Il flusso di cassa è il nocciolo della questione. Gli avvocati, indipendenti o negli studi legali, sono altrettanto preoccupati da questo problema centrale. Soprattutto perché, molto spesso, hanno un rapporto ambiguo con il denaro. Ciò crea talvolta situazioni di tensione su un flusso di cassa già minato dalle diverse crisi vissute di recente: scioperi in difesa del sistema pensionistico, movimento dei gilet gialli, stupore legato alla pandemia poi chiusura dei tribunali e ora l'incertezza economica creata dalla guerra in Ucraina .
Fortunatamente, esistono buone pratiche per aumentare il flusso di cassa dell'impresa e quindi proteggerla dall'insonnia o dai periodi di rallentamento dell'attività.
1. Gestisci il tuo flusso di cassa
Conoscere in ogni momento qual è il livello dei flussi di cassa dell'impresa costituisce la base per qualsiasi azione preventiva in materia.
Il primo passo è controllare regolarmente i fondi disponibili sul proprio conto corrente:
– Se hai un solo conto, controlla il saldo online o dalla tua app mobile
– Se hai più conti bancari, utilizza un aggregatore come Bankin (è gratuito) che ti permetterà di vedere a colpo d’occhio il totale disponibile su tutti i tuoi conti
Il secondo passo consiste nel prevedere le spese e le entrate previste per i prossimi tre mesi. Crea un foglio di calcolo Excel in cui inserire le entrate da un lato e le spese dall'altro, per poi calcolare il saldo disponibile ogni mese. Clicca qui per scaricare il modello che mettiamo a disposizione gratuitamente. Ecco alcuni suggerimenti per compilare questo foglio di calcolo.
– Dare priorità alle spese e alle entrate ricorrenti come l’affitto, i vari abbonamenti, i pagamenti mensili (assicurazioni, contratti di servizio, spese bancarie, ecc.)…
– Inserisci poi gli importi previsti in ordine decrescente per evitare di dimenticare quali avrebbero un forte impatto sul risultato finale
Questo lavoro deve essere svolto con costanza nel tempo. Pertanto, è importante assicurarsi che questo foglio di calcolo venga aggiornato regolarmente, dedicando un'ora a settimana (stesso giorno e stessa ora) per mantenerlo attivo e utile. Aggiungilo al tuo calendario di Outlook per non dimenticartene.
Ora hai uno strumento che ti permette di anticipare e intraprendere azioni preventive per evitare di ritrovarti in una situazione delicata. È ora di passare alle iniziative che puoi intraprendere per aumentare il tuo flusso di cassa.
2. Incassa prima
Per ragioni ancora poco chiare (assistiamo migliaia di avvocati da quasi 10 anni), gli avvocati spesso si sentono a disagio quando fatturano ai loro clienti o quando parlano loro di soldi. È un peccato perché questo spesso li pone in una situazione finanziaria complicata che essi stessi generano!
Ciò è tanto più deplorevole perché più aspettano a fatturare ai loro clienti, più la fattura aumenta e più la situazione diventa imbarazzante per l'avvocato. Insomma, è il serpente che si morde la coda! Fortunatamente esistono soluzioni semplici che l’avvocato può attuare rapidamente.
Si tratta delle ben note fatture di anticipo . Permettono all'avvocato di incassare una parte consistente dell'importo che fatturerà per la causa. Una regola d'oro impone che l'avvocato debba sempre chiedere al cliente di pagare la fattura di anticipo prima di intraprendere qualsiasi azione per suo conto. Stabilire questa regola fin dall'inizio non creerà alcun problema. Al contrario, il cliente apprezzerà l'onestà e la chiarezza dell'approccio. D'altro canto, ricevere una fattura inaspettata è sempre più delicato. Può comportare tempo speso in spiegazioni e giustificazioni.
Fatturate i vostri clienti ancor prima di iniziare a lavorare per loro: questo favorisce un rapporto solido e crea un ambiente di lavoro più rilassato. L'utilizzo di un software come Jarvis Legal semplifica la creazione e l'invio delle fatture di acconto, nonché la redazione di accordi personalizzati con i dati di contatto del cliente.
3. Fattura regolarmente ai tuoi clienti
Man mano che il caso procede, l'avvocato entra in termini di tempo e sostiene costi per conto del suo cliente. È controproducente aspettare troppo per fatturarlo, per i motivi già citati in precedenza. È preferibile fatturare regolarmente al cliente, il che consente di mantenere un dialogo permanente e costruttivo. In effetti, è un'occasione per tenerlo informato sullo stato di avanzamento della sua pratica e per rispondere a qualsiasi domanda possa avere. Se c'è una trappola, questa viene affrontata non appena si presenta, il che ne facilita la rapida risoluzione.
Esistono principalmente tre metodi di fatturazione efficaci all’interno degli studi legali:
– Fatturazione con pagamento in base al consumo
– Fatturazione a fine mese
– Fatturazione al raggiungimento di un livello
Per fare ciò, gli avvocati hanno bisogno di una visione aggiornata dei loro casi, cliente per cliente, per sapere quando e a chi fatturare. Software come Jarvis Legal offrono questo tipo di funzionalità, consentendo agli avvocati di generare fatture per più clienti in pochi secondi. Le fatture vengono poi personalizzate e stampate su carta intestata dello studio. Possono essere inviate direttamente via e-mail, con conferma di lettura per facilitare il monitoraggio da parte dell'avvocato responsabile.
4. Ridurre i termini di pagamento
Fatturare regolarmente i tuoi clienti ti consente di far scattare prima la scadenza del pagamento e di incassare più rapidamente gli importi da incassare. A seconda della sua attività e della tipologia della sua clientela, uno studio legale concederà scadenze di pagamento variabili. Bisogna quindi essere in grado di identificarli per seguirli con precisione e attivare tempestivamente i promemoria (vedi sotto).
La scadenza del pagamento avrà un forte impatto sul flusso di cassa. Infatti, tra il momento in cui la prestazione viene “prodotta” dall'avvocato e il momento in cui quest'ultimo viene pagato, deve essere finanziato il Working Capital Requirement (WCR). Vale a dire le spese legate al corretto funzionamento dell'impresa per produrre il servizio promesso ai clienti. Quanto più tardi l'impresa fattura, tanto più tardi incasserà, tanto più lungo sarà il periodo da finanziare (e quindi il WCR) e quindi più costoso. Altro effetto perverso, poco compreso, del BFR può portare l'avvocato a pensare di dover far pagare di più, rischiando di mettere ulteriormente a dura prova il rapporto con i suoi clienti su questo argomento e rallentando il suo sviluppo commerciale.
Il livello del flusso di cassa dipende quindi dalla giusta tempistica tra fatturazione e incassi. Se questi tardano ad arrivare bisogna poi passare allo step successivo: il recupero.
5. Contatta i tuoi clienti non appena notano un ritardo
Come abbiamo detto, è fondamentale fatturare puntualmente i propri clienti. È altrettanto fondamentale dare seguito ai cattivi pagatori. Si consiglia pertanto vivamente a uno studio legale di impostare un processo di recupero che offra diversi livelli di recupero. Non tutti i clienti, infatti, hanno necessariamente cattive intenzioni quando arriva il momento di pagare il conto, ma ritardano a farlo.
Potrebbero semplicemente essersi dimenticati. Potrebbe esserci un problema tecnico o amministrativo o anche un evento eccezionale imprevisto. Non è quindi necessario essere troppo aggressivi nel suo recupero. Al contrario, essere pazienti e comprensivi rafforzerà le relazioni con i clienti.
Al contrario, è fondamentale identificare i clienti che pagano in ritardo in modo cronico, al fine di anticipare e adattare, da un lato, il processo di fatturazione e, dall'altro, quello di recupero crediti. Anche in questo caso, esistono soluzioni complete, come Jarvis Legal, che genera un report sull'anzianità dei crediti per ogni cliente. Questo report viene costantemente aggiornato ed è esportabile per fornire un elenco aggiornato di clienti e fatture interessate, consentendo di effettuare i solleciti ai clienti in questione.
È fondamentale che l'avvocato faccia la sua parte e si prenda carico della materia perché troppo spesso si vergogna di chiamare o dare seguito ai suoi clienti su questo argomento delicato. Va notato che il tempo è contro di lui: più a lungo si trascina la situazione, più sarà complicato risolverla.
6. Agire in modo rapido ed efficiente in caso di difficoltà di flusso di cassa
Grazie alla tabella di monitoraggio del flusso di cassa presentata all'inizio di questo articolo, hai la possibilità di anticipare. Non appena individui una difficoltà futura che potrebbe portare a un periodo più complicato e destinato a durare, prendi rapidamente le decisioni necessarie.
Per fare ciò, dall'elenco delle spese indicate nel rendiconto finanziario, identifica quelle che presentano un ritorno sull'investimento (ROI) incerto, troppo distante o quelle spese che non hanno valore agli occhi dei tuoi clienti. Ciò riguarda ad esempio i vostri uffici, i costi operativi, le attrezzature, i fornitori di servizi o i costi di trasporto.
Potrai sostenere nuovamente queste spese quando sarai uscito dalla fase di turbolenza e il flusso di cassa sarà tornato a un livello soddisfacente.
7. Avere una riserva per affrontare circostanze impreviste
I periodi che stiamo attraversando da diversi anni hanno dimostrato che nessuno scenario, per quanto altamente improbabile, dovrebbe essere ignorato. Il tuo flusso di cassa deve consentirti di affrontare eventi imprevisti e darti il tempo di adattarti.
Idealmente, dovresti avere dai 4 ai 6 mesi di liquidità a disposizione. Come definire questa soglia? È semplice: rappresenta l'importo delle spese da sostenere in questo periodo, partendo dal presupposto che non ci sarà più fatturato in questo stesso periodo. Quindi, se hai spese mensili di 5 euro, il livello di flusso di cassa target dovrebbe essere compreso tra 000 e 20mila euro per beneficiare di una riserva sufficiente.
Puoi anche chiedere alla tua banca una facilitazione di scoperto o un'autorizzazione allo scoperto. Calcolato in proporzione al tuo fatturato, rappresenta generalmente 15 giorni di fatturato. Questo è il periodo durante il quale sarai autorizzato a effettuare uno scoperto entro il limite dell'importo autorizzato. Attenzione però: questa soluzione è piuttosto costosa e dovrai risultare nuovamente positivo entro il periodo di 15 giorni consentito.
Una volta costituita la riserva di cassa, si consiglia di ottimizzare l’eccedenza per non lasciare denaro inutilmente. Sia personalmente che per i vostri collaboratori ci sono soluzioni molto interessanti e particolarmente attraenti, come le offerte di Swisslife o AXA (reddito aggiuntivo per integrare un futuro pensionamento, piano di partecipazione, contributi, ecc.).
Il flusso di cassa è un argomento altamente strategico, sia per le imprese che per gli studi legali. Come la batteria del tuo laptop o smartphone, hai sempre bisogno di avere una riserva per affrontare gli imprevisti. Come abbiamo visto qui, ci sono molte leve a vostra disposizione per prendere l’iniziativa su questo tema e non subire. Ora è il tuo turno.
Per approfondire questo argomento, scarica la tabella di monitoraggio del flusso di cassa che forniamo gratuitamente e non esitare a fissare un appuntamento con un responsabile aziendale per saperne di più su Jarvis Legal.