Augmented Lawyers Club, aflevering #2
Ter gelegenheid van de 2e ronde tafel rond automatiseringsvraagstukken organiseerden we een onderzoek rond de verwachtingen en behoeften van een juridische afdeling.
Elke week delen wij een sleutelfiguur met u, waardoor u beter begrijpt waar de Juridisch Directeuren zich bevinden, wat hun verwachtingen zijn, welke projecten zijn geïnitieerd, met welk doel en met welk resultaat.
Juridische afdelingen aan het werk
In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, hebben veel juridische afdelingen een proces van modernisering en digitale transformatie ondernomen. Sommigen ontmoeten regelmatig software-uitgevers en Legaltech die hen diensten met hoge toegevoegde waarde kunnen bieden. Anderen, meer ondernemend, creëren hun eigen functionele bouwstenen rond de automatisering van geheimhoudingsverklaringen of onlineformulieren om de juridische richting rond een bepaald onderwerp vast te leggen.
De juridische afdelingen bewijzen eens te meer dat de mate van volwassenheid de afgelopen jaren aanzienlijk is geëvolueerd op het gebied van onderwerpen die verband houden met innovatie: zij zijn zich bewust van de noodzaak om methoden en instrumenten te ontwikkelen om beter te kunnen reageren op toekomstige uitdagingen. Zoals de indicator van vandaag laat zien, heeft meer dan de helft van hen automatiseringsprojecten rond juridische kwesties geïmplementeerd, hetzij met partners, hetzij alleen.
Wij zijn dus verre van een passieve en geïsoleerde juridische afdeling. De meerderheid van hen heeft besloten hun lot in eigen handen te nemen. Dit houdt in dat u eigenaar wordt van de nieuwe diensten en nieuwe oplossingen die daarvoor beschikbaar zijn.
Een positieve dynamiek die moet worden beheerst om te slagen
Opvallend is echter ook dat bijna de helft van de ondervraagde juridische afdelingen aangeeft na meerdere pogingen tot stilstand te zijn gekomen. De reden voor deze observatie? Ze zijn in werkelijkheid meervoudig. Zeer grote bedrijven kunnen tegen interne obstakels aanlopen: vertrouwen in de partner, technische audits en naleving van beveiligingsbeleid, vereiste interacties met bestaande oplossingen, organisatie van implementatie, training, ondersteuning bij verandering, enz.
Middelgrote structuren kunnen te maken krijgen met financiële obstakels, teambetrokkenheid en een gebrek aan voorbereiding bij het definiëren van behoeften en doelstellingen.
De behoefte aan ondersteuning zal soms nodig zijn als de juridische afdeling niet over voldoende volwassenheid beschikt of niet in staat is om het proces goed te kaderen, mijlpalen te stellen en prioriteiten te stellen. Degenen die de beste resultaten behalen op het gebied van adoptie van nieuwe digitale tools zijn degenen die zichzelf hebben uitgerust met een CDO (Chief Digital Officer), een CLO (Chief Legal Officer) of een COO (Chief Operation Officer).
Hoe deze rol ook wordt genoemd, deze rol is van cruciaal belang bij de coördinatie van projecten waarbij verschillende andere afdelingen van het bedrijf (DSI, Commercieel, Financieel, enz.) en verschillende partners (uitgevers, integratoren, auditors, enz.) betrokken kunnen zijn. Het geeft ook consistentie aan de hele aanpak van het moderniseren van praktijken, over een lange periode (doorgaans 3 tot 5 jaar).
SaaS-oplossingen, echte facilitators?
Het management van grote bedrijven wordt al te lang geconfronteerd met langdurige en vervelende projecten en aarzelt om nieuwe projecten te initiëren. Dit geldt des te meer voor juridische afdelingen die minder gewend zijn aan dit soort projecten, zowel op menselijk als financieel vlak.
Gelukkig komen de inkoop- en financiële afdelingen tussenbeide om hun inspanningen te ondersteunen om dit gebrek aan ervaring te compenseren. Maar de echte nieuwigheid is de beschikbaarheid op de markt van SaaS-oplossingen, beheerd door de uitgever of in de omgeving van de klant. Dit creëert een reële kans die voorheen ontoegankelijk was, en wel op verschillende niveaus.
In de eerste plaats omdat een SaaS-oplossing snel kan worden geïmplementeerd, vooral omdat deze is ontworpen rond native beschikbare API's en connectoren. Ze kunnen eenvoudig verbinding maken met de opslagplaatsen die beschikbaar zijn in de IS van de klant.
Vervolgens hebben ze intuïtieve interfaces. Door gebruik te maken van dezelfde navigatieprincipes als de meeste applicaties die op internet worden gebruikt, hebben gebruikers er snel grip op. Het gebruikspercentage stijgt snel. Juridische afdelingen profiteren vrijwel onmiddellijk van de eerste voordelen door praktische oplossingen te bieden voor de dagelijkse behoeften van hun teams.
Volgende week zullen we zien hoe automatiseringsprojecten door de teams zelf worden ervaren.
