Trop souvent l’avocat collaborateur est cantonné au rôle ingrat d’ouvrier spécialisé, chargé de produire sans condition ce que l’associé a vendu. Cette organisation historique entre associé et collaborateur a conduit à des dérèglements préjudiciables à toutes les parties : démotivation, manque de productivité…

L’organisation interne du cabinet est souvent proche d’une organisation paramilitaire, avec des associés-chefs qui imposent parfois un rythme et une exigence difficile à atteindre par les « troupes ».

Pourtant, le cabinet bénéficie fortement d’une intégration des collaborateurs à sa stratégie. Celui-ci est en effet tout à la fois l’ouvrier spécialisé qui produit, le représentant  du cabinet et enfin le futur associé.

Faire participer l’avocat collaborateur à la stratégie du cabinet

L’avocat collaborateur a beau être indépendant et libre de ses engagements, le cabinet a intérêt à l’inclure dans sa stratégie. C’est d’ailleurs le sens du mot « collaborer », participer au projet commun. En effet, l’implication et la motivation du collaborateur sera d’autant plus forte qu’il se sent intégré et en cohérence avec les valeurs, la culture, l’expertise du cabinet. En retour, son implication et sa motivation seront des atouts considérables dans la qualité du travail rendu par le cabinet.

Nous pouvons ainsi citer 3 moyens simples de développer l’implication de vos collaborateurs :

• Organisez un séminaire une à deux fois par an (déjeuner, week-end, après-midi…). Partagez les réalisations, les projets et les valeurs du cabinet
• Managez vos collaborateurs : contrôlez leur travail, reconnaissez leurs succès, identifiez les points d’amélioration 
• Prenez en compte leur avis pour ce qui les concerne. Quel logiciel de gestion utiliser ? Comment répartir des tâches entre collaborateurs, avec les associés et assistantes juridiques ?

Améliorer sa productivité

Le travail principal de l’avocat collaborateur est de produire pour le client, sous le contrôle et l’expertise de l’associé référent. Avec les secrétaires juridiques, la productivité du collaborateur est très dépendante des process de travail et du logiciel de gestion au sien du cabinet.

Or, le collaborateur est payé à l’heure. Plus il est rapide, moins le cabinet dépense. C’est pourquoi l’intérêt du cabinet est de mettre à disposition les outils appropriés. Les notions de travail collaboratif, de mobilité, d’ergonomie sont alors des facteurs clés de productivité. Retrouvez ici les 7 raisons pour lesquelles votre cabinet en a besoin.

Prenez en compte le point de vue des opérationnels. Réfléchissez également avec eux à l’organisation, le cabinet dans son ensemble en tirera les bénéfices.

Investir sur son potentiel

Investir dans la formation (juridiques, commerciales, technologiques) de vos collaborateurs est donc nécessaire au développement de votre cabinet. Meilleurs seront vos collaborateurs, plus ils seront contributifs au développement des ventes, à la satisfaction client, à la rentabilité de vos dossiers.

L’avocat collaborateur est aussi un associé en devenir. Ainsi, la perspective de s’associer dans un cabinet à l’écoute et bien géré est un facteur de motivation pour le collaborateur. De son côté, le cabinet bénéficiera d’un nouvel associé déjà formé, efficace et en phase avec les valeurs du cabinet.

En conclusion, considérer ses collaborateurs comme une richesse est un gage de développement du cabinet. Améliorez les outils logiciels, les pratiques managériales sont des axes simples et efficaces de constituer au sein de votre cabinet une équipe de grande qualité ! 

La justice est critiquée pour sa lenteur, sa distance avec le citoyen, son organisation archaïque. Pourtant, grâce à des logiciels juridiques cloud, le Ministère de la Justice pourrait fortement améliorer son fonctionnement et son rapport au citoyen. 

Les opportunités des logiciels juridiques cloud

De nombreux services pourraient utilement fonctionner grâce à des solutions cloud : l’état civil, les dépôts de plainte, le transfert d’informations entre entités (commissariat, prison, tribunal, avocats…), etc.

Les avocats proposent à leurs clients leur expertise et leurs conseils. Ces services sont valorisés sous forme de temps de travail. L’avocat facture ensuite ses honoraires en s’appuyant sur le temps passé sur chaque dossier conformément aux règles de l’ordre. Dès cet instant, le logiciel de gestion des temps présente des avantages immenses . 7 bonnes raisons pour lesquelles vous devez vous équiper !

Facturer avec justesse

Il est impossible d’organiser son cabinet d’avocat ou son activité libérale sans s’appuyer sur un logiciel juridique. Cependant, à l’heure du choix, comment sélectionner l’outil qui va le mieux correspondre à ses besoins d’aujourd’hui, et de demain ? 5 questions à vous poser afin de prendre une décision pertinente…

Prendre spécifiquement un logiciel juridique

Beaucoup de logiciels proposent des fonctionnalités de saisie des temps, de gestion de fichiers ou de CRM. Mais seuls les logiciels exclusivement juridiques sont pensés pour l’organisation particulière des métiers du droit et des avocats. Il est important donc de s’assurer que votre logiciel s’adresse spécifiquement aux avocats et pas à toutes les professions.

S’intéresser aux fonctionnalités

Bien que le sujet soit complexe, vous devez en tant qu’avocat et entrepreneur, vérifier que la solution dont vous souhaitez équiper votre cabinet correspond à vos habitudes de travail.

Les fonctionnalités de saisie des temps et de facturation sont essentielles. Qu’en est-il de la gestion des dossiers ? de l’édition de documents ? Peut-on partager ses informations internes ? et avec les clients ou les parties adverses ? Y a-t-il un CRM ? Autant de questions qui doivent être posées et autant de réponses qui doivent être analysées afin de faire le bon choix.

Vérifier la qualité du service de relation client

Une fois votre solution achetée/souscrite, vous allez l’utiliser tous les jours. Vérifiez que votre fournisseur de solution vous accompagnera et comment. L’accompagnement client au début de l’abonnement, des webinars fréquents, un accès facile et réactif aux équipes support sont autant de sujets décisifs pour que votre expérience avec votre nouveau logiciel juridique soit concluant.

L’image de marque du fournisseur n’est pas forcément une garantie suffisante : les opérateurs de téléphonie mobile ou d’accès Internet sont des exemples courants de grandes sociétés incapables de délivrer un service d’accompagnement satisfaisant.

Posez des questions, demandez quels outils sont déployés au quotidien pour les utilisateurs : vous prendrez une décision d’achat plus rassurante dans la durée.

Solution hébergée ou solution locale ?  

Les logiciels installés en local, sur votre ordinateur ou votre serveur, souffrent de plusieurs inconvénients. D’abord, ils sont onéreux car nécessitant un maintien informatique constant. Les mises à jour sont aussi plus longues et plus compliquées. Elles passent par une installation via un CD ou un DVD. Elles sont généralement payantes. Enfin, les solutions installées localement sont exposées aux attaques informatiques (virus, ransomwares).

Nous conseillons donc de privilégier des solutions hébergées et idéalement en cloud privé. En effet, installer votre logiciel sur un serveur hébergé vous oblige tout de même à sécuriser votre infrastructure et complique l’utilisation au quotidien. Un cloud privé comme en propose Jarvis Legal est la meilleure sécurité pour vos données et propose un usage ergonomique.

Regarder le coût complet tout au long de la durée d’utilisation

Certaines solutions peuvent sembler moins chères car proposant une mensualité plus basse. Par exemple, beaucoup de coûts ne sont pas dans les mensualités : coût de migration, d’installation, de paramétrage, de formation (obligatoire ou pas ) ? Ensuite, le périmètre inclut dans le prix peut changer entre les concurrents, certains intégrant des options que d’autres n’incluent pas.

C’est donc le coût complet sur 3 ans qui permet véritablement de comparer les logiciels juridiques entre eux. Et là, généralement, les offres les moins chères ne sont plus celles que l’on croit… C’est le cas pour Jarvis Legal qui propose des coûts d’entrée faibles et une mensualité variable entre 29 et 86 € par mois. Ainsi, le coût complet pour le cabinet est généralement inférieur à la concurrence.