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Bien que les modes alternatifs de règlement soient en plein essor, que le nombre de contentieux diminue et que les moyens de communication permettent de travailler à distance, l’avocat est de plus en plus mobile. Que ce soit pour des audiences à travers la France ou bien pour travailler sur des opérations sensibles à l’étranger, les avocats travaillent régulièrement en dehors de leurs bureaux feutrés et confidentiels du 8ème arrondissement. Si votre bureau principal permet de garantir le secret professionnel et la protection des données de ses clients, tel n’est pas nécessairement le cas lorsque vous travaillez à distance.

Il est toutefois de la responsabilité de l’avocat de protéger les données de ses clients en toute circonstance. Or, dans le domaine de l’intelligence économique, il est de notoriété publique que le point faible d’un client en matière de sécurité est son avocat. Ce risque est accru lorsque l’avocat est en déplacement et qu’il risque d’être la cible de diverses attaques.

Nous vous proposons quelques conseils pratiques afin de protéger vos données lors de vos déplacements.

1- Stockez vos dossiers sur une solution de gestion cloud

Le premier point de vigilance est lié au support de stockage de vos données. En effet, évitez dans la mesure du possible que vos données soient stockées exclusivement en local. Une solution cloud vous permet d’avoir accès en permanence à vos dossiers sans craindre de les perdre, notamment en cas de vol de votre ordinateur. Par ailleurs, une solution cloud vous permet d’éviter d’utiliser une clef USB, facilement substituable et qui est un point d’entrée majeur pour une attaque de votre système.

Une solution cloud n’empêche toutefois pas de travailler sans connexion à internet. Il est possible d’installer sur votre PC ou Mac une réplique au niveau local qui mettra automatiquement à jour les données sur le cloud dès lors que vous aurez de nouveau de la connexion.

2- N’utilisez pas les moyens de transport comme une annexe de vos bureaux

Il peut être très tentant d’utiliser les temps passés dans les transports afin de travailler et d’avancer sur ses dossiers. Or, les moyens de transports sont des lieux privilégiés pour les attaques, que ce soit par le vol de documents sensibles ou d’enregistrement de votre écran d’ordinateur par un autre passager. Il est donc nécessaire d’être particulièrement vigilant dans ce contexte.

Ainsi, dans le train ou l’avion, essayez de limiter l’utilisation de dossiers papiers, privilégiez un siège côté fenêtre et utilisez des protections sur vos écrans afin d’éviter une vue latérale. La meilleure sécurité est de rester sur ses gardes.

3- Utilisez un téléphone local lorsque vous travaillez à l’étranger

Un point de vigilance particulier doit être fait lorsque vous effectuez un déplacement à l’étranger pour des raisons professionnelles (conclusion d’un deal, rencontre avec un client sensible, séminaire d’équipe). Vous le savez, les règles en matière d’écoutes téléphoniques ne sont pas les même en fonction des Etats. Chaque téléphone portable possède un numéro IMEI (tapez *#06# sur votre téléphone). Ce numéro est la « carte d’identité » de votre téléphone et permet de vous identifier. Ainsi, vous pouvez être identifié dans l’aéroport à cause de votre numéro IMEI et être mis sur écoute assez rapidement.

La solution la plus sécurisée est de vous faire remettre par vos interlocuteurs un téléphone local avec vos numéros préenregistrés. Cette solution permet de passer « sous les radars » et de ne pas attirer l’attention des services et autorités locales. Équipé d’une carte SIM locale, le coût des communications et de la consommation de données (Go) sera nettement diminué.

4- Ne vous séparez jamais de votre téléphone, déconnectez le Bluetooth et protégez votre connexion wifi

Cette solution semble évidente mais il est toujours pertinent de la rappeler. Evitez de vous séparer de votre téléphone, de le laisser sur une table ou même sur votre lit quand vous êtes dans la salle de bain. En effet, outre les emails échangés avec vos clients, de nombreux avocats communiquent avec clients et confrères via WhatsApp, dont le niveau de sécurité est très faible.

Par ailleurs, le wifi et le Bluetooth sont facteurs de risques pour la sécurité de vos données. Il existe notamment une attaque dénommée BlueBorne qui permet de s’en prendre à n’importe quel appareil avec le Bluetooth allumé via une série de vulnérabilités. Il est préconisé de désactiver la fonction Bluetooth lorsque celle-ci n’est pas nécessaire.

La connexion Wifi doit pour sa part être protégée. Pour cela, vous pouvez installer sur votre ordinateur et votre smartphone une solution VPN (disponibles sur App Store et Google Play). L’adresse IP visible de votre appareil sera automatiquement modifiée, ce qui empêchera de remonter jusqu’à vous.

5- Chiffrez les données stockées sur votre disque dur

En déplacement, on s’expose à des risques de vol ou de perte de matériel. Il est donc important d’avoir pris ses précautions, notamment pour ce qui concerne votre ordinateur portable. Outre le mot de passe impératif à l’ouverture de session, il est vivement conseillé de chiffrer les données stockées sur le disque dur.

Le chiffrement des données rendra leur accès bien plus ardu aux personnes mal intentionnées mais permettra également une meilleure sécurité sur les tentatives de copies ou d’accès à distance aux informations stockées sur votre ordinateur.

Cette opération est gratuite sur Mac (proposée directement depuis l’utilitaire de disques mais nécessitant une réinstallation complète). Elle est aussi possible sur PC selon la version de Windows que vous possédez.

Ces quelques préconisations paraissent certainement un peu « extrêmes » , mais elles sont suivies par de nombreux cadres dirigeants de grands groupes et correspondent à une réalité des attaques pratiquées. Une solution intermédiaire est d’analyser ses facteurs de risques et de prioriser son niveau de protection. L’utilisation d’un CRM décentralisé permet à minima de de limiter le risque de perte ou vol de vos données tout en les protégeant des attaques informatiques qui tendent à se multiplier.

Jarvis a obtenu récemment la labellisation STARTRUXT.

STARTRUXT est le label à destination start up et des organisations de moins de 3 ans offrant des solutions pluriannuelles « as a service » ou en mode abonné ou redevances. Ainsi tous les facteurs de succès d’un start up sont mesurés afin d’objectiver le caractère prometteur de l’entreprise. Ce label est donné par Exaegis, l’agence de notation référente du secteur numérique. Elle articule sa notation autour de deux axes : le financier et l’opérationnel. Elle offre un modèle de notation exclusif adapté au secteur du numérique

Exaegis nous a donc audité durant de longues semaines, tant sur les différents aspects financiers qu’opérationnels.

Les experts ont ainsi pu observer et valider :

– Nos méthodes, nos process internes qui prennent en compte l’aspect humain, offrent des garanties de suivi et de formation à nos clients et un bien être au travail à nos collaborateurs.

– La qualité du code Jarvis, qui fait de Jarvis l’un des logiciel de gestion référence au sein de l’univers legaltech.

– Nos infrastructures.

– Notre documentation.

– La qualité humaine et opérationnelle de notre équipe. Ils se sont ainsi plongés au sein de notre équipe et y ont découvert les valeurs, les compétences de chacun au service d’un collectif fort et uni.

Nous avons obtenu la meilleure note possible et donc la labellisation.

Cette récompense est une fierté pour nous, elle valide notre travail, nos différentes expertises et plus globalement notre savoir-faire.

C’est une nouvelle étape importante pour notre entreprise en cette fin d’année 2019.

Elle promet un exercice 2020 riche en nouveautés et une présence croissante au sein de l’univers de la legaltech en tant que référence de logiciel de gestion.

Le 11 décembre dernier, nous avons organisé en partenariat avec Décideurs Magazine, une table ronde autour du thème de l’avocat augmenté. Nous souhaitions, à travers cet événement, identifier les passerelles, les attentes communes et les synergies qui existent entre les métiers d’avocats et de directeurs juridiques dans l’ère du digital.

Alexandre Yeremian, CEO de Jarvis Legal, Thomas Saint Aubin, CEO de Seraphin Legal et Arthur Sauzé, avocat et fondateur de Tedi.Legal étaient à cette occasion nos trois speakers experts.

Au cours de la matinée, 3 sujets principaux ont été abordés :

–          Quels sont les enjeux à court, moyen et long termes ?

–          La part humain/logiciel, les écarts générationnels, un problème nouveau au sein des cabinets.

–          La question du coût des logiciels de gestion.

Concernant le 1er point, plusieurs éléments ont émergé des différents échanges.

L’automatisation de tâches est une nécessité. Il faut laisser la machine intervenir là ou l’humain n’a pas de valeur ajoutée. Cette automatisation intelligente permet un gain de temps précieux. Il est également important de disposer d’outils collaboratifs afin de créer une synergie efficiente et de donner à chacun les moyens de travailler ensemble. La mobilité est un enjeu important mais elle doit être au service de la productivité de chacun et non une contrainte. Enfin la sécurité est le point qui mobilise le plus d’attention et qui reste l’enjeu majeur pour tous. La majorité des cabinets d’avocats doit encore progresser sur la question de sécurité des données.

Concernant le 2nd point,

La dimension humaine est une donnée primordiale. En effet, il faut trouver un équilibre entre le robot/logiciel et les compétences humaines pour obtenir un résultat positif. Dès lors, nous avons soulevé l’idée qu’il faut désormais une formation adaptée à l’arrivée de la legaltech au sein des cabinets. L’accompagnement est également une donnée importante. Les avocats et directeurs juridiques qui utilisent de nouveaux outils doivent être accompagnés et formés afin d’en tirer le meilleur. La technologie ne prime par sur l’humain, elle doit l’aider, le soutenir, lui faciliter son travail en le déchargeant des tâches parasites et/ou peu productives mais coûteuses en temps.

Concernant le dernier point,

Les coûts alloués aux outils de Legatech peuvent être importants surtout si le cabinet se dote de l’ensemble des outils indispensables pour gérer de façon optimale ses dossiers. Dès lors ces coûts peuvent être un frein pour les cabinets et notamment les cabinets à taille humaine ou medium. L’idée serait donc de pouvoir proposer une solution à la carte avec une base freemium et une offre de modules en option.

En conclusion,

L’innovation technologique doit apporter des réponses concrètes pour simplifier le quotidien des avocats et des juristes. Elle est indispensable désormais pour la croissance du cabinet et/ou de l’entreprise mais elle doit se faire de façon intelligente en prenant en compte l’aspect humain.

Pour plus de détails, vous pouvez nous demander le compte rendu complet de cette matinée.

Jarvis Legal intègre le programme Microsoft for startups.

Un programme mondial complet conçu pour soutenir les startups et accélérer leur développement. La sélection est drastique et se fait sur des critères de compétitivité et d’expertises reconnues.

Cette intégration va nous permettre d’offrir encore plus d’innovations pour les avocats, les directions juridiques et l’ensemble des professionnels du droit.

Nous pourrons ainsi améliorer et/ou développer l’Intelligence Artificielle et le deep learning, les services cognitifs, l’intelligence conversationnelle, l’infrastructure à très haute disponibilité en France et l’intégration de la suite Microsoft 365.

Un ensemble d’éléments qui permettront à Jarvis d’être encore plus performant et vous proposer une plus grande valeur ajoutée.

Microsoft collabore uniquement avec des startups de premier plan pour les encourager, les accompagner dans leur développement et leur croissance.

C’est donc un honneur pour nous d’avoir été sélectionné pour ce programme.

Un programme qui prône l’excellence, qui met en avant le savoirs-faire et les valeurs humaines au sein des startups.

C’est une nouvelle marque de reconnaissance pour notre travail et nous sommes heureux de partager cette nouvelle avec vous.

Pour plus de précisions, n’hésitez pas à nous contacter directement, nous sommes à votre disposition : réserver un créneau

Nous sommes très heureux de vous offrir notre nouvelle vidéo de présentation Jarvis Legal.

Cette dernière vous donne un aperçu complet de nos différents savoirs-faire. Nous souhaitons être accessibles à tous et vous montrer nos différentes expertises. La vidéo vous présente l’ensemble de ces domaines d’expertises.

Chez Jarvis, nous prônons la simplicité d’usage tout en ayant une offre d’innovation technologique importante.

Nous accompagnons des milliers de cabinet d’avocats grâce à notre solution de gestion en ligne.

Jarvis est une application complète qui vous permet de gérer l’ensemble de vos données.

Elle est intelligente et intuitive, elle est également collaborative, vous agissez en effet en synergie avec vos clients et collaborateurs. Elle est surtout mobile, vous pouvez l’utiliser sur tous les supports et en tous lieux. Vous êtes dès lors connectés en permanence avec vos clients qui se retrouvent au cœur de votre stratégie.

Avec Jarvis, vous êtes un cabinet d’avocats moderne qui maîtrise l’ensemble de ses données.

Grâce à Jarvis Analytics, vous et vos associés devenez des avocats augmentés.

Nous vous précisons cependant que cette vidéo est un « trailer » et qu’il est important, si la vidéo vous a intéressé, de nous contacter afin que nous puissions aborder plus en détail les points d’intérêts qu’elle aura suscité pour votre cabinet, idéalement lors d’un rendez-vous. Cliquez sur le lien suivant pour réserver un créneau avec un de nos représentants : réserver un créneau

Nous pourrons ainsi développer ensemble la totalité de nos possibilités.

Nous vous attendons les 26 et 27 novembre prochains à la 4em édition du salon de la Legaltech, l’occasion pour nous de vous présenter nos dernières innovations et de partager un moment d’échanges privilégiés.

Nous pensons que l’avenir des métiers du Droit passe par l’adoption des nouvelles technologies au service des utilisateurs. Il est en effet aujourd’hui nécessaire d’innover afin de s’adapter aux exigences des clients et de la concurrence.

Vous pourrez à l’occasion de ce salon, découvrir nos nouveautés du moment :

–          Jarvis Analytics, l’outil décisionnel de l’avocat augmenté, une business intelligence personnalisable et intuitive qui traite, pour vous, plus de 60 données essentielles pour la rentabilité de votre cabinet. Des démos seront organisées afin de vous présenter cet outil unique et révolutionnaire.

–          Le nouveau processus de facturation, à la fois plus simple et plus puissant

–          La synchronisation des contacts permettant l’actualisation automatique des informations avec l’ensemble de vos outils (Outlook, smartphones, tablette)

–          La personnalisation de l’application à vos usages et vos pratiques pour automatiser vos tâches les plus chronophages

–          La rédaction automatisée de vos documents, collaborative et en temps réel

–          Notre programme de parrainage qui vous offre la possibilité de remporter une Tesla (cf article précédent sur notre blog).

–          Les annonces sur les prochaines nouveautés à venir (et elles sont nombreuses !).

Nous sommes persuadés du rôle essentiel de l’Humain au sein des nouvelles technologies et il est pour nous indispensable de pouvoir vous rencontrer afin d’échanger sur nos futures collaborations.

Nous vous donnons donc rendez-vous fin novembre au Salon de la Legaltech à la Cité des Sciences, Paris-La Villette.

N’hésitez pas à revenir vers nous, si vous avez besoin de précisions.

Intelligence humaine et Legaltech : 2 éléments indispensables pour réussir sa transformation digitale

A travers nos différentes rencontres et expériences, nous avons constaté le besoin essentiel pour la profession d’avocat de faire évoluer ses méthodes de management, de recrutement, ses outils technologiques afin de s’adapter à une concurrence accrue, aux exigences des clients et à une évolution législative permanente.

Les structures se multipliant, les cabinets ont désormais besoin d’être rapidement rentables. Il faut dès lors identifier les leviers permettant d’atteindre cette rentabilité.

Les dernières études mettent en exergue deux points essentiels.

L’intelligence humaine est l’outil de développement numéro 1 d’un cabinet, suivi de très près par l’intelligence artificielle, ses systèmes et ses logiciels informatiques.

Ces deux points sont les deux clefs de voûte pour construire, sur le long terme, un cabinet attractif et productif.

La place centrale de l’intelligence humaine au cœur du business

Ce n’est pas une nouveauté en soit. Cependant elle mérite d’être traitée avec attention car les évolutions sociétales et les valeurs humaines sont en perpétuelle évolution depuis quelques décennies. Il faut dès lors s’adapter.

Le recrutement devient un enjeu majeur. Désormais le droit à l’erreur est limité, il faut pouvoir identifier rapidement les meilleurs éléments. C’est une course aux talents qui se joue. Pour cela, il faut se tourner vers des cabinets de recrutements, chasseurs de têtes et prendre le temps d’identifier les besoins et de cibler au mieux les profils mais aussi les personnalités qui pourront s’adapter au mieux à leur nouveau milieu professionnel. La personnalité est maintenant tout aussi importante que le profil et l’expérience professionnelle.

Par ailleurs pour satisfaire l’humain, il faut un management adapté. Le « vieux management » vertical qui prédominait dans de nombreux cabinets s’avère maintenant caduque. Il est fortement conseillé de favoriser un management horizontal, participatif et collaboratif. Les responsables pourront ainsi identifier plus facilement les hauts potentiels et ainsi les accompagner puis les valoriser. Les chiffres récents montrent que le management participatif permet un gain de productivité des équipes de l’ordre de 30%.

La montée en puissance de l’intelligence artificielle

L’autre point essentiel de développement évoqué ci-dessus est l’intelligence artificielle via les systèmes et les logiciels informatiques. En effet afin de garder un haut niveau de compétitivité et de productivité, l’avocat doit être efficace.

Pour cela, il doit être accompagné dans son travail par des logiciels informatiques efficaces qui lui offrent un gain de temps considérable dans le traitement de ses tâches. Les logiciels notamment ceux de gestion doivent être personnalisables, adaptés à tous les supports et offrir ainsi une mobilité illimitée à l’avocat. Ce dernier doit pouvoir en effet traiter ses dossiers à tout moment, peu importe le lieu. De plus, la question de sécurité, notamment des données personnelles des clients et des éléments confidentiels de dossiers traités sont un enjeu majeur.

Cette technologie est incontournable pour accompagner le business développement du cabinet, pour accroitre sa rentabilité et son attractivité. Les cabinets doivent s’équiper des meilleurs solutions. en ce sens, la legaltech est désormais un enjeu majeur pour la croissance du cabinet.

Les LegalTech au service des avocats et des professionnels du droit

Pour qu’elle soit pérenne, l’offre de service doit non seulement s’appuyer sur les technologies les plus récentes mais la Legaltech en question doit également être agile, dans son organisation et son mode de fonctionnement, pour s’adapter rapidement à un contexte en évolution permanente où l’innovation gouverne plus que jamais. C’est notamment ce qui explique pourquoi les éditeurs traditionnels ont de plus en plus de mal à suivre le rythme : leur mode de management, leurs structures de coûts, l’empilement des différentes techno au fil des années sont autant de facteurs qui les sclérosent. Ils accumulent le retard face à un environnement qui ne cesse d’accélérer.

Trop longtemps dédaigneux face à l’évolution des enjeux et à l’innovation, ces éditeurs se retrouvent confrontés à la même situation qu’ont connu en leur temps d’autres acteurs majeurs qu’on pensait pourtant inamovible. Kodak, Motorola, BlackBerry, Nokia… sont autant d’exemples qui montrent que l’innovation, la vraie, celle qui est au service des utilisateurs finaux et qui procure une réelle proposition de valeur, est issue des Legaltech qui oeuvrent sans discontinuer depuis 2012 à développer et mettre en oeuvre les solutions de demain.

Les Legaltech se sont regroupées au sein de France Digitale pour mieux servir leurs clients. A l’image de Doctrine, LegalPlace, EasyQuorum, Jarvis Legal, Caselaw Analytics, Seraphin Legal ou Lexbase, nous oeuvrons ensemble et créons des passerelles pour simplifier encore plus le quotidien des avocats et faire en sorte qu’ils puissent se concentrer sur leur coeur de métier.

L’intelligence humaine et l’intelligence artificielle sont donc au cœur du développement de votre cabinet. Ce sont deux éléments qui offrent une pérennité certaine aux yeux de la profession. Vos clients sont sensibles à la stabilité de vos équipes et aiment traiter avec le même interlocuteur compétent et à l’écoute.

Enfin les atouts de Legaltech, outre le fait d’être des leviers primordiaux de croissance, rassurent aussi vos clients car ils mettent en exergue votre capacité d’adaptation, votre modernité et votre capacité à sécuriser les données.

Longtemps les avocats ont dû piloter leur activité sur la base d’informations imprécises voire erronées, datées et qui nécessitaient des jours et des heures de reporting pour un résultat souvent insatisfaisant.

Pour éviter cet écueil, coûteux en temps et en énergie, Jarvis propose désormais aux avocats une innovation majeure qui valorise enfin les données clés du cabinet.

Une innovation majeure pour les cabinets d’avocats

Jarvis Analytics est une business intelligence unique qui met en exergue les chiffres clés du cabinet. Vous pouvez désormais croiser toutes les données qui vous importent et qui donnent du sens à votre activité, de la plus simple à la plus avancée.

Voici quelques exemples :

– taux horaire moyen facturé
– montant des impayés actualisé en temps réel
– top 10 des clients et des dossiers
– CA par associé et par collaborateur
– évolution du niveau de facturation par rapport au mois précédent
– des encaissements
– etc…

Ce sont plus de soixante indicateurs clés qui peuvent être visibles en un seul et simple clic. Le gain de temps est colossal, la visibilité de votre activité optimale.

Les associés d’un cabinet disposent désormais d’informations statistiques et financières mises à jour en temps réel pour piloter leur activité.

Doté d’un affichage dynamique, les associés peuvent zoomer sur une information particulière, en analyser les détails et même les exporter sur un tableau Excel.
Ils ont également accès aux filtres permettant de mieux cibler l’analyse recherchée.

Le tableau de bord est disponible sur tous les équipements mis à disposition des associés : PC, Mac, iPhone, iPad ou mobile Android.
Ils peuvent ainsi consulter à tout moment les informations à jour.

Jarvis Analytics est un outil d’exception qui va changer la vie des avocats.

Le gain de temps, la visibilité sur les indicateurs essentiels de croissance, la facilité d’utilisation de l’outil vont changer le mode de vie au sein des cabinets.

Rentabiliser son temps et faire les bons choix nécessitent de disposer des bonnes informations, actualisées.
Grâce à Jarvis Analytics, les associés y ont enfin accès.

Pour toutes informations complémentaires, visitez le site web que nous lui avons dédié et la vidéo de présentation qu’il contient : https://bi.jarvis-legal.fr

Préoccupation moderne s’il en est, trouver l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée tend parfois à devenir un véritable casse-tête pour les avocats et les avocates, voire même une idée sympathique mais somme toute assez utopique. Pourtant, des solutions de gestion de cabinet mobiles existent aujourd’hui pour vous faciliter la vie au quotidien et permettre une meilleure articulation vie personnelle/vie professionnelle.