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Comment déjouer les pièges dans un contexte économique incertain

De plus en plus d’avocats découvrent la force du BI ou Business Intelligence.

Oui, c’est un terme un peu barbare et pas forcément très clair.

Explications.

Longtemps les #avocats ont dû jongler avec des sources d’information aussi diverses que variées pour avoir une idée de l’activité économique de leur cabinet. On pense évidemment aux tableaux Excel, mis à jour aussi souvent que possible mais qui deviennent rapidement obsolètes. Il faut alors se remettre à l’ouvrage.

Une autre source est l’expert-comptable. Un coup de téléphone ou un email permettait d’avoir un retour plus ou moins rapide pour connaître le chiffre d’affaires réalisé à date et, dans le meilleur des cas, si le cabinet dégageait un résultat ou pas.

Dans un contexte économique qui se tend et devient de plus en plus incertain, ce mode de fonctionnement artisanal ne répond plus aux enjeux. Les paramètres sont identifiés :

☣️ inflation galopante
☣️ remonté des taux d’intérêt
☣️ pouvoir d’achat des ménages en berne
☣️ ralentissement économique, possiblement récession
☣️ dégradation de la situation géopolitique
☣️ crise sanitaire et vagues successives de confinements

Les événements survenus depuis 2020 nous ont appris que rien n’est impossible, même l’inimaginable.

Mais cela vaut dans les deux sens. Le pire n’est jamais certain 🌈!

Dans ce contexte plein de défis, il est crucial d’y voir aussi clair que possible. Charité bien ordonnée commence par soi-même. Pour ne pas être le passager tributaire des vicissitudes du marché, mieux vaut être aux manettes.

C’est là que la BI rentre en jeu !

L’avocat a besoin d’indicateurs de performance comme le commandant d’un A350 a besoin de son tableau de bord. C’est quand le temps se gâte qu’il lui faut connaître sa route tout en déjouant les pièges.

L’important ici pour tout avocat est d’identifier les forces et les faiblesses de son cabinet. Pour cela, il doit disposer de plusieurs indicateurs et tableaux de suivi. Citons quelques-uns particulièrement essentiels :

📈 Le chiffre d’affaires réalisé à date + prévisionnel

📊 Le montant des impayés global et par client

📈 La balance âgée

📊 Les clients à facturer

📈 La rentabilité par Dossier et par Client

📊 Le top 10 des Clients par CA HT

📈 Le top 10 des Dossiers par CA HT

Mis à jour le 29/08/2022

Automatisation

Bien sûr, ces indicateurs et tableaux détaillés doivent jouer le rôle de facilitateurs, ce qui signifie qu’ils ne doivent pas représenter une charge de travail supplémentaire pour les avocats. 

L’actualisation doit donc être entièrement automatisée, c’est un point clé  dans le succès de la démarche engagée par le cabinet. Ainsi, même en exerçant son activité en solo, on peut disposer des mêmes informations que des cabinets structurés disposant de ressources plus importantes.

Précision

Attention à l’overdose d’informations et d’indicateurs. Mais même avec les bons indicateurs en place, il est nécessaire de pouvoir cibler l’infirmation recherchée. Chaque indicateur, chaque tableau doit offrir à l’utilisateur la possibilité de pouvoir filtrer les informations à afficher pour lui permettre de visualiser uniquement les résultats escomptés. Mieux comprendre une situation passe par une information exploitable. 

La puissance du Cloud

C’est là que réside l’un des principaux avantages des solutions SaaS, développée spécifiquement pour être intuitive et disponible de façon permanente.

Car c’est là l’autre enjeux: pouvoir consulter ces indicateurs clés à tout moment et où que l’on soit. Cela signifie que l’avocat doit être en mesure de se connecter au cabinet comme en déplacement, depuis sont propre ordinateur ou depuis un équipement tiers, sans jamais mettre ses données à risque.

C’est une différence notable avec les tableaux Excel habituels: disposer d’une vraie BI permet de consulter ses indicateur de performance dès que c’est nécessaire, simplement et immédiatement. C’est bien plus simple et plus souple qu’avec un tableau Excel qui nécessite un PC ou une (grande) tablette à minima.

Si le sujet vous intéresse et que vous voulez reprendre le contrôle de votre activité pour être parer à faire face à toute situation, n’hésitez pas à prendre contact avec l’un de nos spécialistes : 

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Comment automatiser sa comptabilité en tant qu’avocat ?

Au-delà d’être un spécialiste du droit, un conseiller et un professionnel qui défend au mieux les intérêts de son client, un avocat est également un entrepreneur, qui est amené à explorer tous les aspects annexes à sa profession. En ce sens, un avocat n’échappe pas aux obligations administratives qui s’appliquent à tous les indépendants, comme la comptabilité par exemple. Nous allons parcourir ensemble les obligations comptables qui s’appliquent à la profession, ainsi que les meilleures pratiques pour automatiser sa comptabilité en tant qu’avocat. 

 

Les obligations comptables des avocats : quelles sont les règles ? 

Comme pour tous les autres entrepreneurs, les obligations comptables et fiscales des avocats dépendent du régime fiscal applicable. Il y a généralement deux types de régimes utilisés par les avocats pour exercer leur activité en indépendant :

    • – régime micro-BNC
    • – régime BNC en déclaration contrôlée

 

 

 

La comptabilité des avocats en micro-BNC

 

Le micro-BNC est le régime qui permet à un avocat de bénéficier d’allègements en termes d’obligations comptables et administratives. En effet, un avocat soumis à ce régime (souvent un avocat collaborateur en début de carrière) n’a pas à clôturer de comptes en fin d’année fiscale, ni de bilan à transmettre à l’administration. En revanche, un avocat micro-BNC a pour obligation de tenir un livre de recettes. Celui-ci répertorie l’ensemble d’encaissements effectués ainsi que leurs détails (le montant des honoraires, le moyen de règlement, la date etc). 

La comptabilité d’un avocat micro-BNC ne se limite pas uniquement à la tenue de ce livre. En tant que professionnel, un avocat a l’obligation d’émettre des devis et des factures vis-à-vis de ses clients. Que l’avocat micro-BNC facture des honoraires à son cabinet ou à sa propre clientèle, une facture est obligatoire pour chaque prestation. C’est d’ailleurs, ces tâches qui peuvent se révéler comme étant les plus répétitives. 

L’autre volet administratif des avocats micro-BNC concerne les déclarations de TVA. Un avocat dépassant certains seuils de chiffre d’affaires (44 500 € et 55 700 €) devient redevable de la TVA. L’assujettissement d’un avocat micro-BNC à la TVA entraîne pour lui l’obligation d’établir des déclarations de TVA tous les mois ou tous les trimestres, selon le régime choisi. 

 

La comptabilité des avocats en déclaration contrôlée 

 

La comptabilité des avocats en déclaration contrôlée est plus complexe que celle des avocats en micro-BNC. En effet, les avocats en déclaration contrôlée ont l’obligation légale de tenir une comptabilité (d’engagement ou de trésorerie, au choix) complète. La tenue de la comptabilité suppose : 

    • – la transmission de comptes annuels à l’administration fiscale tous les ans (bilan, compte de résultat ainsi que les annexes). On parle de la fameuse déclaration 2035
    • – la tenue d’un livre comptable qui doit répertorier tous les flux de l’activité de l’avocat, classés dans la bonne catégorie comptable
    • – l’obligation de conserver toutes les pièces justifiant les flux de l’activité (factures, tickets de caisse, notes de frais, d’achat etc).

Étant assujetti à la TVA, un avocat en déclaration contrôlée doit transmettre à l’administration fiscale ses déclarations tous les mois ou tous les trimestres (selon le régime choisi). 

De la même manière qu’au régime micro-BNC, la facturation conforme aux normes légales est obligatoire pour les avocats indépendants exerçant au régime de la déclaration contrôlée. 

 

Nos conseils pour ne pas perdre de temps avec la comptabilité en tant qu’avocat

 

Vous l’avez compris, la comptabilité et l’administratif ne sont pas une partie de plaisir pour les avocats. Heureusement il existe des solutions pour simplifier son quotidien d’avocat et gagner du temps entre les rendez-vous clients, les audiences et les dossiers. 

 

Automatisez le maximum de tâches possibles

 

1. La facturation 

Afin de vous libérer du temps, pensez à adopter un logiciel de facturation efficace. Privilégiez un logiciel qui vous donne la possibilité de créer des catalogues d’honoraires, de frais et de débours récurrents. En tant qu’avocat collaborateur par exemple, vous pourrez ainsi générer des factures en deux clics à destination de votre cabinet pour la refacturation d’honoraires. C’est en outre ce que propose Jarvis Legal. Vous pouvez créer vos propres listes d’activités prédéfinies, ce qui vous fera gagner un temps considérable au moment de la saisie des temps et de la facturation.

2. La gestion des justificatifs 

La gestion des justificatifs est certainement la partie la plus pénible. Si vous n’avez pas l’habitude de faire votre comptabilité au fur et à mesure, vous risquez de vous retrouver avec une tonne de factures et tickets accumulés. Pour ne pas être débordé, pensez à adopter un logiciel qui permet de numériser les justificatifs en les prenant en photo ou en les téléchargeant. Cela vous encouragera à transmettre vos justificatifs au fil de l’eau à votre expert-comptable. Ici aussi, Jarvis permet de gagner beaucoup de temps en faisant d’une pierre deux coups : vous pouvez déposer vos justificatifs dans le répertoire adéquat de votre dossier, ce qui l’enverra également et automatiquement vers Acasi pour être intégré à votre comptabilité.

 

Déléguez, vous n’êtes pas expert de la comptabilité 

 

Gérer sa comptabilité, ses déclarations de TVA et son bilan seul, vous expose à des erreurs et oublis. Vous n’êtes pas expert de la comptabilité, il est donc préférable de déléguer toutes ces obligations légales à des experts dont c’est le métier. Imaginez le stress et l’angoisse d’avoir manqué la date limite pour faire son bilan ou ses déclarations de TVA. Faites appel à un expert-comptable qui prendra en charge toute cette partie pour vous. Cela vous épargnera du temps, des nerfs et vous délivrera de la charge mentale que représente la comptabilité pour les indépendants. Avec Acasi, vous disposez d’un coach dédié à votre dossier dont la mission est de vous accompagner dans toutes ces démarches. 

 

Utilisez des solutions modernes 

 

Comme nous le disions dans l’introduction, être avocat c’est aussi être un entrepreneur. Ce rôle implique une certaine vigilance et surtout de l’anticipation quant à la gestion de sa trésorerie. Cela peut se révéler fastidieux si l’on n’est pas équipé de bons outils. Adoptez des outils qui vous permettent d’éviter les mauvaises surprises. 

 

En résumé, la gestion de la comptabilité et de l’administratif peut se révéler fastidieuse, si l’on n’est pas équipé de bons outils. Cela signifie-t-il qu’il faut démultiplier les abonnements et donc les coûts pour rester efficace ? Non. Fort heureusement il existe des solutions tout en un, qui sont là pour vous aider. Par exemple, Jarvis et ACASI proposent des outils simples, intuitifs qui vous simplifient le quotidien. Acasi, l’expert-comptable pour avocat, est à la fois une application comptable qui automatise toutes vos tâches comptables pour vous aider au quotidien et un cabinet d’expertise comptable, inscrit à l’Ordre des experts-comptables pour prendre en charge toutes vos obligations légales. En ce moment, grâce au partenariat Jarvis x Acasi, vous bénéficiez de 10% de remise sur toutes leurs offres.

Foncez ! 

Zelimkhan CHAVKHALOV

Maître Zelimkhan CHAVKHALOV – Avocat au barreau de Strasbourg

Que diriez-vous à un confrère qui vous demanderait conseil sur un logiciel de gestion ?

Je lui dirais Jarvis ou rien.

Zelimkhan CHAVKHALOV,
Avocat au barreau de Strasbourg
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Avis client Jarvis

1. Quel est le principal problème auquel vous faisiez face avant d’utiliser Jarvis ?  

Le principal problème relevait de la gestion de mon cabinet. J’utilisais simplement un service cloud pour mes dossiers avec rien d’autre que la suite Office pour travailler. Au bout d’un moment, c’est devenu problématique au point où je passais plus de temps à organiser mes dossiers et mes tâches en fonction de leurs priorité plutôt que de me consacrer à mon métier d’avocat. Il en allait de même pour la facturation.

2. Comment Jarvis vous a-t-il permis de résoudre ce problème ?

La solution qu’offre Jarvis répond sans aucun doute à la problématique à laquelle j’étais confronté. Je pense avoir gagné une centaine d’heures de travail dans l’année, dès lors que Jarvis offre accès à toutes les informations pour chaque dossier de manière ordonnée et centralisée. Il me suffit d’utiliser toutes les fonctionnalités offertes par la solution de manière optimale pour avoir l’esprit tranquille et ne plus m’inquiéter d’un éventuel oubli dans mes dossiers.

3. Quel bilan dressez-vous après plusieurs mois d’utilisation ?

Après plus d’un an d’utilisation de Jarvis, j’en tire un bilan largement positif. Malgré quelques soucis de synchronisation des mails et du calendrier, que l’équipe technique a résolu, Jarvis offre une solution qui répond à tous mes besoins en matière de gestion d’un cabinet d’avocat. Mon objectif était de passer le moins de temps possible sur l’organisation de mon travail et plus généralement la gestion de mon cabinet, de façon à me permettre de passer plus de temps sur le traitement de mes dossiers. Je peux affirmer sans aucun doute que Jarvis m’a permis d’atteindre cet objectif.

4. Que diriez-vous à un confrère qui vous demanderait conseil sur un logiciel de gestion ?

Je lui dirais Jarvis ou rien.

Découvrez le cabinet de Maître CHAVKHALOV

 

Me Zelimkhan CHAVKHALOV est avocat au barreau de Strasbourg. 

Titulaire d’une Maîtrise en droit public et privé, ainsi que d’un Master en droit international privé, il a vocation à conseiller et à représenter les personnes physiques et morales dans des affaires relavant du droit international privé en général et du droit du commerce et de l’arbitrage international en particulier.

booster sa trésorerie

7 bonnes pratiques pour booster sa trésorerie

La trésorerie est le nerf de la guerre. Les avocats, indépendants ou en cabinet, sont tout aussi concernés par cette problématique centrale. D’autant plus que, bien souvent, ils entretiennent un rapport ambigu à l’argent. Cela crée parfois des situations de tension sur une trésorerie déjà mise à mal par les diverses crises traversées récemment : grèves pour la défense du système de retraite, mouvement des gilets jaunes, sidération liée à la pandémie puis fermeture des juridictions et maintenant l’incertitude économique créée par la guerre en Ukraine.

Heureusement, il existe des bonnes pratiques pour booster la trésorerie du cabinet et ainsi se prémunir contre des insomnies ou des périodes de ralentissement de l’activité.

1. Piloter sa trésorerie

Savoir à tout moment quel est le niveau de trésorerie du cabinet constitue la base de toute action préalable sur le sujet.

La première étape consiste à vérifier régulièrement les disponibilités sur votre compte bancaire :

–  Si vous n’avez qu’un seul compte, consultez le solde en ligne ou depuis l’application de votre portable

–  Si vous avez plusieurs comptes en banque, utilisez un agrégateur comme Bankin (c’est gratuit) qui vous permettra de visualiser d’un coup d’œil le total disponible sur l’ensemble de vos comptes

La deuxième étape consiste à anticiper les dépenses et les revenus escomptés sur les 3 prochains mois. Créez un tableau Excel dans lequel vous pourrez saisir les revenus d’une part, et les dépenses d’autre part, pour calculer ensuite le solde disponible chaque mois. Cliquez ici pour télécharger le modèle que nous mettons gratuitement à votre disposition. Quelques conseils pour alimenter ce tableau

–  Saisissez prioritairement les dépenses et revenus récurrents comme le loyer, les abonnements divers, les paiements mensualisées (assurances, contrats de services, frais bancaires…)…

–  Saisissez ensuite les montants attendus par ordre décroissant pour éviter un oubli qui impacterait fortement le résultat final

Ce travail doit d’inscrire dans la durée. Aussi, il est important de sanctuariser la mise à jour régulière de ce tableau en bloquant un créneau d’une heure toutes les semaines (même jour et même heure) pour faire en sorte que le tableau vive et vous soit utile. Inscrivez-le dans votre agenda Outlook pour être sûr de ne pas l’oublier.

Vous disposez désormais d’un outil qui vous permet d’anticiper et d’engager des actions préventives pour éviter de vous retrouver dans une situation délicate. Justement, il est temps de passer aux initiatives que vous pouvez prendre pour booster votre trésorerie.

2. Encaisser plus tôt

Pour des raisons encore obscures (nous accompagnons des milliers d’avocats depuis près de 10 ans), les avocats éprouvent souvent une gêne au moment de facturer leu client ou lorsqu’ils leur parlent d’argent. C’est dommage car cela les place souvent dans une situation financière compliquée et qu’ils génèrent eux-mêmes !

C’est d’autant plus regrettable que, plus ils attendent pour facturer leurs clients, plus la facture augmente et plus la situation devient embarrassante pour l’avocat. Bref, c’est le serpent qui se mord la queue ! Heureusement, il y a des solutions simples que l’avocat peut rapidement mettre en œuvre.

Ce sont les fameuses factures de provisions. Elles permettent de percevoir une partie substantielle du montant que l’avocat facturera dans le cadre du dossier. Une règle d’or veut que l’avocat demande systématiquement à son client d’honorer la facture de provision avant qu’il n’engage toute action de sa part pour le compte dudit client. Poser cette règle d’entrée de jeu ne posera pas de problème. Au contraire, le client appréciera la franchise et la clarté du propos. A l’inverse, recevoir une facture alors qu’on ne s’y attend pas est toujours plus délicat. Cela peut consommer du temps en explications et justifications.

Facturez donc avant même d’avoir commencer à travailler pour votre client : vous engagez une relation solide et travaillez dans un contexte plus serein. L’utilisation d’un logiciel comme Jarvis Legal simplifie la création et l’envoie de factures de provision, tout comme l’édition de convention d’honoraires personnalisée aux coordonnées du client.

3. Facturer régulièrement ses clients

Au fur et à mesure que le dossier avance, l’avocat saisit des temps, engage des frais pour le compte de son client. Il est contreproductif d’attendre trop longtemps pour le facturer, pour les raisons déjà évoquées plus haut. Il est préférable de facturer régulièrement son client ce qui permet de préserver un dialogue permanent et constructif. En effet, c’est l’occasion de le tenir informé de l’avancement de son dossier et de répondre aux questions qu’il pourrait avoir. S’il y a un écueil, il est traité dès son apparition ce qui facilité sa rapide résolution.

Il existe principalement trois méthodes de facturation efficaces au sein des cabinets d’avocats :

–  La facturation au fil de l’eau

–  La facturation en fin de mois

–  La facturation à l’atteinte d’un palier

Pour cela, l’avocat doit disposer d’une vue à jour de l’encours de ses dossiers, client par client, pour savoir quand déclencher la facturation et pour qui. Des logiciels comme Jarvis Legal proposent ce type de fonctionnalité, permettant à l’avocat de déclencher la facturation auprès de plusieurs clients en quelques secondes seulement. Les factures sont ainsi personnalisées et éditées sur le papier à en-tête du cabinet. Elles peuvent être directement envoyées par email, accompagné d’un accusé de réception et de lecture pour faciliter le suivi par l’avocat responsable.

4. Raccourcir les délais de paiement

Facturer régulièrement ses clients permet de déclencher le délai de paiement plus tôt et d’encaisser plus rapidement les sommes à percevoir. En fonction de son activité et de la typologie de sa clientèle, un cabinet d’avocats accordera des délais de règlement variables. Il faut donc être en capacité de les identifier pour les suivre précisément et déclencher les relances en temps voulu (voir ci-dessous).

Le délai de paiement va avoir un impact fort sur la trésorerie. En effet, entre le moment où le service est « produit » par l’avocat et le moment où ce dernier est payé, il faut financier le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). C’est-à-dire les dépenses liées au bon fonctionnement du cabinet pour produire le service promis aux clients. Plus le cabinet facture tard, plus il encaissera tard, plus la période à financer (et donc le BFR) sera longue et donc coûteuse. Autre effet pervers, mal appréhendé, le BFR peut amener l’avocat à penser qu’il doit facturer plus cher, risquant de tendre un peu plus la relation avec ses clients sur ce sujet et à freine son développement commercial.

Le niveau de trésorerie se joue donc sur le bon timing entre facturation et encaissements. Si ces derniers tardent à arriver, il faut alors passer à l’étape d’après : le recouvrement.

5. Relancer ses clients dès le premier retard constaté

On l’a dit, il est essentiel de facturer ses clients à temps. Il est tout aussi essentiel de relancer les mauvais payeurs. Il est donc fortement recommandé pour un cabinet d’avocats de mettre en place un processus de recouvrement qui propose plusieurs niveaux de relance. En effet, tous les clients ne sont pas nécessairement animés d’une mauvaise intention lorsque survient le moment de payer la facture mais qu’ils tardent à le faire.

Ils peuvent avoir simplement oublié. Il peut y avoir un problème technique, administratif ou encore un impondérable exceptionnel. Il n’est alors pas nécessaire de se montrer trop agressif dans sa relance. Tout au contraire, se montrer patient et compréhensif permettra de renforcer la relation client.

A l’inverse, les mauvais payeurs chroniques doivent être identifiés pour anticiper et adapter le processus de facturation d’une part et le recouvrement d’autre part. Là aussi, il existe des solutions clé en main comme Jarvis Legal qui affiche une balance âgée par client. Elle est actualisée en permanence et peut être exportée pour avoir un listing à jour des clients et factures concernés pour engager les relances auprès des clients concernés.

Il est essentiel que l’avocat se fasse violence et prenne le sujet en main car il est trop souvent gêné d’appeler ou de relancer ses clients sur ce sujet sensible. Il est à noter que le temps joue en sa défaveur : plus la situation traîne, plus elle sera compliquée à dénouer.

6. Agir rapidement et efficacement en cas de difficulté de trésorerie

Grâce au tableau de suivi de trésorerie présenté au début de cet article, vous disposez d’une capacité d’anticipation. Dès que vous identifiez une difficulté à venir pouvant engendrer une période plus compliquée qui risque de durer, prenez rapidement les décisions qui s’imposent.

Pour cela, à partir de la liste des dépenses indiquées au tableau de trésorerie, identifiez celles qui présentent un retour sur investissement (ROI) incertain, trop lointain ou les dépenses qui n’ont pas de valeur aux yeux de vos clients. Cela concerne tout aussi bien vos bureaux, les frais de fonctionnement, les équipements que les prestataires ou coûts de transports par exemple.

Vous pourrez réengager ces dépenses lorsque vous serez sorti de la phase de turbulence et que la trésorerie aura retrouvé un niveau satisfaisant.

7. Prévoyez une réserve pour faire face aux imprévus

Les périodes que nous traversons depuis plusieurs années ont démontré qu’aucun scénario, fut-il hautement improbable, ne devait être ignoré. Votre trésorerie doit vous permettre de faire face aux imprévus et vous laisser le temps de vous y adapter.

Idéalement, il convient de disposer de 4 à 6 mois de trésorerie. Comment définir ce seuil ? C’est simple : il représente le montant des charges à assumer sur cette période en partant du principe qu’il n’y aura plus de chiffre d’affaires sur cette même période. Donc si vous avez des charges mensuelles à hauteur de 5 000 €, le niveau de trésorerie cible devra être compris entre 20 et 30 K€ pour bénéficier d’une réserve suffisante.

Il vous est également possible de demander à votre banque une facilité de caisse ou autorisation de découvert. Calculée au prorata de votre chiffre d’affaires, elle représente généralement 15 jours de CA. C’est la période durant laquelle vous serez autorisé à être à découvert dans la limite de la somme autorisée. Attention toutefois : cette solution coûte assez cher et vous devrez redevenir positif dans le délai de 15 jours accordé.

Une fois la réserve de trésorerie constituée, il est recommandé d’optimiser l’excédent pour ne pas laisser dormir l’argent inutilement. Que ce soit à titre personnel ou pour vos salariés, il existe des solutions très intéressantes et particulièrement incitatives, comme les offres proposées par Swisslife ou AXA (revenus complémentaires pour compléter une future retraite, plan de participation, abondements…).

La trésorerie est un sujet hautement stratégique, tant pour les entreprises que pour les cabinets d’avocats. A l’image de la batterie de votre ordinateur portable ou de votre smartphone, il faut toujours avoir de la réserve pour affronter les impondérables. Nous l’avons vu ici, de nombreux leviers sont à votre disposition pour prendre l’initiative sur ce sujet et ne pas subir. A vous de jouer désormais.

Pour aller plus loin sur ce sujet, téléchargez le tableau de suivi de trésorerie que nous mettons à dispositions gratuitement et n’hésitez pas à prendre rendez-vous avec un chargé d’affaires pour en savoir plus sur Jarvis Legal.

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Village de la Legaltech : les logiciels plateformes sont la solution !

La 2e édition du Village de la Legaltech se déroule les 6 & 7 décembre 2017 prochain aux Docks de Paris, à Aubervilliers.

village de la legaltechA cette occasion, nous animerons jeudi 7 décembre à 15h30 une conférence intitulée : « Mettez la legaltech au coeur de votre cabinet grâce aux logiciels plateformes ». Vous pouvez vous inscrire ici.

Voici en primeur le plan de cet atelier.

Digitalisation et Legaltech : les opportunités pour le cabinet d’avocat

Le digital apporte des changements énormes à tous les secteurs économiques, sociaux, humains. On peut citer un grand nombre de produits ou services véritablement nouveaux. La legaltech en est l’une de déclinaisons pour le secteur juridique et, là aussi, la situation est enthousiasmante.

La présence de Jarvis Legal dans 27 pays du monde et notamment aux Etats-Unis nous permet de rapporter de nombreuses expériences et de nombreux exemples de réussites et de nouveautés de par la monde. 

Au travers de nombreux exemples, nous évoquerons avec vous la variété et la qualité des solutions présentes sur le marché. C’est d’ailleurs bien l’ambition du Village de la Legaltech que de montrer les avantages des legaltechs.

Stratégiquement, la digitalisation et les legaltechs sont clairement des opportunités pour les cabinets d’avocats. Il est essentiel de se sentir concerné car c’est maintenant que ces changements s’opèrent et que les opportunités sont les plus grandes. Néanmoins, la réalité n’est pas la vision stratégique. Les risques ne doivent pas être sous-estimés.

L’avocat face aux risques, limites, difficulté des choix technologiques

Les risques, limites et difficultés ne sont pas à minimiser. Les choix technologiques effectués par les différents éditeurs ou acteurs économiques sont donc importants.

Citons par exemple l’absence d’unité entre les différents outils, rendant difficile une utilisation massive au sein du cabinet. Ou encore la promesse de facilité et la difficulté de l’usage quotidien.

Côté sécurité, le RGPD empêche l’utilisation d’un grand nombre de solutions, des plus courantes (Dropbox, Gmail, WeTransfer) aux plus complexes (ROSS est-il respectueux de la législation ?).

Être dépendant d’un logiciel propriétaire est un risque. En ces temps d’ouverture et de changements rapides, comment être prisonnier d’un environnement (Microsoft par exemple) et de ses choix techniques ou stratégiques (dialoguer avec les solutions Google, faire dialoguer les outils entre eux) ?

Liberté , Agilité, Pérennité 

C’est pourquoi la notion de logiciel plateforme est essentielle. Grâce à une technologie adaptée, vous pouvez bénéficier d’une véritable API ouverte, permettant à tous les outils logiciels du cabinet de dialoguer. L’évolutivité maintenant mais aussi dans le futur, lorsqu’un nouvel outil arrivera sur le marché et qu’il sera également connecté à l’API.

Chacun peut se connecter librement depuis son équipement, sans frais et sans difficulté. La collaboration et le travail en réseau est réellement facilité, dans et en dehors du cabinet. C’est l’agilité qui prime et permet une adaptation permanente.

Les applications en cours d’intégration chez Jarvis Legal par exemple sont nombreuses et offrent l’accès aux cabinets d’avocats à un véritable écosystème logiciel, unifié et facile à utiliser.

C’est donc un véritable avantage stratégique que confèrent les logiciels plateforme. Ainsi, les opportunités de la legaltech sont exploitées tandis que les risques sont réduits. C’est l’outil idéal pour mettre la legaltech au coeur de son cabinet.

Retrouvez-nous donc le 7 décembre à 15h30 lors des prochains Village de la Legaltech !

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Village Legaltech : mettre l’innovation au coeur de votre cabinet

La 2ème édition du Village Legaltech se tient les 6 & 7 décembre 2017 aux Docks de Paris, à la Plaine Saint Denis, dans le cadre du Paris Open Source Summit.

Village legaltech : venez à la rencontre de l’innovation 

L’ouverture des données, la collaboration, le partage d’informations sont au coeur de la démarche de l’open source. C’est le sens du Paris Open Source Summit 2017.

Co-organisé par OpenLaw et le Village de la Justice, le salon réunit pour sa part l’écosystème legaltech français autour des notions d’ouverture et d’innovation sur le marché du droit.

Les valeurs d’ouverture sont au coeur du métier d’avocat au travers par exemple de la collaboration professionnelle ou l’inter-professionnalité. Ainsi le dernier congrès de l’association ACE s’est tenu en octobre autour du thème « Ouvertures ». Du côté technologique, la majorité des legaltechs est issue du monde du développement informatique, structurellement organisé autour de la notion de collaboration.

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Avocat 3.0 : l’évolution des mentalités est un préalable à la transformation des cabinets d’avocats

Nous avons débuté notre grande étude intitulée La grande transformation stratégique des cabinets d’avocats par un propos introductif décrivant les principales étapes : analyse des forces du marché à l’oeuvre, problématiques en jeu, moyens d’actions. C’est par ces étapes que l’avocat 3.0 peut émerger.

Dans la 2e partie de notre analyse, nous avons ensuite illustré les grand changements à l’oeuvre. Nous concluions sur le fait que le changement sera un succès au prix de 3 transformations :

  • Culturelle : faire évoluer les mentalités au sein du cabinet
  • Organisationnelle : faire évoluer les processus de travail
  • Digitale : s’appuyer sur les outils permettant le changement

Nous allons concentrer aujourd’hui notre analyse sur la transformation culturelle, préalable indispensable à l’adaptation des cabinets d’avocats aux nouvelles conditions de marché. C’est l’avénement de l’avocat 3.0.

Avocat 3.0 : son avénement passe par une véritable transformation culturelle

La première condition de la transformation des cabinets d’avocats est de changer les mentalités, notamment celle des associés du cabinet. Il faut bien comprendre que le changement est INELUCTABLE. Rien ne peut en effet arrêter la vague de numérisation et d’ouverture du marché du droit. Rien non plus ne peut arrêter les changements de comportements des clients. Il vaut donc bien mieux tirer parti des opportunités que le changement porte plutôt que de vouloir s’arc-bouter à ses anciennes pratiques.

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Convention nationale des avocats : retour sur le stand Jarvis Legal

La convention nationale des avocats 2017 se tenait du 18 au 21 octobre à Bordeaux. Jarvis Legal, en tant que solution digitale pour avocats, était partenaire de l’événement. Nous vous avons proposé un résumé des meilleurs moments dans cet article.
Notre stand était également très animé. Retour sur nos temps forts.

Le stand Jarvis Legal à la Convention nationale

Comme pour tout salon, le montage et la préparation du stand est un défi ! Les photos avant / après montrent l’ampleur du travail qui a été réalisé en une journée.

Au final, placé entre le Village des Incubateurs et l’un des bars, et entre les salles d’atelier et la plénière, le stand n’a pas désempli pendant 3 jours !

Nos partenaires

D’abord, des conférences et ateliers étaient organisées avec nos partenaires Georges, le robot comptable et Nomination, spécialiste de la donnée qualifiée.

Nous avons également pu échanger avec de nombreux partenaires, comme Dalloz, Mon-avocat, Legalvision, Legalife, …

Nous travaillons avec chacun d’entre eux afin de proposer à nos clients des offres complémentaires. Notre architecture en plateforme nous permet d’être une API, c’est-à-dire d’interfacer tout type de logiciel à notre solution (aussi bien Sage, Quickbooks ou Mailchimp que Dalloz ou mon-avocat)

Les animations

De nombreuses animations étaient organisées sur le stand.

Par exemple, l’atelier de photos professionnelles, réalisées par des photographes professionnels de l’agence Whaooimage, n’a pas désempli pendant 2 jours ! Une foule importante d’avocats a profité de notre stand pour bénéficier d’une belle photo à jour pour leur site web et leurs profils sociaux.

La roue de la fortune a de son côté permis à de nombreux avocats de gagner des cadeaux ou des remises sur les licences, tels que stylos, 10% de remise,… 

Enfin, de très nombreuses démonstrations de notre solution Jarvis Legal ont été organisées, de manière individuelle ou en groupe. La nouvelle version de notre solution a indubitablement convaincu les avocats présents !

Et nous avons eu également le plaisir d’accueillir les 2 nouveaux co-présidents d’Avocats sans Frontières (Julien à gauche, Vincent à droite et Kavi, de chez Jarvis Legal au milieu) !

Leur vision du métier : transmission – formation – assistance dans des pays au contexte politique difficile. Bravo pour votre action !

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La Convention Nationale des Avocats commence mercredi 18 octobre !

Jarvis Legal est partenaire de la Convention Nationale des Avocats 2017, à Bordeaux. 3 ans après Montpellier, la profession se retrouve de nouveau à l’initiative du CNB pour son grand événement triennal.

Retrouvez-nous donc au stand C090 pour découvrir nos nouvelles solutions logicielles et de nombreux ateliers.

Convention Nationale des Avocats 2017 : sous le signe du numérique

La Convention a cette année pour thème : « Economie, Numérique et Territoire : les nouvelles stratégies pour l’avocat ».

Solution de gestion : l’ergonomie est décisive

De nombreuses outils de gestion de cabinets d’avocats sont disponibles sur le marché. Et c’est sans compter l’offre pléthorique de produits anglophones. Quel critère-clé doit présider au choix de la solution de gestion de votre cabinet ?

L’ergonomie est essentielle pour tous les logiciels

Un élément décisif est souvent sous-estimé : l’ergonomie. C’est pourtant l’élément qui fait la différence à l’heure de choisir la solution de gestion du cabinet et plus encore, lorsqu’on l’utilise. 

Pour s’en convaincre, il suffit de réfléchir depuis le point de vue de l’utilisateur. Que m’apportent les fonctionnalités pourtant fantastiques de gestion de base de données en sql sur Excel ? De multiples possibilités de travail. Néanmoins, il faudrait me former des jours entiers pour que je maîtrise le début de cette fonctionnalité.