El flujo de caja es el quid de la cuestión. Los abogados, independientes o de bufetes de abogados, están igualmente preocupados por esta cuestión central. Sobre todo porque, muy a menudo, tienen una relación ambigua con el dinero. Esto crea a veces situaciones de tensión en un flujo de caja ya debilitado por las diferentes crisis vividas recientemente: huelgas en defensa del sistema de pensiones, movimiento de los chalecos amarillos, asombro vinculado a la pandemia, luego cierre de tribunales y ahora incertidumbre económica creada por la guerra en Ucrania. .
Afortunadamente, existen buenas prácticas para impulsar el flujo de caja de la empresa y así protegerse contra el insomnio o periodos de ralentización de la actividad.
1. Administre su flujo de caja
Conocer en cada momento cuál es el nivel de flujo de caja de la empresa constituye la base para cualquier actuación previa sobre el tema.
El primer paso es comprobar periódicamente los fondos disponibles en su cuenta bancaria:
– Si solo tienes una cuenta, consulta el saldo online o desde tu aplicación móvil
– Si tienes varias cuentas bancarias, utiliza un agregador como Bankin (es gratis) que te permitirá ver de un vistazo el total disponible en todas tus cuentas.
El segundo paso es prever tus gastos e ingresos para los próximos tres meses. Crea una hoja de cálculo de Excel donde puedas ingresar tus ingresos y gastos para calcular tu saldo disponible cada mes. Haz clic aquí para descargar la plantilla gratuita. Aquí tienes algunos consejos para completar esta hoja de cálculo.
– Priorizar los gastos e ingresos recurrentes como alquileres, suscripciones varias, pagos mensuales (seguros, contratos de servicios, gastos bancarios, etc.)…
– Luego ingrese las cantidades esperadas en orden descendente para evitar olvidos que tendrían un fuerte impacto en el resultado final.
Este trabajo debe realizarse de forma constante a lo largo del tiempo. Por lo tanto, es importante asegurarse de que esta hoja de cálculo se actualice periódicamente, dedicando una hora a la semana (el mismo día y a la misma hora) para mantenerla activa y útil. Añádela a tu calendario de Outlook para no olvidarlo.
Ahora cuentas con una herramienta que te permite anticiparte y tomar acciones preventivas para evitar encontrarte en una situación delicada. Es hora de pasar a las iniciativas que puede tomar para aumentar su flujo de caja.
2. Retirar dinero antes
Por razones que aún no están claras (hemos apoyado a miles de abogados durante casi 10 años), los abogados a menudo se sienten incómodos al facturar a sus clientes o al hablar con ellos sobre dinero. ¡Es una pena porque esto los coloca muchas veces en una situación financiera complicada que ellos mismos generan!
Esto es aún más lamentable porque cuanto más esperan para facturar a sus clientes, más aumenta la factura y más embarazosa se vuelve la situación para el abogado. En resumen, ¡es la serpiente que se muerde la cola! Afortunadamente, existen soluciones sencillas que el abogado puede implementar rápidamente.
Estas son las conocidas facturas de anticipo . Permiten al abogado cobrar una parte sustancial del importe que facturará por el caso. Una regla de oro dicta que el abogado siempre debe solicitar a su cliente el pago de la factura de anticipo antes de tomar cualquier medida en su nombre. Establecer esta regla desde el principio no generará ningún problema. Al contrario, el cliente apreciará la honestidad y la claridad del enfoque. Por el contrario, recibir una factura inesperadamente siempre es más delicado. Puede conllevar tiempo dedicado a explicaciones y justificaciones.
Factura a tus clientes incluso antes de empezar a trabajar para ellos: esto fomenta una relación sólida y crea un ambiente de trabajo más relajado. Usar software como Jarvis Legal simplifica la creación y el envío de facturas de anticipo, así como la redacción de contratos de honorarios personalizados con la información de contacto del cliente.
3. Factura a tus clientes periódicamente
A medida que avanza el caso, el abogado ingresa tiempo e incurre en costos en nombre de su cliente. Es contraproducente esperar demasiado para facturarlo, por los motivos ya mencionados anteriormente. Es preferible facturar a tu cliente periódicamente, lo que te permitirá mantener un diálogo permanente y constructivo. De hecho, es una oportunidad para mantenerlo informado sobre el progreso de su expediente y responder a cualquier pregunta que pueda tener. Si hay algún problema, se aborda tan pronto como aparece, lo que facilita su rápida resolución.
Existen principalmente tres métodos de facturación eficaces dentro de los despachos de abogados:
– Facturación de pago sobre la marcha
– Facturación a final de mes.
– Facturación al alcanzar un nivel
Para ello, los abogados necesitan una visión actualizada de sus casos, cliente por cliente, para saber cuándo y a quién facturar. Software como Jarvis Legal ofrece esta funcionalidad, permitiendo a los abogados generar facturas para múltiples clientes en cuestión de segundos. Las facturas se personalizan y se imprimen con el membrete del bufete. Se pueden enviar directamente por correo electrónico, con acuse de recibo para facilitar el seguimiento por parte del abogado responsable.
4. Acortar los plazos de pago
Facturar periódicamente a sus clientes le permite activar antes el plazo de pago y cobrar los importes a cobrar más rápidamente. Dependiendo de su actividad y del tipo de clientela, un despacho de abogados concederá plazos de pago variables. Por lo tanto, debe poder identificarlos para poder seguirlos con precisión y activar recordatorios de manera oportuna (ver más abajo).
La fecha límite de pago tendrá un fuerte impacto en el flujo de caja. En efecto, entre el momento en que el servicio es “producido” por el abogado y el momento en que este último recibe el pago, debe financiarse el requisito de capital de trabajo (WCR). Es decir, los gastos ligados al buen funcionamiento de la empresa para producir el servicio prometido a los clientes. Cuanto más tarde facture la empresa, más tarde cobrará, más largo será el plazo a financiar (y por tanto el WCR) y por tanto más caro. Otro efecto perverso, mal comprendido, el BFR puede llevar al abogado a pensar que debe cobrar más, corriendo el riesgo de tensar aún más la relación con sus clientes a este respecto y ralentizar su desarrollo comercial.
Por tanto, el nivel de flujo de caja depende del buen momento entre la facturación y los cobros. Si estos tardan en llegar, debes pasar al siguiente paso: la recuperación.
5. Haga un seguimiento de sus clientes tan pronto como noten un retraso
Como hemos dicho, es fundamental facturar a tus clientes a tiempo. Es igualmente esencial hacer un seguimiento de los malos pagadores. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente que un bufete de abogados establezca un proceso de recuperación que ofrezca varios niveles de recuperación. De hecho, no todos los clientes tienen necesariamente malas intenciones a la hora de pagar la factura, sino que retrasan el pago.
Es posible que simplemente lo hayan olvidado. Puede haber un problema técnico o administrativo o incluso un imprevisto excepcional. Entonces no es necesario ser demasiado agresivo en su recuperación. Por el contrario, ser paciente y comprensivo fortalecerá las relaciones con los clientes.
Por otro lado, es fundamental identificar a los deudores morosos crónicos para anticipar y adaptar tanto el proceso de facturación como el de cobro. En este sentido, existen soluciones integrales, como Jarvis Legal, que muestra un informe de antigüedad de la deuda para cada cliente. Este informe se actualiza constantemente y se puede exportar para obtener una lista actualizada de clientes y facturas, lo que permite realizar un seguimiento con los clientes correspondientes.
Es fundamental que el abogado haga su parte y se haga cargo del tema porque con demasiada frecuencia le da vergüenza llamar o hacer un seguimiento con sus clientes sobre este tema tan delicado. Cabe señalar que el tiempo corre en su contra: cuanto más se prolongue la situación, más complicada será de resolver.
6. Actuar con rapidez y eficacia en caso de dificultades de flujo de caja
Gracias a la tabla de seguimiento del flujo de caja presentada al principio de este artículo, tienes la capacidad de anticiparte. Tan pronto como identifique una dificultad futura que podría conducir a un período más complicado y que probablemente dure, tome rápidamente las decisiones necesarias.
Para ello, de la lista de gastos indicados en el estado de flujo de caja, identifica aquellos que presentan un retorno de la inversión (ROI) incierto, demasiado lejano o aquellos gastos que no tienen valor a los ojos de tus clientes. Esto se refiere, por ejemplo, a sus oficinas, costes operativos, equipamiento, así como a proveedores de servicios o costes de transporte.
Podrás reincurrir en estos gastos cuando hayas salido de la fase de turbulencias y el flujo de caja haya vuelto a un nivel satisfactorio.
7. Tener una reserva para hacer frente a circunstancias imprevistas.
Los períodos que atravesamos desde hace varios años han demostrado que ningún escenario, por muy improbable que sea, debe ignorarse. Su flujo de caja debe permitirle hacer frente a imprevistos y darle tiempo para adaptarse.
Lo ideal es tener de 4 a 6 meses de efectivo disponible. ¿Cómo definir este umbral? Es simple: representa el monto de los gastos a asumir durante este período, suponiendo que no habrá más facturación durante este mismo período. Así, si tienes unos gastos mensuales de 5 €, el nivel de flujo de caja objetivo debería estar entre 000 y 20 € para beneficiarte de una reserva suficiente.
También puede solicitar a su banco una facilidad de sobregiro o una autorización de sobregiro. Calculado en proporción a su facturación, generalmente representa 15 días de facturación. Este es el período durante el cual usted estará autorizado a sobregirarse dentro del límite del monto autorizado. Pero tenga cuidado: esta solución es bastante cara y tendrá que volver a ser positivo en el plazo permitido de 15 días.
Una vez establecida la reserva de efectivo, se recomienda optimizar el superávit para no dejar que el dinero se quede innecesariamente. Ya sea personalmente o para sus empleados, existen soluciones muy interesantes y especialmente atractivas, como las ofertas que ofrecen Swisslife o AXA (ingresos adicionales para complementar una futura jubilación, plan de participación, aportaciones, etc.).
El flujo de caja es un tema altamente estratégico, tanto para las empresas como para los despachos de abogados. Al igual que la batería de tu portátil o smartphone, siempre necesitas tener una reserva para afrontar lo inesperado. Como hemos visto aquí, hay muchas palancas a tu disposición para tomar la iniciativa en este tema y no sufrir. Ahora es tu turno.
Para profundizar en este tema, descargue la tabla de seguimiento del flujo de caja que le proporcionamos de forma gratuita y no dude en concertar una cita con un responsable comercial para obtener más información sobre Jarvis Legal.