La trésorerie est le nerf de la guerre. Les avocats, indépendants ou en cabinet, sont tout aussi concernés par cette problématique centrale. D’autant plus que, bien souvent, ils entretiennent un rapport ambigu à l’argent. Cela crée parfois des situations de tension sur une trésorerie déjà mise à mal par les diverses crises traversées récemment : grèves pour la défense du système de retraite, mouvement des gilets jaunes, sidération liée à la pandémie puis fermeture des juridictions et maintenant l’incertitude économique créée par la guerre en Ukraine.
Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour booster la trésorerie du cabinet et ainsi se prémunir contre des insomnies ou des périodes de ralentissement de l’activité.
1. Piloter sa trésorerie
Savoir à tout moment quel est le niveau de trésorerie du cabinet constitue la base de toute action préalable sur le sujet.
La première étape consiste à vérifier régulièrement les disponibilités sur votre compte bancaire :
– Si vous n’avez qu’un seul compte, consultez le solde en ligne ou depuis l’application de votre portable
– Si vous avez plusieurs comptes en banque, utilisez un agrégateur comme Bankin (c’est gratuit) qui vous permettra de visualiser d’un coup d’œil le total disponible sur l’ensemble de vos comptes
La deuxième étape consiste à anticiper les dépenses et les revenus escomptés sur les 3 prochains mois. Créez un tableau Excel dans lequel vous pourrez saisir les revenus d’une part, et les dépenses d’autre part, pour calculer ensuite le solde disponible chaque mois. Cliquez ici pour télécharger le modèle que nous mettons gratuitement à votre disposition. Quelques conseils pour alimenter ce tableau
– Saisissez prioritairement les dépenses et revenus récurrents comme le loyer, les abonnements divers, les paiements mensualisées (assurances, contrats de services, frais bancaires…)…
– Saisissez ensuite les montants attendus par ordre décroissant pour éviter un oubli qui impacterait fortement le résultat final
Ce travail doit d’inscrire dans la durée. Aussi, il est important de sanctuariser la mise à jour régulière de ce tableau en bloquant un créneau d’une heure toutes les semaines (même jour et même heure) pour faire en sorte que le tableau vive et vous soit utile. Inscrivez-le dans votre agenda Outlook pour être sûr de ne pas l’oublier.
Vous disposez désormais d’un outil qui vous permet d’anticiper et d’engager des actions préventives pour éviter de vous retrouver dans une situation délicate. Justement, il est temps de passer aux initiatives que vous pouvez prendre pour booster votre trésorerie.
2. Encaisser plus tôt
Pour des raisons encore obscures (nous accompagnons des milliers d’avocats depuis près de 10 ans), les avocats éprouvent souvent une gêne au moment de facturer leu client ou lorsqu’ils leur parlent d’argent. C’est dommage car cela les place souvent dans une situation financière compliquée et qu’ils génèrent eux-mêmes !
C’est d’autant plus regrettable que, plus ils attendent pour facturer leurs clients, plus la facture augmente et plus la situation devient embarrassante pour l’avocat. Bref, c’est le serpent qui se mord la queue ! Heureusement, il y a des solutions simples que l’avocat peut rapidement mettre en œuvre.
Ce sont les fameuses factures de provisions. Elles permettent de percevoir une partie substantielle du montant que l’avocat facturera dans le cadre du dossier. Une règle d’or veut que l’avocat demande systématiquement à son client d’honorer la facture de provision avant qu’il n’engage toute action de sa part pour le compte dudit client. Poser cette règle d’entrée de jeu ne posera pas de problème. Au contraire, le client appréciera la franchise et la clarté du propos. A l’inverse, recevoir une facture alors qu’on ne s’y attend pas est toujours plus délicat. Cela peut consommer du temps en explications et justifications.
Facturez donc avant même d’avoir commencer à travailler pour votre client : vous engagez une relation solide et travaillez dans un contexte plus serein. L’utilisation d’un logiciel comme Jarvis Legal simplifie la création et l’envoie de factures de provision, tout comme l’édition de convention d’honoraires personnalisée aux coordonnées du client.
3. Facturer régulièrement ses clients
Au fur et à mesure que le dossier avance, l’avocat saisit des temps, engage des frais pour le compte de son client. Il est contreproductif d’attendre trop longtemps pour le facturer, pour les raisons déjà évoquées plus haut. Il est préférable de facturer régulièrement son client ce qui permet de préserver un dialogue permanent et constructif. En effet, c’est l’occasion de le tenir informé de l’avancement de son dossier et de répondre aux questions qu’il pourrait avoir. S’il y a un écueil, il est traité dès son apparition ce qui facilité sa rapide résolution.
Il existe principalement trois méthodes de facturation efficaces au sein des cabinets d’avocats :
– La facturation au fil de l’eau
– La facturation en fin de mois
– La facturation à l’atteinte d’un palier
Pour cela, l’avocat doit disposer d’une vue à jour de l’encours de ses dossiers, client par client, pour savoir quand déclencher la facturation et pour qui. Des logiciels comme Jarvis Legal proposent ce type de fonctionnalité, permettant à l’avocat de déclencher la facturation auprès de plusieurs clients en quelques secondes seulement. Les factures sont ainsi personnalisées et éditées sur le papier à en-tête du cabinet. Elles peuvent être directement envoyées par email, accompagné d’un accusé de réception et de lecture pour faciliter le suivi par l’avocat responsable.
4. Raccourcir les délais de paiement
Facturer régulièrement ses clients permet de déclencher le délai de paiement plus tôt et d’encaisser plus rapidement les sommes à percevoir. En fonction de son activité et de la typologie de sa clientèle, un cabinet d’avocats accordera des délais de règlement variables. Il faut donc être en capacité de les identifier pour les suivre précisément et déclencher les relances en temps voulu (voir ci-dessous).
Le délai de paiement va avoir un impact fort sur la trésorerie. En effet, entre le moment où le service est « produit » par l’avocat et le moment où ce dernier est payé, il faut financier le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). C’est-à-dire les dépenses liées au bon fonctionnement du cabinet pour produire le service promis aux clients. Plus le cabinet facture tard, plus il encaissera tard, plus la période à financer (et donc le BFR) sera longue et donc coûteuse. Autre effet pervers, mal appréhendé, le BFR peut amener l’avocat à penser qu’il doit facturer plus cher, risquant de tendre un peu plus la relation avec ses clients sur ce sujet et à freine son développement commercial.
Le niveau de trésorerie se joue donc sur le bon timing entre facturation et encaissements. Si ces derniers tardent à arriver, il faut alors passer à l’étape d’après : le recouvrement.
5. Relancer ses clients dès le premier retard constaté
On l’a dit, il est essentiel de facturer ses clients à temps. Il est tout aussi essentiel de relancer les mauvais payeurs. Il est donc fortement recommandé pour un cabinet d’avocats de mettre en place un processus de recouvrement qui propose plusieurs niveaux de relance. En effet, tous les clients ne sont pas nécessairement animés d’une mauvaise intention lorsque survient le moment de payer la facture mais qu’ils tardent à le faire.
Ils peuvent avoir simplement oublié. Il peut y avoir un problème technique, administratif ou encore un impondérable exceptionnel. Il n’est alors pas nécessaire de se montrer trop agressif dans sa relance. Tout au contraire, se montrer patient et compréhensif permettra de renforcer la relation client.
A l’inverse, les mauvais payeurs chroniques doivent être identifiés pour anticiper et adapter le processus de facturation d’une part et le recouvrement d’autre part. Là aussi, il existe des solutions clé en main comme Jarvis Legal qui affiche une balance âgée par client. Elle est actualisée en permanence et peut être exportée pour avoir un listing à jour des clients et factures concernés pour engager les relances auprès des clients concernés.
Il est essentiel que l’avocat se fasse violence et prenne le sujet en main car il est trop souvent gêné d’appeler ou de relancer ses clients sur ce sujet sensible. Il est à noter que le temps joue en sa défaveur : plus la situation traîne, plus elle sera compliquée à dénouer.
6. Agir rapidement et efficacement en cas de difficulté de trésorerie
Grâce au tableau de suivi de trésorerie présenté au début de cet article, vous disposez d’une capacité d’anticipation. Dès que vous identifiez une difficulté à venir pouvant engendrer une période plus compliquée qui risque de durer, prenez rapidement les décisions qui s’imposent.
Pour cela, à partir de la liste des dépenses indiquées au tableau de trésorerie, identifiez celles qui présentent un retour sur investissement (ROI) incertain, trop lointain ou les dépenses qui n’ont pas de valeur aux yeux de vos clients. Cela concerne tout aussi bien vos bureaux, les frais de fonctionnement, les équipements que les prestataires ou coûts de transports par exemple.
Vous pourrez réengager ces dépenses lorsque vous serez sorti de la phase de turbulence et que la trésorerie aura retrouvé un niveau satisfaisant.
7. Prévoyez une réserve pour faire face aux imprévus
Les périodes que nous traversons depuis plusieurs années ont démontré qu’aucun scénario, fut-il hautement improbable, ne devait être ignoré. Votre trésorerie doit vous permettre de faire face aux imprévus et vous laisser le temps de vous y adapter.
Idéalement, il convient de disposer de 4 à 6 mois de trésorerie. Comment définir ce seuil ? C’est simple : il représente le montant des charges à assumer sur cette période en partant du principe qu’il n’y aura plus de chiffre d’affaires sur cette même période. Donc si vous avez des charges mensuelles à hauteur de 5 000 €, le niveau de trésorerie cible devra être compris entre 20 et 30 K€ pour bénéficier d’une réserve suffisante.
Il vous est également possible de demander à votre banque une facilité de caisse ou autorisation de découvert. Calculée au prorata de votre chiffre d’affaires, elle représente généralement 15 jours de CA. C’est la période durant laquelle vous serez autorisé à être à découvert dans la limite de la somme autorisée. Attention toutefois : cette solution coûte assez cher et vous devrez redevenir positif dans le délai de 15 jours accordé.
Une fois la réserve de trésorerie constituée, il est recommandé d’optimiser l’excédent pour ne pas laisser dormir l’argent inutilement. Que ce soit à titre personnel ou pour vos salariés, il existe des solutions très intéressantes et particulièrement incitatives, comme les offres proposées par Swisslife ou AXA (revenus complémentaires pour compléter une future retraite, plan de participation, abondements…).
La trésorerie est un sujet hautement stratégique, tant pour les entreprises que pour les cabinets d’avocats. A l’image de la batterie de votre ordinateur portable ou de votre smartphone, il faut toujours avoir de la réserve pour affronter les impondérables. Nous l’avons vu ici, de nombreux leviers sont à votre disposition pour prendre l’initiative sur ce sujet et ne pas subir. A vous de jouer désormais.
Pour aller plus loin sur ce sujet, téléchargez le tableau de suivi de trésorerie que nous mettons à dispositions gratuitement et n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un chargé d’affaires pour en savoir plus sur Jarvis Legal.