Selon une enquête du ABA Techreport, 68 % des cabinets d’avocats qui utilisent le cloud affirment que son avantage principal est d’être accessible peu importe où l’on se trouve et disponible 24 heures sur 24. Et dans une écrasante majorité, ceux qui ont opté pour ces solutions mobiles n’envisagent pas de retour en arrière ! Alors, qu’avez-vous à gagner à choisir des outils facilitant la mobilité pour votre cabinet ?
Un avantage technique certain : la sécurité des données
La véritable valeur ajoutée du cloud réside dans sa sécurité renforcée par rapport à un stockage local. Contrairement à certaines idées reçues, le cloud est beaucoup plus sûr qu’un serveur local pour protéger vos données.
En effet, un serveur est vulnérable à de multiples attaques : piratage, sinistre, bug informatique, etc. Tandis que, si vous optez pour le cloud, vos données sont stockées sur des serveurs hyper sécurisés où vous voulez dans le monde.
Par exemple, Jarvis a choisi des datacenters bénéficiant d’une vidéo surveillance et d’un haut niveau de sécurité. Vos données transitent de manière chiffrée et sont sauvegardées automatiquement plusieurs fois par jour. En clair, en cas de problème, vous avez accès à une récupération de vos données beaucoup plus rapide et aisée.
D’ailleurs, pour limiter encore plus les risques, Jarvis Legal propose une double solution : stockage des données sur l’ordinateur et stockage sur le cloud. Les risques de pertes de données sont donc considérablement diminués avec des solutions mobiles.
Autre intérêt d’une telle solution : éviter les surcoûts financiers. Un serveur et des logiciels en local peuvent engendrer des coûts cachés multiples dont vous vous seriez bien passé : intervention d’un professionnel pour le dépanner, changement ou mise à jour des logiciels, etc. Sans parler de la perte de temps à gérer les problèmes informatiques !
Une gestion quotidienne facilitée : la mobilité des données
Un des avantages des solutions mobiles est leur flexibilité.
Facile à vivre, le logiciel hébergé sur cloud comme Jarvis est là pour vous faciliter la vie et non la compliquer.
Vous accédez aisément à vos données partout où vous êtes. Si vous êtes en déplacement professionnel, dans le train, si vous attendez votre passage à l’audience, vous pouvez avoir un accès immédiat et rapide à vos données. Finis les temps morts, vous gagnez un temps considérable !
Vos documents sont accessibles depuis votre smartphone ou votre tablette et depuis votre ordinateur personnel, et ce, même hors connexion.
La mobilité est aussi synonyme d’outil de partage. Elle facilite le contact en interne entre les avocats du cabinet tout en permettant aussi la communication avec les clients.
Et tout cela sans accroc, car la synchronisation entre les différents supports est immédiate.
Une mise en conformité avec la nouvelle réglementation aisée
Enfin, la mobilité offre l’avantage de la simplicité par rapport au RGPD. Le règlement général sur la protection des données en vigueur depuis le 25 mai 2018 vous concerne car en tant qu’avocat, vous traitez des données sensibles et personnelles.
Ce règlement européen met en place une chaîne de responsabilité. Dans cette chaîne, il distingue entre la personne qui collecte les données (le « data controller ») et celle qui les traite (le « data processor »).
À la différence d’un logiciel hébergé en local où vous êtes celui qui collecte et qui traite les données, le logiciel cloud vous décharge de la partie traitement des données. Vous n’avez alors plus qu’à gérer la partie collecte des données.
Ainsi, la solution cloud de Jarvis s’occupe de tout et vous assure une parfaite conformité avec le RGPD.
En bref, les solutions mobiles s’adaptent à notre façon de travailler aujourd’hui et au monde moderne pour vous simplifier la vie.
N’hésitez pas à nous contacter, et faîtes passer votre cabinet dans l’air de la mobilité !
Si les logiciels hébergés apportent beaucoup d’avantages, il n’en reste pas moins de votre responsabilité de vérifier le pays dans lequel vos données sont traitées. Selon le Règlement, vos données doivent être traitées dans un pays dit adéquat, c’est-à-dire membre de l’UE ou de l’EEE ou tout autre pays bénéficiant d’un mécanisme de protection des données jugé équivalent au RGPD par l’UE. Chez Jarvis, nous avons toujours hébergé vos données chez OVH en France ou dans votre pays d’exercice quand cela est possible.