En plus du temps perdu, gérer le casse-tête de la facturation peut vite tourner au cauchemar ! Découvrez toutes les raisons de choisir un logiciel de facturation adapté qui vous permettra d’économiser du temps et donc de l’argent.
Les mentions légales obligatoires sur les factures de votre cabinet
Selon l’article L441-3 du Code de commerce, les mentions obligatoires devant figurer sur vos factures sont :
- Un numéro unique de facture (la séquence doit être chronologique et continue)
- Nom et adresse de l’avocat : les articles 123-237 et 238 du Code du commerce rajoutent des informations supplémentaires recommandées (forme juridique) ou obligatoires (numéro de SIRET si immatriculation au RCS)
- Nom et adresse du client
- La date d’exécution de la prestation de service
- La date d’émission de la facture
- La date d’échéance du règlement
- La quantité et une description précise des services
- Le prix unitaire hors taxe ainsi que les éventuels escomptes ou réductions
- Le taux de pénalités de retard applicable
Depuis 2013, il faut rajouter la mention du montant de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement.
En général, les avocats sont assujettis à la TVA. Si vous êtes dans ce cas, le II de l’article 289 du code général des impôts (CGI) et l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI s’appliquent. Vos factures doivent donc indiquer en plus :
- Le numéro individuel d’identification à la TVA de l’avocat ainsi que celui du client s’il est redevable de la TVA
- Le taux de TVA applicable
- Le montant total HT soumis à la TVA et le montant non soumis à la TVA
- Le montant total TTC à payer
En cas d’exonération de TVA, il faut préciser sur la facture « TVA non applicable, article 293 B du CGI » (ou toute autre disposition adéquate portant exonération de TVA dans le Code général des impôts).
Pour la facturation des honoraires, celle-ci est encadrée par la loi du 31 décembre 1971. Elle fixe différents critères laissés à l’appréciation du professionnel : difficulté du dossier, spécialisation de l’avocat, son expérience ou sa notoriété, etc.
En général, 4 grands modes de facturation sont pratiqués : au temps passé, au forfait, en fonction d’un abonnement ou au résultat (dans ce dernier cas, de façon complémentaire uniquement).
En cas de défaut de facturation, de facture de complaisance ou fictive, l’article 1737 du CGI prévoit une amende de 50 % des sommes versées ou reçues.
Pour toute omission ou inexactitude, la mention légale obligatoire manquante est sanctionnée par une amende de 15 €. S’il y en a plusieurs, un plafonnement est opéré à hauteur de 25 % du montant de la facture.
De plus, en cas de facture non-conforme, vous vous exposez également à une amende pénale pouvant aller jusqu’à 75 000 €.
Le logiciel de facturation : un véritable assistant personnel au quotidien !
Depuis la loi du 30 décembre 2017 dite « anti-fraude à la TVA », les logiciels ou système de caisse doivent obligatoirement être certifiés.
En revanche, aucune obligation de vous équiper ! Si vous utilisez déjà un logiciel de caisse, vous pouvez demander à l’éditeur de logiciel une attestation de certification si ce dernier est déjà en règle.
Tous les autres logiciels de gestion commerciale, de comptabilité ou de facturation ne sont pas concernés par cette loi et ne sont donc pas soumis à l’obligation de certification.
Pour gérer son cabinet, le mieux est encore de se tourner vers des solutions digitales hébergées comme Jarvis Legal.
Un logiciel de facturation et de comptabilité devrait fonctionner comme votre assistant personnel en ligne. C’est ce que fait la plateforme Jarvis Legal. Une fois paramétré, elle s’occupe de tout pour vous.
Inscrivez-vous à une session de démonstration des fonctionnalités de facturation de Jarvis Legal.
Tous les dossiers de tous les collaborateurs sont centralisés sur la plateforme. Ainsi, la communication interne et le pilotage des équipes au sein du cabinet sont facilités. Chaque collaborateur peut rentrer son taux horaire et son temps de travail sur un dossier et les convertir directement en temps à facturer grâce au suivi des temps.
Éditer une facture devient plus intuitif, plus facile et plus rapide : vous réglez une seule fois vos préférences et vous pouvez créer des modèles réutilisables. Ensuite, il ne reste plus qu’à choisir votre type de facturation, votre dossier et à cliquer sur envoyer ! Vous avez même la possibilité de facturer plusieurs dossiers en même temps.
Évidemment, toutes vos factures sont légalement parfaites !
En bref, opter pour la plateforme Jarvis offre un réel gain de temps pour se consacrer à ses dossiers ou pour écrire un petit mot d’accompagnement à transmettre à votre client avec sa facture… !
