Archivi mensili: settembre 2018

Promemoria sul GDPR

Dal 25 maggio è entrato in vigore il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Riguarda tutte le organizzazioni pubbliche o private che sono tenute a trattare dati personali di residenti nell'Unione Europea.

Di fatto, il tuo studio legale è soggetto a questo nuovo regolamento e tu devi farlo conformarsi se non lo è già il caso.

Catena di responsabilità

Tra i tuoi obblighi legati al GDPR, devi in ​​particolare realizzare una mappatura del trattamento dei tuoi dati, effettuare un audit dei tuoi sistemi interni e garantire che i tuoi subappaltatori siano conformi al Regolamento europeo. Questi ultimi, interessati anche dal GDPR, sono soggetti agli stessi obblighi e devono effettuare internamente gli stessi controlli dei loro subappaltatori.

Questo si chiama la catena di responsabilità: ciascuna organizzazione soggetta al Regolamento garantisce la conformità del proprio subappaltatore che a sua volta garantisce quella del proprio subappaltatore e così via.

Titolare del trattamento e/o Subappaltatore?

I tuoi obblighi differiscono se sei un Titolare o un Responsabile del trattamento.

Secondo il GDPR, sì Titolare del trattamento (ovvero Titolare del trattamento) quando raccogli dati personali direttamente o indirettamente per una determinata finalità. In questo caso, sei tenuto a informare la persona dello scopo preciso di questa raccolta, dei suoi diritti applicabili e devi limitare questa raccolta a un minimo di dati.

Al contrario, lo sei Subappalto (ovvero Responsabile del trattamento) se tratti dati solo per conto e sotto l'autorità del Titolare. In questo caso, è necessario implementare misure tecniche e organizzative che garantiscano la sicurezza e la riservatezza dei dati trattati per conto e sotto l'autorità di questo Titolare del trattamento.

Nella pratica, la maggior parte delle organizzazioni effettua trattamenti sia in qualità di Titolare del trattamento (ovvero per proprio conto come trattamenti legati alle risorse umane o alla gestione dei clienti) sia come Subappaltatore per conto dei propri clienti.

Responsabilità e rischi sostenuti dall'Avvocato

Nell'ambito del GDPR, tu deve adottare tutte le misure tecniche e organizzative necessarie per garantire l’integrità, la sicurezza e la riservatezza dei dati che raccogli o elabori.

Pertanto, se memorizzi i dati che raccogli tu stesso (sul tuo computer, chiavetta USB, disco rigido esterno, server locale, ecc.) sei considerato sia un Titolare del trattamento che un Responsabile del trattamento. In questo caso, dovrai garantire tu stesso la sicurezza e la riservatezza dei tuoi dati, predisponendo, ad esempio, il backup, la ridondanza e la crittografia dei tuoi dati, proteggendo l'accesso ai tuoi terminali informatici, ecc.

In caso di mancato rispetto del GDPR si rischia una multa fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato globale (cfr. Articolo 83 del GDPR).

Software ospitato vs. installato localmente

Se sei dotato di a software di gestione dello studio installato localmente (cioè sul tuo computer o sul tuo server locale) sei quindi Responsabile al 100%. gestire la sicurezza e la riservatezza dei tuoi dati.

Mettere in sicurezza i tuoi dati può essere un processo lungo, complesso e costoso ma soprattutto molto lontano dalla tua area di competenza. Molti avvocati che utilizzano software installati localmente hanno subito perdite di dati a seguito di furti, pirateria informatica, deterioramento o obsolescenza volontario (doloso) o involontario (danni causati dall'acqua, incendio) o dall'obsolescenza delle proprie apparecchiature informatiche.

Al contrario, se sei dotato di software ospitato al 100% (cioè nel Cloud), come Jarvis, delegherai questo ruolo di Responsabile del trattamento e non dovrai più preoccuparti di gestire direttamente la sicurezza e la riservatezza dei tuoi dati. In effetti, sarà il tuo subappaltatore ad assumere questo ruolo per te, ma sempre sotto la tua autorità.

Altri vantaggi del software ospitato

Lavorare con il software ospitato ti offre molti altri vantaggi e tutti a un costo inferiore. Innanzitutto ti dà accesso ad attrezzature di livello professionale e tecnologie all’avanguardia. In Jarvis, i tuoi dati sono archiviati in data center dotati di alloggiamenti di archiviazione ad alte prestazioni che soddisfano lo standard Very High Availability (THD) e utilizzano apparecchiature e tecnologie sviluppate dai più grandi attori del mercato: Hewlett-Packard, Cisco, CheckPoint, VMWare .

In secondo luogo, ti dà accesso a un livello di sicurezza quasi militare. I tuoi dati sono ospitati in data center (NB: presso OVH in Francia se sei un utente Jarvis) dotati di inverter e generatori, sistemi di videosorveglianza e rilevamento del movimento nonché di personale di monitoraggio e sicurezza. Il loro accesso è strettamente controllato e limitato al personale autorizzato dotato di badge RFID e/o identificato tramite riconoscimento biometrico.

Inoltre, i tuoi dati vengono automaticamente sottoposti a backup più volte al giorno e replicati in data center geograficamente distanti (NB: i data center OVH di Roubaix, Strasburgo e Gravelines se sei utente Jarvis). I tuoi dati vengono crittografati in modo simile utilizzando un protocollo di crittografia di livello bancario con una chiave di crittografia a 4096 bit.

Infine, il software ospitato ti offre la mobilità che è così importante oggi nella professione legale. In ufficio, a casa tua, dal tuo cliente, in tribunale, per strada o in taxi, hai accesso a tutti i dati della tua azienda da qualsiasi terminale e in qualsiasi momento.

Hosting dei dati e Privacy Shield

Sebbene il software ospitato offra molti vantaggi, resta tua responsabilità controllare il paese in cui vengono elaborati i tuoi dati. Secondo il Regolamento, i tuoi dati devono essere trattati in un paese cosiddetto adeguato, vale a dire membro dell’UE o del SEE o qualsiasi altro paese che beneficia di un meccanismo di protezione dei dati ritenuto equivalente al GDPR da parte dell’UE. Noi di Jarvis abbiamo sempre ospitato i tuoi dati presso OVH in Francia o, quando possibile, nel tuo paese in cui operi.

Stai attento conux che elabora i tuoi dati negli Stati Uniti nell'ambito dello Scudo per la privacy UE-USA. Tale accordo, che ha sostituito il Safe Harbour, è stato recentemente ritenuto ancora insufficiente dalle autorità di controllo della libertà informatica degli Stati membri (tra cui la CNIL e raggruppate nel Gruppo di Lavoro Articolo 29 o G29). Infatti, sotto la pressione di questo G29, il 14 giugno il Parlamento Europeo ha chiesto la rimozione del Privacy Shield se il governo americano non fornirà maggiori garanzie sulla protezione dei dati trasferiti negli Usa entro il 1° settembre 2018.

Pace della mente

I software in hosting come Jarvis ti offrono tutte le garanzie in termini di sicurezza e riservatezza dei tuoi dati nel rispetto del GDPR. Inoltre, ti danno accesso al massimo in termini di attrezzature, sicurezza e mobilità. Puoi concentrarti sulla gestione dei tuoi file e sull'interazione con i tuoi clienti in tutta tranquillità. Jarvis si prende cura del resto.