voor uw advocatenkantoor en uw onderneming in het bijzonder? DE Kritieke Prestatie Indicatorenof CPI, zijn bedrijfsindicatoren die de prestaties van uw activiteit en uw organisatie meten. KPI's bieden u informatie en gekwantificeerde gegevens waarmee u kunt reageren op de uitdagingen van uw bedrijf. Ze moeten daarom meetbaar, uniek en specifiek gericht zijn op uw eigen activiteit. Door deze specifieke prestatie-indicatoren te leren identificeren, meten en benutten, bieden de KPI’s van uw bedrijf u:- een meetbare prestaties : Er is een groot verschil tussen het verzamelen van gegevens en het analyseren ervan. Als u wilt bepalen of u goed heeft gepresteerd of niet, moet u eerst uw doelen bepalen. Door uw prestatie-indicatoren te identificeren en te monitoren, kunt u het succes van uw bedrijf beter meten.
- responsabilité : Als u de KPI's die u wilt volgen niet heeft gedefinieerd, is het moeilijk om te weten wie of wat verantwoordelijk is voor de tegengekomen successen of mislukkingen. Dat maakt het des te moeilijker om het in de toekomst te reproduceren of te vermijden. Het selecteren en monitoren van specifieke prestatie-indicatoren maakt het mogelijk om succesfactoren beter te identificeren.
- Voorspelbaarheid : Bij gebrek aan KPI's wordt u gedwongen te speculeren over de positieve of negatieve gebeurtenissen die zich binnen het bedrijf kunnen voordoen. Nu de belangrijkste indicatoren aanwezig zijn en gemakkelijk te raadplegen zijn, is het nu eenvoudig om te anticiperen op de acties die de meeste kans van slagen hebben en deze uit te voeren.
- Geautomatiseerd : Zodra uw KPI's aanwezig zijn en er een volledig geautomatiseerd volgsysteem is, is het gebruik van de gegevens relatief eenvoudig. Het enige dat u hoeft te doen, is wat tijd vrijmaken om uw gegevens te analyseren en typisch gedrag (goed of slecht) te identificeren. U heeft dan een helder beeld van de te realiseren aanpassingsmogelijkheden.
Hoe kiest u de beste KPI’s voor uw advocatenkantoor?
Hoewel het duidelijk is dat het van cruciaal belang is om de prestaties van het bedrijf te meten om de sterke punten ervan te bepalen, is dat nu nog steeds het geval KPI’s identificeren die er toe doen en die passen bij uw bedrijf en praktijk. Niet alle KPI's zijn noodzakelijkerwijs nuttig om de activiteiten van uw bedrijf te begrijpen. Het willen monitoren van alle beschikbare prestatie-indicatoren heeft weinig zin en loopt het risico dat de informatie wordt overstemd in plaats van benadrukt. U moet zich daarom eerst afvragen wat de belangrijkste doelstellingen van uw praktijk zijn en wat uw definitie van succes is. Dit zijn de essentiële vragen die u uzelf moet stellen voordat u de te volgen KPI's definieert: 1. Wat moet je meten? Als het gaat om de vraag welke gegevens kunnen worden gevolgd, zijn de mogelijkheden vrijwel onbeperkt. Begin met het bepalen welke soorten gegevens inzicht kunnen bieden dat relevant is voor uw bedrijf en welke gegevens nodig zijn om dat inzicht te krijgen. 2. Welke informatie beschikt u al? Het is onnodig om te zeggen dat het onmogelijk is om gegevens bij te houden waarvan u niet de eigenaar bent. De eerste stap om te vestigen uw lijst met KPI's Het gaat dus om het identificeren van de gegevens die voor u toegankelijk zijn binnen uw beheeroplossing.- Vestigen een lijst met beschikbare gegevens.
- Identificeren als er een kloof bestaat tussen de informatie die u wilt verkrijgen en de toegankelijke gegevens.
- Controle als uw praktijk toepassingen gebruikt die met elkaar zijn geïntegreerd om gegevens op te vragen en optimaal te gebruiken.
KPI's om te volgen
“Alleen wat kan worden gemeten, kan worden beheerd. » Welke KPI's u ook bijhoudt, het is belangrijk om te onthouden dat geen enkele zinvol is buiten uw context. Het expertisegebied, de vorm van het kantoor, het type vereniging, de werking tussen partners zijn allemaal parameters die rechtstreeks van invloed zijn op de KPI’s en hun analyses.Marketing-KPI's
Advocatenkantoren falen, net als bedrijven, als ze meer uitgeven dan ze verdienen. Het is daarom niet voldoende om indicatoren te meten die betrekking hebben op traditionele uurfacturering. Uw praktijk kan de huidige en toekomstige cashflowpositie begrijpen door de volgende stappen te volgen: Het volgen van marketing KPI's :- Aantal ondernomen marketingacties
- Marketingbudgetratio (verhouding tussen het totaalbedrag aan marketinguitgaven en de totaal aangerekende honoraria)
- Marketingkosten per klant (verhouding tussen de totale marketinguitgaven en het totale bedrag dat aan klanten wordt gefactureerd)
- Verkeer op de website van het bedrijf
- Prestaties van e-mailmarketing.
- Conversies op de landingspagina's van het bedrijf
KPI voor klantacquisitie
Nieuwe klanten zijn belangrijk voor de groei en duurzaamheid van het bedrijf, maar het vinden en overtuigen ervan blijkt een lastige opgave. Door de onderstaande KPI's te volgen, kunt u identificeren wat goed werkt voor uw eigen bedrijf bij het werven van nieuwe klanten:- Kosten voor het werven van nieuwe klanten
- Aantal nieuwe geopende bestanden
- Aantal nieuwe klanten.
- Aantal nieuwe klanten per bron (website, e-mail, beurzen, etc.)
- Gemiddeld inkomen per nieuw dossier
- Aantal geplande afspraken
- Aantal prospects dat op de consultatieafspraak is verschenen
- Aantal prospects omgezet in klanten
KPI's voor klantrelatiebeheer
Als u eenmaal een nieuwe klant heeft binnengehaald, is het van essentieel belang dat u dat doet de relatie ontwikkelen met dit laatste. Om de werking van uw klantenbestand beter te begrijpen, kunt u de volgende indicatoren in uw monitoring integreren:- Aantal gesloten dossiers
- Gemiddeld gefactureerd bedrag per gesloten dossier
- Groeipercentage van klanten
- Percentage inactieve cliënten (verhouding tussen het aantal cliënten waarvoor geen dossier actief is en het totaal aantal cliënten van het kantoor)
- Gemiddelde kosten per klant
- Gemiddelde kosten per nieuwe klant
- Groei in honoraria voor de 10 beste klanten
- Expertisegebied per opdrachtgever
- Aantal betrokken advocaten per cliënt
- Aantal bestanden per klant
Productiviteit KPI's
Een effectief advocatenkantoor is a winstgevende onderneming. Voor veel advocatenkantoren blijft dit echter een groot probleem. Door de productiviteit van het bedrijf te monitoren, kunt u snel tijdrovende onderwerpen identificeren en onderwerpen die niet voldoende worden aangepakt, ook al zijn het kansen om meer omzet te genereren. Hier zijn enkele belangrijke indicatoren om de productiviteit van bedrijven te monitoren:- Aantal factureerbare uren
- Efficiëntiepercentage (aantal factureerbare uren van het aantal uren op een typische werkdag)
- Verhouding tussen het aantal gefactureerde uren en het aantal niet-declarabele gewerkte uren
- Aantal dagen zonder gefactureerde tijd
- Aantal niet-geclaimde dagen
Individuele prestatie-KPI
Terwijl belangrijke bedrijfsindicatoren nuttig zijn om te meten de performance over het geheel et Succes van uw bedrijf heeft u zeker aandacht voor de individuele prestaties van elke medewerker binnen uw teams. De volgende kernindicatoren kunnen u hierbij helpen:- Maandelijkse uitgaven
- Gemiddeld tarief dat in rekening wordt gebracht
- Gemiddeld factureerbaar tarief
- Percentage collega-uren
- Aantal geopende bestanden
- Aantal declarabele uren per assistent
- Aantal dossiers dat naar kantoor is gebracht
- Oorsprong van de inkomsten die naar het bedrijf worden gebracht
- Aantal voltooide taken
Financiële KPI's
Uiteraard zijn de financiële aspecten, winstgevendheid en marges van belang. succescriteria of mislukking voor uw advocatenkantoor. Ook onderstaande indicatoren vragen zeer specifieke aandacht:- CA gefactureerd per maand
- Afschrijving (bedrag gefactureerd op totaal declarabele uren)
- Maandelijkse collectie
- Incassopercentage (bedrag geïnd op het totaal gefactureerde bedrag)
- Bijgewerkte jaarlijkse groei (geprojecteerde jaaromzet gebaseerd op omzet behaald over de afgelopen 3 maanden)
- Bijgewerkte jaarlijkse uitgaven (totaal verwachte jaarlijkse uitgaven, inclusief salarissen, gebaseerd op kosten van de afgelopen 3 maanden)
- Verschil tussen verdisconteerde jaarlijkse groei en verdisconteerde jaarlijkse uitgaven
- Saldo exploitatierekening
- Bedrag van onbetaalde bedragen
- Oud evenwicht
- Gemiddelde netto overhead (directe bedrijfskosten per medewerker)
- Gemiddelde kosten per dossier
- Gemiddelde kosten per nieuw dossier
- Gemiddeld factuurtarief
- Omzetbedrag per vierkante meter
- Omzetbedrag per medewerker
- Omzetbedrag per dossier
Stevige State of Mind KPI
Verder kijken dan financiële of productiviteitsindicatoren is ook leerzaam. Dit is in feite de mogelijkheid om te meten de gemoedstoestand van medewerkers, de mate van naleving van de waarden en cultuur van het bedrijf. Deze indicatoren onthullen de gezondheid van uw kantoor die maar al te vaak worden verwaarloosd, ook al kunnen ze een directe impact hebben op de relaties met uw klanten en, in bredere zin, op de activiteiten van het bedrijf.- Mate van tevredenheid van medewerkers en medewerkers
- Verhouding vertrek/aankomst binnen het bedrijf
6 stappen om KPI’s binnen het bedrijf te gebruiken
Nu u een duidelijker idee heeft van welke meetgegevens u binnen uw praktijk moet bijhouden, wat moet u dan eigenlijk doen om ze in uw voordeel te gebruiken? Wij adviseren u de volgende 6 stappen te volgen:- Kies de KPI’s die relevant zijn voor uw bedrijf. Zorg ervoor dat u de KPI's die u gebruikt begrijpt en dat u over de juiste gegevens beschikt om deze te ondersteunen.
- Stel doelen. Zorg ervoor dat uw doelen meetbaar zijn en overeenkomen met de strategie van het bedrijf.
- Verzamel gegevens voor elke KPI. Hoewel sommige KPI's direct relevante informatie kunnen opleveren, vereisen andere KPI's een opeenstapeling van gegevens over meerdere maanden om een trend te vormen.
- Meet resultaten. Raadpleeg minimaal één keer per maand uw dashboards en analyseer deze snel om passende actie te ondernemen.
- Arbitrage. Gewapend met de verzamelde informatie en de uitgevoerde analyses neem je de juiste beslissingen om te corrigeren wat gecorrigeerd moet worden. Het belangrijkste is dat uw beslissingen en acties consistent blijven met de doelstellingen van uw bedrijf.
- Herhaal de cyclus. Je werk is niet af. Zodra u actie heeft ondernomen op basis van de verzamelde gegevens, moet u uw KPI’s regelmatig herzien om er zeker van te zijn dat u de juiste gegevens verzamelt, dat u de juiste doelen heeft gesteld en dat uw inspanningen een positieve invloed hebben op de elementen waarnaar u op zoek bent. verbeteren.
